Auto-diagnóstico aduanero

Revisar que las importaciones y exportaciones se hayan efectuado cabalmente puede ayudar a evitar sanciones
 (Foto: Getty Images)  (Foto: Redacción)

Es recomendable que las empresas hagan una revisión para constatar que las operaciones de comercio exterior del ejercicio anterior se hayan realizado en apego a las disposiciones aduaneras y fiscales, y se cuente con la documentación –en papel o electrónica, según se trate– que lo acredite; esto para que en el caso de detectar irregularidades (omisión de impuestos, extravío de documentos, presentación de declaraciones con información incorrecta, etc.) corregirlas a la brevedad, antes de que la autoridad lo descubra en el ejercicio de sus facultades de comprobación.

Por lo anterior, se ha preparado una guía que ayudará a identificar cuáles son los principales documentos que integran el expediente, así como la importancia de recuperarlos en el supuesto de su pérdida, e incluso, enmendar los errores.

Ubicación de documentos

Es común que las compañías tengan una área de comercio exterior encargada de la operación global, pero ello no quiere decir que la documentación esté concentrada en esta, le compete a diversos departamentos, por ejemplo en el de:

  • corporativo, las actas constitutivas y los poderes otorgados a los representantes legales
  • comercial, los contratos de compraventa de las mercancías o convenios comerciales
  • logística, los relativos a los seguros y transportes (cartas de porte, guías aéreas o conocimientos de embarque)
  • contabilidad, los comprobantes de los gastos incrementables y de las obligaciones fiscales, hasta los pedimentos de las operaciones de importación y exportación
  • compras, las facturas comerciales, o los que contengan los datos fiscales de los proveedores
  • ventas, los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI´s), aquellos que contengan la información fiscal de los clientes en el extranjero, etc., y
  • comercio exterior,los que acreditan:
    • entrada o salida de las mercancías (pedimentos, o Cuadernos ATA, autorizaciones)
    • encargos conferidos al agente aduanal
    • programas (IMMEX, de promoción sectorial –Prosec–, de empresa de comercio exterior –Ecex–, altamente exportadora –Altex– y regla 8va, todos ellos de la Secretaría de Economía –SE–)
    • registros (Esquema de certificación de empresas, o del despacho de mercancías de las empresas)
    • padrones (de importación general y sectorial; y de exportación sectorial)
    • cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias
    • origen de los bienes, y
  • procesos a los que se hayan sometido las mercancías destinadas a algún régimen aduanero

La dispersión de documentos puede tener contratiempos y perdidas de tiempo, por lo que es necesario reunirlos y mantenerlos en un archivo en el departamento encargado específicamente de esas operaciones, y los restantes que solo tengan la debida información, y en su caso, las copias relativas.

Integración del expediente

No existe una disposición que prevea cuáles son los documentos que deben conformar un expediente de comercio exterior; sin embargo, se pueden considerar los enunciados en los artículos 36-A de la Ley Aduanera (LA) y 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), inclusive los que en la práctica son solicitados por las autoridades aduaneras, en el ejercicio de sus facultades de comprobación.

A manera enunciativa serían los siguientes, los cuales en caso de no tenerlos podrían obtenerse, según las recomendaciones citadas.

Materia

Documentación

Recuperación

Corporativa

Acta constitutiva de la empresa

 

poder notarial en donde se autoriza al representante legal a realizar actos de administración, y

 

Federatario (notario o corredor público) quien protocolizó esos instrumentos.

Si no se conserva la documentación, entonces en el Archivo General de Notarias de cada entidad, o en el caso de los corredores el Archivo General de Correduría Pública

forma migratoria del representante legal y socios, si son extranjeros y sus respectivas renovaciones

Instituto Nacional de Migración de la Secretaría de Gobernación (copia certificada, reposición o duplicados)

Padrones

Importadores general y sectorial:

acuse del folio electrónico y del archivo PDF asignado por el sistema al concluir el trámite de inscripción, y

SAT, por conducto de la Administración Central de Operación de Padrones, adscrita a la Administración General de Servicios al Contribuyente (AGSC)

exportadores sectorial:

acuse del número de folio otorgado a su trámite de inscripción

Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC), a través de su servicio de atención personalizada del padrón de importadores

