Agente aduanal en casa

Sin dejar de ser una opción eficaz para sus operaciones, tener un empleado aduanero en la empresa puede tener implicaciones, ¡considérelas!

A través de la consultoría se le ha externado a IDC un esquema de negocios para facilitar la operación de comercio exterior a los importadores y exportadores, el cual, a decir de los consultantes, consiste en que un empleado del agente aduanal se instale en la empresa y desde ahí opere, con toda la documentación a la mano, información de números de cuenta, etcétera –(etc.). Al final, el importador sólo recibiría los documentos a firmar para que proceda el despacho aduanero de las mercancías, a cargo del agente aduanal, como prestador de servicios autorizado para ello.

Si bien se está ofreciendo un servicio integral para facilitar los procesos al contribuyente, es necesario conocer sus alcances, por eso el licenciado Iván A. Ortega H. de la firma E.O. Consultoría Internacional, plasma, de acuerdo con su experiencia, en qué consiste este modelo, sus consecuencias, así como su propuesta de una segunda alternativa.

PREÁMBULO

Las operaciones de comercio exterior son áreas de oportunidad cuyos beneficios pueden explotarse por las empresas a través de un sin número de programas comerciales y apoyos gubernamentales variados y extensos, pero a la vez tan complejos y especializados, que debe contarse con personal altamente calificado para obtener el máximo provecho.

Hoy en día, nos enfrentamos a una campaña de revisión por parte de las autoridades que incluyen infinidad de operativos, inspecciones, incidencias, actas y procedimientos administrativos relacionados con tales operaciones, las cuales pueden ser ejecutadas dentro de la aduana, revisión en transporte, visita domiciliaria o puntos de inspección; en otras palabras, casi en cualquier lugar y hora.

Ello, sin duda, se contrapone al discurso del “comercio exterior como eje de desarrollo”, puesto que el dinamismo se pierde cuando se aplican revisiones exhaustivas que obligan a las empresas a defenderse de actos como el embargo de mercancía, determinación de créditos fiscales o ambos, con el consiguiente impacto negativo en las actividades y patrimonio de la corporación al destinar recursos valiosos (humanos y económicos) para hacer frente a dicha situación.

PROPUESTA

Por los retos y complejidad de las citadas operaciones, es menester la inclusión de personal calificado en las empresas como una manera de minimizar los riesgos inherentes a las importaciones o exportaciones, y hacerlas lo más eficiente posible. En respuesta a esta necesidad ha surgido como propuesta, que las compañías cuenten dentro de sus instalaciones con personal del agente aduanal, para que desde la misma se pueda trabajar en óptimas condiciones y de forma segura al tener dentro de su esfera de acción todos los documentos y elementos inherentes a sus transacciones.

Propósito

Con ello se pretende la creación de un vínculo entre la empresa y el agente aduanal, cuya finalidad es permitir a ésta dedicarse de tiempo completo a su negocio principal delegando la responsabilidad de las importaciones o exportaciones en el personal calificado de la agencia aduanal, buscando en todo momento reducir el riesgo de incidencias o sanciones y agilizando el despacho de las mercancías en beneficio de ambas partes.

Funciones del personal

Bajo esta premisa, el personal que colabore dentro de la corporación en cuestión tendrá diversas funciones principalmente en el ámbito de comercio exterior, pero sin excluir otras de índole fiscal, administrativo e incluso penal como áreas íntimamente vinculadas a las importaciones y exportaciones.

Así, se tiene que de manera enunciativa mas no limitativa, dicho personal tendrá como funciones:

  • realizar el estudio y análisis de la mercancía a importar o exportar para conocer cuotas y requisitos, correcta clasificación arancelaria y determinación de contribuciones
  • reunir la documentación necesaria para la operación (guías aéreas o conocimientos de embarque, facturas, permisos, cartas exención, Normas Oficiales Mexicanas, etc.)
  • verificar que los datos y valores sean correctos; el presupuesto de gastos y calendario de tiempos; y el protocolo de trabajo ad hoc

GESTIONES ADICIONALES

En el evento de no contar con la documentación, iniciar el trámite para obtener la misma ante las autoridades competentes con la finalidad de no retrasar la operación, incurrir en gastos innecesarios como almacenajes no presupuestados e incluso, en casos más extremos, la pérdida de la mercancía por abandono al no retirarla de la aduana en los tiempos señalados (artículo 29 de la Ley Aduanera –LA–).

