Los importadores y exportadores de mercancías deben estar al corriente de las obligaciones que les marcan las disposiciones fiscales, de no ser así podrían estar ante infracciones y sanciones; contingencias que les impidan seguir realizando sus operaciones de comercio exterior, esto porque la autoridad podría suspenden o cancelar permisos, registros, autorizaciones; e incluso imposibilitados para efectuar trámites en la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCEM) o a través del buzón tributario, etc.
Por ello se presentan algunas obligaciones y aspectos generales que guardan estas, a efectos de su revisión; y en caso de encontrar alguna irregularidad, corregirla o subsanarla a la brevedad, antes de que la autoridad lo detecte en el ejercicio de sus facultades de comprobación, o en el peor de los casos, se vean truncadas las operaciones de la empresa.
Obligaciones
CERTIFICADO DE LA E-FIRMA VIGENTE
Este identifica al contribuyente al momento de firmar de manera electrónica un documento, trámite o expedir un comprobante fiscal; su vigencia es de cuatro años, y su renovación debe tramitarse antes de su vencimiento, ya sea, en:
- el portal de SAT, si se es persona:
- física:
- con certificado vigente y está por vencer: en https://www.sat.gob.mx/tramites/63992/renueva-el-certificado-detu-e.firma-(antes-firma-electronica), o
- mayor de 18 años y el certificado perdió su vigencia hasta un año antes a la presentación de la solicitud de autorización para su renovación: a través de SAT ID en https://www.sat.gob.mx/tramites/90298/solicitud-de-autorizacionpara-renovar-el-certificado-de-e.firma-a-traves-de-la-aplicacionsat-id, o
- moral y el certificado está vigente y próximo a vencer: https://www.sat.gob.mx/tramites/44506/renueva-el-certificado-detu-e.firma-(personas-morales)
- física:
- cualquier oficina del SAT que preste este servicio, previa cita registrada en el portal: https://citas.sat.gob.mx/citasat/home.aspx (art. 17-D, CFF; y regla 2.2.13., ficha de trámite 106/CFF “Solicitud de renovación del Certificado de e.firma”, Anexo 1-A, Resolución Miscelánea Fiscal –RMF—2021)
CERTIFICADO DE SELLO DIGITAL (CSD) VIGENTE
Es un archivo digital emitido por el SAT, y se usa específicamente para generar comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI´s); esto es, con el CSD se firma (timbra) digitalmente la cadena original de las facturas electrónicas.
El CSD tiene vigencia de cuatro años, y su renovación, realmente es la obtención de un nuevo CSD, es mediante la aplicación certifica del portal del SAT, Solicitud de Certificados de Sello Digital (arts. 17-G, 29 y 29-A, CFF; y regla 2.7.1.5., Ficha 108/CFF, Anexo 1-A, RMF 2021).
MEDIOS DE CONTACTO PARA EL BUZÓN TRIBUTARIO
REGISTRADOS O ACTUALIZADOS
El buzón tributario es un canal de comunicación entre el SAT y los contribuyentes, y mediante este puede:
- la autoridad, notificar actos o resolución administrativa que emita, incluyendo cualquiera que pueda ser recurrido, y enviar mensajes de interés, y
- las personas físicas o morales, hacer trámites; presentar promociones, solicitudes o avisos; atender requerimientos de la autoridad, depositar información o documentación; u obtener respuestas a solicitudes, promociones o consultas
En el portal del SAT se da a conocer el listado de promociones, solicitudes, avisos y demás información que se presentan vía buzón tributario, entre ellos:
- envío de contabilidad electrónica, y consulta de los acuses
- consultas de irregularidades derivadas de un acto de fiscalización electrónica, y
- adopción de acuerdo conclusivo (Prodecon) relativo a una revisión electrónica en línea
Los datos de contacto registrados en el citado buzón deben estar permanentemente actualizados (arts. 6, Ley Aduanera; 13, 17-K, CFF; y regla 2.2.6. RMF 2021).
DOMICILIOS ACTUALIZADOS
Las personas morales deben tener dados de alta en el RFC el domicilio fiscal –aquel en donde se encuentre la administración principal del negocio–, e incluso, los establecimientos, sucursales, locales, oficinas, bodegas, almacenes; y mantenerlos actualizados de no ser así, la autoridad podría tener por no localizado al contribuyente.
Cuando haya cambios o cierres de domicilios –utilizados para el desempeño de las actividades económicas– será necesario presentar el aviso relativo dentro de los plazos previstos al efecto –10 días siguientes al cambio de domicilio, o dentro del mes siguiente al cierre del establecimiento– a través del portal del SAT o en la ADSC, según se trate, conforme a las fichas de trámite 72/CFF o 77/CFF (arts. 10, 17-D y 27, CFF y 29, Reglamento del CFF; y reglas 2.5.13. y 2.5.16., RMF 2021).
INFORMACIÓN DE SOCIOS Y ACCIONISTAS ACTUALIZADA
Las personas morales están obligadas presentar un aviso en el RFC cada vez que realicen alguna modificación o incorporación de socios o accionistas, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha en que se actualice el supuesto.