Personas encargadas de las importaciones y exportaciones

Representante legal:

autorización para transmitir pedimentos

Administración Central de Apoyo Jurídico de Aduanas (ACAJA) de la Administración General de Aduanas (AGA)

agente aduanal:

contrato de prestación de servicios del despacho aduanero, y

Agente aduanal con quien se celebró el contrato

apoderado aduanal:

autorización vigente

AGA por conducto de la ACAJA

Encargos conferidos

Altas de los encargos otorgados a los agentes aduanales para llevar a cabo el despacho de las mercancías, y en su caso las revocaciones

Página de Internet del SAT, en el apartado "Trámites y Servicios", ingresando a "Mi Portal", en la sección "Padrón de Importadores", opción "Evaluación del Encargo Conferido"

Legal estancia

Pedimentos (por operaciones normales con agente aduanal, o mediante procedimiento simplificado vía empresa de mensajería)

Administración Central de Investigación Aduanera (ACIA)

cuadernos ATA, y

Asociación garantizadora y expedidora del Cuaderno ATA en México que lo hubiera expedido

autorizaciones para importar o exportar

Ante la autoridad a la que se hubieran solicitado

Despacho aduanero

Facturas de:

  • compras de importación

 

Proveedor en el extranjero

  • ventas de exportación, y

Departamento fiscal de la empresa

  • gastos incrementables (seguros, embalajes, transporte, carga, descarga, etc.)

Prestadores del servicio (aseguradas, navieras, transportistas o líneas aéreas, según se trate)

cartas de instrucciones de las operaciones con acuse de recibo, en su caso

Representante legal, agente o apoderado aduanal autorizado a quien se le haya solicitado el despacho de la mercancía

documentos que acrediten el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias (permisos, autorizaciones, avisos o licencias de importación o exportación)

Dependencias que los emitieron (secretarías de Economía; Agricultura, Ganadería, Desarrollo, Rural, Pesca y Alimentación; Energía; Medio Ambiente y Recursos Naturales; Salud, etc.)

certificados de origen de las mercancías importadas al amparo de algún Tratado de Libre Comercio o acuerdo comercial

Autoridad competente (en los casos aplicables), o el productor o exportador emisor del documento (cuando son de libre reproducción)

manifestación de valor

 

Personal de la empresa encargado de formularla,
o el agente aduanal, en el supuesto de que lo hubiera elaborado por cuenta del contribuyente

certificado de peso o volumen

Empresa que prestó el servicio

información que permita la identificación, análisis y control de las mercancías

Personal de la compañía responsable de otorgarla

Despacho aduanero

documento de la garantía en cuentas aduaneras

Casa de bolsa o institución bancaria en donde se abrió la cuenta

licencias en materia de propiedad industrial, y

Instituto Mexicano de Propiedad Industrial

escrito que contenga el número de identificación fiscal del proveedor o cliente extranjero

Mismo proveedor o cliente extranjero con el que se haya realizado la transacción comercial

Programas

Autorización de programas de exportación (IMMEX, Altex y Ecex), o de abasto o proveeduría (Prosec o Regla Octava)

cambios al programa (nombre o denominación social, domicilios o bodegas), y

reportes anuales de operaciones de comercio exterior, y

Dirección General de Comercio Exterior de la SE, o en
las Delegaciones Federales de dicha dependencia

avisos de destrucción de desperdicios y las actas correspondientes

Administración Desconcentrada de Auditoría de Comercio Exterior (ADACE)

Registros

Empresa de la frontera

Delegación o subdelegación federal de la SE, ubicada en la franja fronteriza norte o región fronteriza

Certificaciones

En materia del IVA y del IESPS

Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE)

Facultades de comprobación

Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera: acta de inicio, escrito de pruebas y alegatos para desvirtuar los hechos, resolución final, notificación del crédito fiscal y su comprobante del pago, o sentencia favorable si se impugnó

orden y desarrollo de visitas domiciliarias, y

requerimientos de información

Con el agente aduanal cuando hubiera recibido dichos requerimientos; o en su caso, con el abogado contratado para llevar el asunto

Consultas

De clasificación arancelaria

Autoridad a quien se solicitó la consulta, o

agentes aduanales, cámaras empresariales o asociaciones, si es que por conducto de ellos se presentó la consulta

dictamen de laboratorio de la clasificación arancelaria de los bienes de difícil identificación

Administración Central de Operación Aduanera de la AGA

del IVA, y

Autoridad a la cual se solicitó la consulta (Administraciones Generales Jurídica, de Grandes Contribuyentes, o de Aduanas)

problemáticas aduaneras

Fiscales

Certificado de e-firma y sus renovaciones

Se revocará y efectuará el trámite para obtenerla nuevamente

altas y modificaciones al RFC

aviso de suspensión de actividades en el RFC

ALSC

cambios de domicilios fiscales o establecimientos, y

Portal del SAT, verificar el estatus como contribuyente e imprimir el informe de lo realizado en tal ejercicio

declaraciones de impuestos federales (empresa, socios y representantes legales)

ALSC

Extraviados o siniestrados

Documentación perdida por caso fortuito o fuerza mayor (robo, destrucción, etc.)