OTRAS FUNCIONES

La función del personal del agente aduanal dentro de la empresa no culmina con el despacho (a cargo del agente aduanal), pues como se mencionó anteriormente, su actuar no se circunscribe únicamente a las operaciones de comercio exterior, sino que además, atenderá situaciones de índole fiscal, administrativas y penales. En esa tesitura, podemos encontrar un sin número de actividades a realizar, algunas de ellas en conjunto con otras áreas como contable, finanzas o jurídica, como las siguientes: atención de requerimientos de información o documentación por parte de las autoridades; procedimientos de investigación, subvaluación y embargos; auditorías de comercio exterior; cumplimiento de requisitos de programas de fomento y promoción; operaciones temporales y su retorno; protección de padrones; diseño de estrategias de defensa; y control de inventarios IMMEX (Anexo 24 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior 2011), etc.

Como puede observarse, la participación del indicado personal es extensa y abarca otras áreas de la corporación. Por ello, resulta indispensable que tenga a su alcance la información y documentación propias de las operaciones de comercio exterior e incluso de las otras, para poder realizar sus funciones en aras de minimizar el riesgo.

Documentación e información

Por regla general, los documentos e información al alcance del referido personal dentro de la compañía, serán aquéllos listados en el artículo 36 de la LA, que a la letra son:

l. En importación:

a) La factura comercial que reúna los requisitos y datos que mediante reglas establezca la Secretaría, cuando el valor en aduana de las mercancías se determine conforme al valor de transacción y el valor de dichas mercancías exceda de la cantidad que establezcan dichas reglas.

b) El conocimiento de embarque en tráfico marítimo o guía en tráfico aéreo.

c) Los documentos que comprueben el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la importación.

d) El documento con base en el cual se determine la procedencia y el origen de las mercancías para efectos de la  aplicación de preferencias arancelarias, cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen y otras medidas que al efecto se establezcan, de conformidad con las disposiciones aplicables.

e) El documento en el que conste la garantía otorgada mediante depósito efectuado en la cuenta aduanera de garantía a que se refiere el artículo 84-A de esta Ley, cuando el valor declarado sea inferior al precio estimado que establezca dicha dependencia.

f) El certificado de peso o volumen expedido por la empresa certificadora autorizada por la Secretaría mediante reglas, tratándose del despacho de mercancías a granel en aduanas de tráfico marítimo, en los casos que establezca el Reglamento.

g) La información que permita la identificación, análisis y control que señale la Secretaría mediante reglas.

II. En exportación:

a) La factura o, en su caso, cualquier documento que exprese el valor comercial de las mercancías.

b) Los documentos que comprueben el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias a la exportación, que se hubieran expedido de acuerdo con la Ley de Comercio exterior, siempre que las mismas se publiquen en el Diario Oficial de la Federación y se identifiquen en términos de la fracción arancelaria y de la nomenclatura que les corresponda conforme a la tarifa de la Ley del Impuesto General de Exportación.

Sin embargo, en aras de reducir el riesgo en cada una de las operaciones, y a efecto de formar un expediente adecuado por si se presenta una auditoría por parte de la autoridad, resulta necesario tener acceso, además, a otro tipo de información y documentación de la mercancía a importar, tales como: formas de pago al proveedor en el extranjero, términos de contratación, órdenes de compra, manifestaciones de valor, descripción y características de la mercancía a importar, literatura o datos técnicos de composición, función y producción.

Con ello se constituirán elementos de prueba a favor de la corporación y del agente aduanal, en caso de alguna revisión. En ocasiones la autoridad revisora manifiesta que los documentos carecen de ciertos requisitos para soportar las operaciones de comercio exterior; para evitarlo, se recomienda realizar un plan de trabajo con los proveedores para que en la medida de lo posible los documentos cumplan con los criterios planteados por la autoridad en cuestión y evitar posibles sanciones, creando un protocolo de trabajo de conformidad con la operación de la compañía y cumpliendo en todo momento con los requisitos establecidos.

No pasa por alto que con fundamento en el artículo 3o de la LA, la autoridad involucrada en dichas operaciones, no únicamente la aduanera, sino también a otras como las sanitarias, migratorias, Procuraduría General de la República, y últimamente con mayor influencia el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, ejerce sus atribuciones en el ámbito de su competencia, de ahí la importancia del trabajo del personal del agente aduanal en la empresa, incluso para agilizar el proceso de desaduanamiento al contar con todos los elementos para su despacho previo al arribo de la mercancía a la aduana.

Para llegar al resultado deseado, ese personal atenderá en todo momento las necesidades de la corporación, así como al cumplimiento de los requisitos impuestos por las autoridades, a través de un análisis de las operaciones y el diseño de un sistema de operación ad hoc, que sea dinámico pero apegado a los lineamientos planteados en los diversos ordenamientos jurídicos aplicables.

