Nueva cultura de cumplimiento

Los licenciados Rogelio Cruz Vernet, Coordinador del Comité de Derecho Aduanero del Ilustre y Nacional Colegio de Abogados de México A.C. (INCAM), y Katia Arriaga, Coordinadora del Comité de Control de Exportaciones de la International Trade and Customs Fraternity, analizan el tema de las restricciones de las exportaciones, en el marco de los compromisos internacionales en materia de seguridad internacional, y hacen diversas recomendaciones a los contribuyentes, con el propósito de que estén preparados para enfrentar cualquier situación que pudiera suscitarse en caso de que el mandatario de los Estados Unidos de América (EUA) pretendiera utilizar este tema para justificar las barreras al comercio.

El pasado abril, la administración del presidente Trump inició investigaciones sobre las importaciones de acero y de aluminio a los EUA, bajo la óptica de las disposiciones de la sección o artículo 232 de la Ley de Expansión del Comercio (Trade Expansion Act, 1962).

Debemos recordar, como se señaló en el artículo “Nuevos bríos al comercio internacional a la luz del GATT” (publicado en la edición 393, disponible en nuestra página de Internet https://idconline.mx/comercio-exterior/2017/06/09/nuevos-brios-al-comercio-internacional-a-la-luz-de...), el precepto de esa ley se encuentra bajo la responsabilidad de la Oficina de Industria y Seguridad (Bureau of Industry and Security), mejor conocido por sus siglas en inglés “BIS”, y dicho órgano puede vincular la implementación de restricciones comerciales a la evaluación de amenazas a la seguridad nacional de los EUA. Tampoco debemos pasar por alto que el BIS es precisamente la misma oficina gubernamental que está a cargo de la expedición de los permisos de exportación y la instrumentación de medidas de control en prevención de riesgos a la seguridad nacional de ese país.

Así las cosas el Secretario de Comercio está facultado para investigar importaciones a los EUA que dadas las cantidades o circunstancias particulares, comprometan su seguridad nacional, al punto de otorgar al Ejecutivo facultades amplias para la imposición de restricciones al comercio internacional, por ejemplo, suspender beneficios previstos en los tratados comerciales e incrementar aranceles, gravar o imponer restricciones en la prestación de servicio.

El citado artículo 232 requiere que el Secretario de Comercio rinda un informe en un plazo máximo de 270 días a partir del inicio de las investigaciones y entregarlo al presidente, de modo que era en el mes de enero que debieron comprar su máximo y concluir el reporte sobre la investigación relativa al acero y aluminio. Por su parte, el mandatario tendrá 90 días para determinar si validando tales conclusiones, deben tomarse medidas de sanción. Finalmente, presentará un reporte ante el Congreso dentro de los siguientes 30 días a la formulación de su decisión.

En este sentido, las condiciones en que se producen las operaciones de importaciones como ahora las de acero y aluminio, son analizadas a la luz de la seguridad nacional de los EUA y en esta tesitura, el acato con las mejores prácticas en materia de control de exportaciones en el país de origen de las mercancías bajo investigación, puede jugar un papel crítico en la determinación final del ejecutivo estadounidense para la imposición de restricciones al comercio.

Si bien la aplicación del artículo 232 en mención ha sido muy mesurada y escasa en los últimos tiempos, considerando que la última decisión importante tomada con base en este ordenamiento data del año 1983, la actual situación en la relación comercial entre nuestro país y los EUA nos debe hacer tomar en cuenta que ante el prurito del vecino país por restringir y limitar el comercio con el nuestro, las empresas deben instrumentar operaciones atentas a la observancia regulatoria con las medidas de seguridad internacional, especialmente con las relacionadas con el control de exportaciones.

En este orden de ideas, es clave para alcanzar una operación de cumplimiento regulatorio satisfactorio en la materia, entender que el control de exportaciones no se limita a la tramitación de un “simple” permiso como algunos en el foro han pretendido insinuar, sino que detrás de las mejores prácticas y políticas en tal materia, existen principios claves que deben adoptarse como norma interna corporativa, para transformar al control de exportaciones en una cultura empresarial comprometida con la seguridad internacional.