Denuncia ante el Ministerio Público (MP), si la pérdida fue por robo, o

siniestro avalado por los bomberos, acompañada del acta respectiva gestionada ante el MP, si la destrucción fue por incendio

Documentos electrónicos

La recuperación de los documentos relacionados con el despacho aduanero puede ser sencilla por haberse transmitido por la Ventanilla Digital, si el envío fue por conducto de:

  • la empresa mediante su capturista, se localizan los archivos electrónicos generados por su transmisión e imprime una copia de los documentos respaldados, o
  • del agente aduanal como capturista privado contratado, se recobran los correos electrónicos con los Anexos respectivos e imprimen, o bien, se solicita el reenvío de los correos o los archivos del respaldo de los documentos transmitidos por la Ventanilla

El agente aduanal está obligado es conservarlos por cinco años, y entregarlos a sus clientes sin costo alguno (art. 162, fracc. VII, LA).

Los archivos que los contengan, así como las notificaciones y requerimientos de información de la autoridad tienen que guardarse y respaldarse de forma segura.

Conservación

Una vez localizados los comprobantes, se integrarán en un expediente, ya sea en papel, electrónico o digitales, según el medio en que fueron gestionados y proporcionados los documentos de las importaciones y exportaciones.

Tales documentos tendrán pleno valor probatorio y también se conservarán por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad.

Revisar

Integrado el expediente es recomendable examinar por operación los documentos requeridos y transmitidos para la importación o exportación; los impuestos, derechos y aprovechamientos cubiertos; las fechas del entero de dichos conceptos y de elaboración del pedimento o desaduanamiento; la declaración de los gastos incrementables; la aplicación de preferencias arancelarias, todo ello para compulsarlo con lo registrado en los demás departamentos.

Esto permitirá detectar irregularidades; falta de documentos; información incorrectamente declarada; contribuciones omitidas, incluso pagos en exceso (contribuciones al comercio exterior, IVA, IESPS, ISAN, DTA o cuotas compensatorias), lo cual podría corregirse antes de que la autoridad lo descubra, ya que no hacerlo podría traer consecuencias como las siguientes:

Lo que implicaría

No tener:

 

 

 

Pedimento

Presunción de:

mercancías ilegales en el país, por ende, omisión de contribuciones (art. 176, fraccs. I y X, LA)

Multa del 130 % al 150 % por la omisión de los impuestos al comercio exterior (art. 178, fracc. I, LA)

delito de contrabando (arts. 103, fracc. I y 105, fracc. I, CFF)

Pena de prisión, de acuerdo con el monto de las contribuciones o de cuotas compensatorias omitidas previstos al efecto (art. 104, fraccs. I, II y IV, CFF)

 

Certificados de origen

Rechazar el origen de la mercancía procedente de países con los que México tiene suscritos Tratados de Libre Comercio o acuerdos comerciales, y negar el trato arancelario preferencial

Multa del 130 % al 150 % por la omisión de los impuestos al comercio exterior (art. 178, fracc. I, LA)

Documentos del país de origen

Imposibilidad de desvirtuar que las mercancías son distintas a las sujetas al pago de cuotas compensatorias

Cubrir la cuota compensatoria aplicable al producto (resoluciones antidumping)

 

Permisos y autorizaciones de importación o exportación

Incumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias (art. 176, fracc. II, LA)

Multa del 70 % al 100 % del valor comercial de las mercancías (art. 178, fracc. IV, LA)

Manifestación de valor

Infracción por omitir el documento que contiene la información para determinar el valor en aduana de las mercancías a importar (arts. 59, fracc. III, y 184, fracc. II, LA)

Multa que oscila de $3,340.00 a $5,010.00 si la omisión es descubierta por la autoridad, por su presentación extemporánea se reduce en un 50 % (art. 185, fracc. I, LA)

Constancia de la garantía en cuentas aduaneras

No tener el documento para acreditar el pago de las diferencias de las contribuciones al comercio exterior de las mercancías sujetas a precios estimados (arts. 86-A, fracc. I y 184, fracc. II LA)

Multa que va de $3,340.00 a $5,010.00 (art. 185, fracc. I, LA).