CONDICIONES Y JERARQUÍA LABORAL

En el esquema planteado, la labor del multicitado personal es muy amplia y requiere de un gran sentido de responsabilidad, y dadas las diversas disciplinas y áreas involucradas en las operaciones de comercio exterior, lleva a plantearse: ¿cuál es la mejor área para que pueda operar dentro de la empresa?

Dependencia empresarial

Si bien es cierto que existe una gran complejidad en las operaciones de comercio, también lo es que el actuar del personal en comento debe limitarse a su control. Por la naturaleza de estás y el impacto que pueden tener dentro de la empresa, se propone que la dependencia laboral de tal personal sea a nivel de Dirección General donde puedan compartir y departir todas las áreas involucradas en una operación, como la parte financiera, logística, contable y por supuesto de comercio exterior con la finalidad de diseñar las estrategias y soluciones en conjunto dentro del ámbito comercial, financiero, operacional, legal de prevención o, en su caso, de defensa, a través de la interacción de los expertos en cada área para la toma de mejores decisiones.

Relación jurídica

El personal que realiza las funciones listadas anteriormente sigue siendo dependiente del agente aduanal, quien presta un servicio de valor agregado a la compañía, distinto del despacho aduanero. En otras palabras, se convierte en un asesor externo sin aumentar las cargas laborales de la entidad a quien otorga sus servicios. La relación jurídica nace entre los contratantes, que a saber son la empresa y el agente aduanal, obligándose este último a prestar los medios necesarios, e incluso al personal calificado para llevar a cabo el objeto del servicio, que puede definirse como todos los actos tendientes a mejorar las operaciones de comercio exterior al auditar la forma de trabajo e implementar estrategias innovadoras con la finalidad de minimizar el riesgo de sanciones por parte de las autoridades revisoras.

MECANISMOS DE CONTRATACIÓN

Los mecanismos de contratación pueden ser variados y van desde la prestación de servicios profesionales, basados en auditoría, métodos y procedimientos, hasta requerimientos más complicados dependiendo las necesidades de las corporaciones incluyendo la confidencialidad y el secreto profesional.

Sin duda, las funciones y responsabilidades del empleado resultan enredadas con alcances muy amplios dada la especialidad y experiencia necesarias para su correcta implementación. En consecuencia, las condiciones de trabajo deben ser apropiadas al nivel de exigencia requerido, las cuales en todo caso están por debajo de las posibles sanciones que aplican las autoridades en omisiones relacionadas con el comercio exterior.

RESPONSABILIDAD Y FALTAS ADMINISTRATIVAS

La responsabilidad del mencionado personal requiere particular atención por las consecuencias que implica. Así, en materia de comercio exterior, fiscal y administrativa, la relativa a sus acciones recaerá principalmente en los sujetos de la relación, que son la empresa y el agente aduanal como figuras jurídicas partícipes en las operaciones de comercio exterior. Esto es, una omisión y sanción como lo puede ser un crédito fiscal, irremediablemente recaerá en la corporación como contribuyente y en el agente aduanal como solidario responsable, por ser los sujetos directos de esas operaciones. De ahí la importancia de contar con personal calificado en el área que se encargue de efectuar todos los actos inherentes a minimizar los riesgos en cada importación o exportación.

Responsabilidad del empleado

Lo anterior no implica que el personal en estudio no incurra en una acción u omisión que perjudique a la compañía por los cuales deba sancionarse a través de mecanismos internos e incluso jurídicos de responsabilidad por la contravención y afectación a las políticas de la empresa. Las vías para hacerlo son variadas, ya que al ser dependiente del agente aduanal, podría tratarse de consecuencias en el ámbito de lo civil como la rescisión del contrato, pago de pena convencional o de daños y perjuicios, e incluso daño moral. Ello con independencia de las que internamente considere el patrón en la relación de trabajo.

Además, hay cabida para acciones penales dependiendo de la trascendencia de la falta u omisión, dado que responde en lo particular por sus acciones. Sin embargo, la finalidad de la propuesta es en todo momento minimizar el riesgo e impacto para la empresa así como para el agente aduanal.

PROS Y CONTRAS

Ante la creciente incidencia de eventos en contra de las empresas por parte de las autoridades involucradas en las revisiones de comercio exterior, la propuesta busca, en términos generales, contribuir con ellas al disminuir el riesgo en las operaciones de importación y exportación, pero también beneficios, como es la auditoría de los procesos que se llevan a cabo dentro de la misma, e implementar las estrategias idóneas acorde a sus necesidades en relación con los ordenamientos jurídicos aplicables y darle seguimiento por el término legal para su revisión.