En razón de lo anterior, a continuación se presentan los ocho pilares establecidos por el Secretariado del Arreglo Wassenaar, como fundamento para la instrumentación de las mejores prácticas en  una política interna de cumplimiento de clase mundial en control de exportaciones.

Compromiso con el cumplimiento

Sugiere la organización directiva del Arreglo Wassenaar que el máximo órgano de control de la empresa, ya sea el CEO o cualquier otro funcionario que ejerza como responsable de la gestión y dirección administrativa de la empresa, elabore un manifiesto general en el que exprese su compromiso con la observancia de todos los ordenamientos, sean legales o reglamentarios sobre el control de exportaciones y que la compañía o el grupo de interés económico (tratándose de aquellos nacionales o multinacionales), encaminarán sus esfuerzos en la instrumentación de los principios y medidas necesarias para alcanzar el máximo grado de eficacia y eficiencia en la prevención de la proliferación de armas y en el adecuado control de bienes y tecnología de uso dual. Asimismo todos los empleados y directivos de la empresa tendrán que conocer dicho manifiesto y trabajar en la consecución de sus objetivos.

Estructura y responsabilidad

La empresa deberá generar dentro de su estructura corporativa, un departamento u órgano de dirección que sea responsable únicamente del control de exportaciones. La implementación de esta práctica sugiere que dicho órgano resulte en una unidad administrativa independiente, o al menos, que se distinga la función específica como prioritaria e independiente para su apropiado funcionamiento.

De esta forma es que la empresa debe asignar al nuevo órgano de control o a la instrumentación de la función específica, una persona responsable con el status suficiente para ejercer como jefe de control de exportaciones, el cual por sus siglas en inglés es conocido como CECO.

Este último es un funcionario clave y de suma importancia para llevar a cabo de manera adecuada un plan de cumplimiento interno. Las responsabilidades que suelen asignársele son las siguientes:

• desarrollo y revisión del citado plan conocido como PCI (políticas, procesos y procedimientos de obediencia regulatoria)

• desarrollo y revisión de los mecanismos de operación

• actualización y capacitación en el marco regulatorio de control de exportaciones y de los cambios en los reglamentos, reglas, instrucciones u orientaciones públicas emitidos por las autoridades competentes

• clasificación/identificación de bienes y tecnologías de uso dual

• supervisión y aprobación de transacciones de negocios

• asignación de personal a cargo de auditoría interna y externa, así como para capacitación y entrenamiento, y

• gestión en el control general de exportaciones, revisión de condiciones presentes en usos y usuarios finales y determinación de seguimiento a compromisos adoptados con clientes y distribuidores

Toda empresa que desea implementar un adecuado plan de cumplimiento interno debe generar criterios y procedimientos claros sobre la forma en que habrá de clasificarse y procesarse cada operación de exportación, para lo cual deben definirse métodos claros de clasificación e identificación de bienes y tecnologías sensibles y su potencial uso dual, considerando los siguientes aspectos mínimos:

• clasificación/identificación de bienes y tecnologías de uso dual, definiendo si para su exportación o transferencia requieren permisos conforme a las listas de control aplicables. Se tendrán que realizar las consultas que resulten oportunas ante las autoridades competentes

• supervisión del uso final. Se establecerán criterios para verificar que los bienes y tecnologías exportados no se utilizan para propósitos distintos a los declarados por el cliente o usuario final

• determinación de la naturaleza y sensibilidad de uso dual en los productos y/o tecnologías a transferir

• tramitación de permisos de exportación bajo listas de control conforme a los criterios de las autoridades responsables, y

• elementos para presentación de consultas con las autoridades competentes y otros organismos pertinentes y/o apropiados en el país y el extranjero

Particularidades

Adicionalmente, deberán preverse criterios de observancia bajo los siguientes rubros:

• verificación de uso final. Consiste en constatar que los productos a exportar no se utilizarán para otros fines que el declarado, cerciorándose desde luego que no sean sujetos a un embargo de armas de la ONU y que en su caso, no estén destinados a un uso final militar

• verificación de clientes/usuarios finales. Comprobación de los usuarios finales/clientes para cerciorarse que no están identificados internacionalmente con “banderas rojas” u otros sistemas de alerta temprana