El trámite se hará conforme a la ficha de trámite 295/CFF “Aviso de actualización de socios, accionistas, asociados y demás personas que forman parte de la estructura orgánica de una persona moral” (arts. 27, apartados A, fracc. III y B, fracc. VI, 79, fracc. III y 80, fracc. II, CFF; y regla 2.4.19., RMF 2021).
AVISO DE CAMBIO DE RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL La razón o denominación social –nombre que identifica a una persona moral inscrita en el RFC– está presente en todos los documentos jurídicos-legales, y en caso de modificación se tendrá que presentar el aviso ante el SAT.
Esto es, dentro del mes siguiente a aquel en que se protocolice ante fedatario público el acta de asamblea en la que se acuerda el cambio de denominación o razón social o se hubiere publicado el decreto correspondiente en diario, periódico o gaceta oficial previa protocolización ante notario, se deberá presentar el aviso de cambio de denominación o razón social, de manera presencial, previa cita a la oficina del SAT, más cercana al domicilio fiscal de la persona moral (arts. 27, CFF, 29 y 31, RCFF; y regla 2.5.16., RMF 2021).
Consecuencias
Si de la revisión de ello se encontrara alguna irregularidad, sería importante corregirla lo antes posible, pues la autoridad podría detectarlo en el ejercicio de sus facultades de comprobación, y habría sanciones para la empresa, tales como las señaladas enseguida:
Supuesto
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Implicaciones
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Certificado de e-firma vencido/e.firma no vigente
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Fiscales: No contar con e.firma electrónica vigente puede ser un obstáculo para presentar las declaraciones como contribuyente (mensuales o anuales), y reimprimir acuses (RFC o constancia de tu situación fiscal); y para hacer diversos trámites en dependencias gubernamentales
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Aduaneras: En principio, de tener vencido el certificado de e-firma, no se van a poder realizar trámites mediante el Sistema Electrónico Aduanero –SEA– (art. 6, LA, y regla 1.9.1., Reglas Generales de Comercio Exterior –RGCE– 2020).
En segunda, al no tener la e-firma vigente:
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Certificado de sello digital (CSD) vencido
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Fiscales: Inhabilitación del CSD, y no se podrán firmar ni timbrar los CFDI; ante ello los importadores y exportadores no podrán emitir CFDI, por ejemplo, en ventas de primera mano; o de exportación con su respectivo complemento de comercio exterior, y por ende, no podrán realizar la exportación, ya que es obligación transmitir estos documentos al agente aduanal o agencia aduanal para la elaboración del pedimento
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Aduaneras: Ante el incumplimiento de una obligación fiscal, aplica la suspensión en los padrones de importadores o exportadores sectorial, según se trate, y se estará inhabilitado para seguir realizando operaciones de comercio exterior (regla 1.3.3., fracc. III, RGCE 2020)
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Medios de contacto para Buzón Tributario no registrados o actualizados
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Fiscales: Multa de $3,080.00 a $9,250.00, por no registrar y mantener actualizado esos medios (arts. 17-K, 86-C y 86-D)
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Aduaneras:
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Domicilio fiscal y establecimientos, sucursales, locales, oficinas, bodegas, almacenes no actualizados en el RFC
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Fiscales: Multa de $3,870.00 a $11,600.00, por:
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Aduanales: Suspensión en padrones de importadores o de exportadores sectorial que se tenga autorizado
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Información de socios, accionistas |
Fiscales: Multa de $4,200.00 a $8,390.00 por omitir los avisos de actualización de la información. Contribuyentes del régimen de incorporación fiscal de $1,400.00 a $2,800.00 (arts. 79, fracc. III y 80, fracc. II, CFF)
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Aduanales: Omitir obligaciones fiscales es motivo de suspensión en padrones de importadores "general" o de "sectores específicos", incluso el padrón de exportadores sectorial autorizados (art. 84, Reglamento de la Ley Aduanera (RLA) y regla 1.3.3., fracc. III, RGCE 2020)
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Omitir avisos de cambio de nombre |
Fiscales: Multa de $3,870.00 a $11,600.00, por no presentar aviso de cambio de domicilio o hacerlo fuera de los plazos, excepto si se efectúa en forma espontánea (arts. 81, fracc. VI y 82, fracc. VI, CFF)
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Aduanales: Suspensión en padrones de importadores "general" y de "sectores específicos", incluso el padrón de exportadores sectorial, que se tenga autorizado (art. 84, RLA y regla 1.3.3., fracc. III, RGCE 2020)
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Aun cuando el contribuyente considere que se encuentra al corriente de sus obligaciones fiscales, se recomienda consultar periódicamente la información registrada en el SAT (datos de identificación, domicilio fiscal, sucursales y establecimientos, declaraciones fiscales, medios de contacto para el buzón tributario, e información complementaria, etc.) para corroborar que efectivamente todo está debidamente cumplimentado.