De esta forma, los beneficios de la propuesta van encaminados a la implementación de mejoras operacionales por parte del personal calificado en las áreas de comercio exterior como expertos en la materia, y de esta forma apoyar a las empresas en el ámbito de sus actividades.

Riesgos

No obstante, también existen ciertas situaciones a tomar en cuenta, pues la persona que labore dentro de la empresa tendrá gran responsabilidad y acceso a documentos y formas de operación, las cuales en algún momento pueden ser usados de manera incorrecta, afectando con ello el desempeño de la propia compañía así como del agente aduanal. Lo que puede acontecer al hacer pública cierta información confidencial que puede ser aprovechada por los competidores, o en su caso, dicho personal, al considerarse tan especializado, no sea sujeto de una revisión adecuada y sus omisiones no sean detectadas a tiempo resultando en imposición de sanciones por parte de la autoridad.

De manera inminente la responsabilidad de los actos recae tanto en la corporación como en el agente aduanal, por ello, si bien la propuesta es un avance significativo que atiende a las necesidades actuales, lo cierto es que mantiene un grado de responsabilidad elevado a los sujetos partícipes del comercio exterior. En ese sentido y basados en la premisa de la reducción del riesgo y el dinamismo comercial que debe imperar en toda operación de este tipo, se aporta una segunda opción que enseguida se plantea.

PROPUESTA CORPORATIVA

Además de la propuesta precedente, donde la acción u omisión incurrida por el personal contratado por el agente aduanal, caerá en éste y la compañía, el colaborador propone, la creación de una “Tercera Empresa Responsable”, que se encargue de realizar las operaciones de comercio exterior, en quien recaiga toda la responsabilidad. Se trata de una forma de independizar las áreas de comercio exterior por el alto impacto legal que implica para la empresa las omisiones o sanciones derivadas de las importaciones y exportaciones.

En ella versarán todas las cuestiones relacionadas con tales operaciones, incluidas las sanciones, revisiones, investigaciones, pudiendo estar creada por la empresa y el agente aduanal, dando origen a una nueva corporación, constituida de acuerdo con las necesidades y limitantes de responsabilidad de conformidad con las leyes aplicables al caso en concreto.

Actividades y responsabilidades

Esta figura busca simplificar la tarea de la compañía en lo principal y puede abarcar diversas actividades, desde la búsqueda y desarrollo de proveedores hasta los pagos al extranjero mediante mecanismos de transacción que ayuden a reducir las investigaciones por subvaluación. Asimismo, en términos operacionales la empresa principal puede hacer más eficiente su actividad y reducir sus cargas de trabajo al no tener que analizar todos y cada uno de los documentos adjuntados, dado que las operaciones entre las partes se hacen de una manera más sencilla.

Por otra parte, la responsabilidad derivada de las transacciones no impactará a la empresa principal, pues quien figura como sujeto jurídico de la relación viene a ser una tercera responsable. Con ello, se trata de dotar de mayor autonomía e independencia a las áreas de comercio exterior sin que pierdan la vinculación con la corporación, otorgando mayores beneficios y reduciendo las cargas impositivas, así como de riesgos a la compañía principal para no afectar su patrimonio.

Condiciones para operar

Las condiciones sobre las cuales operaría esta Tercera Empresa Responsable dependerán de las necesidades de cada ente, amén de la metodología y procedimientos para llevar a cabo las operaciones a fin de desarrollar el programa de trabajo adecuado para su implementación. Además, con ello se buscará evitar la actuación de intermediarios que prestan servicios para los cuales no están autorizados, ya que la función del agente aduanal se encuentra delimitada a la obtención de una patente para poder operar, y que trasciende en el ámbito fiscal por la expedición de facturas debidamente formuladas y autorizadas para ser deducibles de impuestos.

Los resultados vistos en la aplicación de este modelo de trabajo son positivos, puesto que se cumple con la normatividad imperante, aunado a una disminución del riesgo para las empresas sin entorpecer sus operaciones comerciales.

CONSIDERACIÓN FINAL

Cada corporación es diferente en su forma de trabajo, políticas, objetivos y estructura, por ende, en caso de ser del interés del suscriptor alguna de las propuestas presentadas, se recomienda realizar un estudio particular, e identificar los pros y contras reales, y sobre todo, medir el impacto que podría causarle a su empresa estos esquemas de facilitación de las operaciones de comercio exterior.