• información de las autoridades competentes. Se trata de actualizar las listas y catálogos de bienes y tecnologías cuya exportación sujeta a la presentación de una solicitud de permiso de exportación

• procedimientos de selección de transacciones. Instrumentar procedimientos auxiliares para prevenir el desvío de exportación y transferencia a usuarios finales no aptos o usos finales comprometidos, y

• gestión de trámite. Corroborar que en todos los casos las exportaciones de mercancías y tecnologías de uso dual sean sujetas a los trámites para la obtención de permisos de exportación conforme al marco regulatorio nacional

Control de envíos

El CECO y su equipo deben supervisar y confirmar la viabilidad de exportación de mercancías y tecnologías especialmente sensibles antes del envío o transferencia. Asimismo, deberán evaluar y aprobar que todas las clasificaciones e identificación de transacciones ha sido concluida satisfactoriamente.

Además, se deben establecer procedimientos de verificación de las cantidades y descripción de los bienes y/o tecnologías que corresponden a las detalladas en los documentos de instrucción de exportación y/o permisos de exportación.

Revisión de desempeño

Disponer de un sistema regular de revisión del desempeño para confirmar que la operación de control de las exportaciones se lleva a cabo de manera adecuada conforme al plan de cumplimiento interno, los procedimientos operativos y que se observan todas las leyes y reglamentos nacionales correspondientes.

Entrenamiento y capacitación

En la formación de funcionarios y empleados de la empresa se deben instrumentar programas que garanticen la concientización y conocimiento del marco regulatorio nacional en materia de control de exportaciones, así como los reglamentos, políticas y listas de control, incluidas todas las modificaciones y recomendaciones administrativas tan pronto como se hagan públicas.

Se recomienda adicionalmente la instrumentación de un programa de educación continua y la facilitación a los empleados y ejecutivos de la empresa para que participen en eventos externos.

Mantenimiento de archivos y registros

Tienen que disponerse políticas de conservación de archivos de exportación durante los plazos de caducidad aplicables en términos de las legislación interna tanto en materia aduanera como en específico en la de control de exportaciones. Estas políticas deben ser del conocimiento de todo el cuerpo directivo de la empresa.

Es importante la conservación de los documentos relevantes en control de exportaciones, se debe incluir en su totalidad:

• constancia relativa a la solicitud de cada permiso de exportación

• valoración y análisis de aseguramiento del uso final de las mercancías

• factura comercial

• copia de los documentos del despacho aduanero

• hojas de control de la clasificación e identificación del uso dual de las mercancías o tecnología exportadas, y

• documentación sobre transferencias electrónicas

Reportes y acciones correctivas

La empresa debe finalmente instrumentar un procedimiento que permita el reporte expedito de cualquier violación, o sospecha de ello, a las disposiciones en control de exportaciones para que el CECO y su equipo tomen conocimiento de los hechos correspondientes y evalúen la necesidad de comunicarlo de inmediato a las autoridades competentes.

El CECO deberá valorar y confirmar la comisión de cualquier violación al marco regulatorio y disponer las medidas necesarias, es decir, las acciones correctivas que se deban adoptar de modo que no se repitan violaciones similares.

Las medidas correctivas deben incluir procedimientos disciplinarios hacia los empleados o funcionarios que resulten responsables de las posibles violaciones al plan interno de cumplimiento o al marco regulatorio nacional o internacional de que se trate. De ser necesario, los responsables deberán ser puestos a disposición de las autoridades competentes para que definan su situación legal.

Comentarios finales

Desde luego, la adopción y seguimiento de estas medidas deben encaminarse a crear una cultura comprometida con la seguridad internacional en la operación ordinaria del empresa y de esa forma, los exportadores mexicanos estarán mejor preparados para enfrentar cualquier medida que con pretexto de la seguridad nacional pudiera intentar la administración estadounidense en su búsqueda de justificaciones para la restricción del comercio exterior con México.

Continuaremos en adelante aportando recomendaciones de mejores prácticas e instrumentación de políticas eficientes de cumplimiento en el afán de colaborar con nuestro granito de arena en la generación de una cultura competitiva que sepa incorporar los temas de seguridad internacional en sus prácticas ordinarias, fortaleciendo así la posición de México en el comercio internacional.