Además no podrían recuperarse los depósitos por dicho concepto, ante el banco o casa de bolsa en donde se abrió la citada cuenta

Lo que implicaría

No tener:

Factura comercial de las compras de importación

Infracción aduanera por no contar con el documento base de donde se obtuvo el dato del valor de las mercancías, mismo que se captura en el COVE, y se transmite por la Ventanilla Digital (art. 184, fracc. II, LA y regla 3.1.7., RGCE 2018)

Multa que va de $3,340.00 a $5,010.00 (art. 185, fracc. I, LA).

Asimismo, al no contarse con el comprobante no podría deducirse la compra de importación en el ISR (art. 27, fracc. III, LISR)

Avisos y actas de destrucción de desperdicios IMMEX

No se podrá acreditar el retorno al extranjero de los desperdicios, por los que se haya elegido dicha opción (arts. 109, LA y 142, Reglamento de la LA –RLA–; y regla 4.3.3., RGCE 2018)

Presunción de que los desperdicios aún se encuentran dentro del país, y al vencer el plazo de estadía se considerarían mercancías ilegales (art. 108, último párrafo, LA)

Lo que implicaría

No declarar

correctamente

Contribuciones al comercio exterior, aprovechamientos y derechos

Omitir contribuciones (art. 176, fracc. I, LA), o

Multa del 130 % al 150 % de los impuestos omitidos (art. 178, fracc. I, LA)

hacer pagos en exceso

 

Recuperarlas, previa rectificación de los pedimentos, vía:

compensación en futuras importaciones, excepto el IVA e IESPS (art. 138, Reglamento de la LA), o

devolución, en esta hipótesis no existe algún procedimiento específico para hacerlo, no obstante se podrá solicitar como un pago de lo indebido conforme al artículo 22 del CFF

Transmitir  o presentar datos falsos o inexactos

Contenidos en la documentación aduanera

Cometer una infracción aduanera (art. 184, fracc. III, LA)

Multa de $1,800.00 a $2,570.00 por cada documento (art. 185, fracc. II, LA)

Del valor de la mercancía
o de la información sobre su comercialización

(art. 184-A, fracc. I, LA)

Multa de $20,510.00 a $34,190.00 por cada documento (art. 184-B, fracc. I, LA)

De la clave de identificación fiscal del proveedor

(art. 184, fracc. XIII, LA)

Multa de $1,290.00 a $2,570.00 por cada documento (art. 185, fracc. XII, LA)

Sobre la descripción de la mercancía e identificación individual

(art. 184-A, fracc. II, LA)

Multa de $20,510.00 a $34,190.00 por cada documento (art. 184-B, fracc. I, LA)

Corrección

Rectificación de pedimentos

En el supuesto de encontrar datos inexactos en los pedimentos se recomienda corregir dichos documentos.

Es una alternativa que tienen los contribuyentes para enmendar los datos declarados erróneamente en este documento, y puede llevarse a cabo el número de veces que sea necesario antes y después de activarse el mecanismo de selección automatizado, salvo en aquellos supuestos que requieran autorización del SAT, mismos que se encuentran identificados en las RGCE 2018 (art. 89, LA).

No se impondrán multas cuando la rectificación se efectué de forma espontánea.

Dicha rectificación no otorga veracidad a lo declarado, ni limita las facultades de comprobación de las autoridades.

Compulsar

Para tener la certeza de que las operaciones efectuadas por la compañía son las registradas por las autoridades y su agente aduanal, es necesario solicitarles a estos una relación de los pedimentos elaborados a nombre de la empresa. Si de la revisión se detectan diferencias, tienen que efectuarse las aclaraciones pertinentes ante ellos.

Consideración final

Tener integrados los expedientes de comercio exterior ayudará a la empresa a tener al día y completa la documentación que respalden las operaciones de comercio exterior, para el caso de que la autoridad la requiera en el marco de sus facultades de comprobación, ya que como bien se sabe, estas pueden practicar las auditorías en la materia, tomando como base los archivos electrónicos de la documentación e información que respalda las operaciones, con independencia de que también puedan llevarlas físicamente.