VUCEM ¿voluntariamente a fuerzas?

Despeje sus inquietudes sobre las opciones electrónicas que tiene para cumplir sus obligaciones y la forma para gestionar trámites

Derivado de la implementación de la Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicana (VUCEM), y de las obligaciones referentes a la digitalización de documentos y captura del comprobante electrónico de valor (COVE), se ha generado a través del Servicio de Consultoría de IDC una serie de dudas, de las cuales se presenta por temas, una compilación de las más reiteradas para su correcta observancia.

VUCEM

Específicamente, ¿qué es la VUCEM?

Es un sistema integrado que permite gestionar a través de medios electrónicos, y en un solo punto los trámites requeridos por las dependencias y organismos de control competentes para el tránsito, ingreso o salida del territorio nacional de mercancías.

Actualmente, sólo están integrados los trámites de la Secretaría de Economía y de la Administración General de Aduanas, y durante el 2012 se adicionarán los de los demás órganos involucrados con trámites de comercio exterior.

¿Es obligatorio ser usuario de la VUCEM?

Como medio para realizar trámites es optativo, en virtud de que el Decreto base de su creación y aquél por el que se establece la VUCEM, prevén el mandato para las dependencias de instrumentarla; y para las personas físicas y morales que se den de alta como usuarios, la obligación de continuar utilizándola (Decretos por el que se otorgan facilidades administrativas en Materia Aduanera y de Comercio Exterior, y por el que se establece la Ventanilla Digital Mexicana de Comercio Exterior, publicados en el Diario Oficial de la Federación –DOF– del 31 de marzo de 2008, y 14 de enero de 2011, respectivamente).

No obstante, la finalidad de la VUCEM es precisamente eliminar los trámites presenciales, por ende, facilitar el flujo comercial y reducir los costos.

Sí es optativa la VUCEM, entonces ¿por qué se está manejando la obligatoriedad para el primer trimestre del 2012?

Existe cierta confusión al respecto, toda vez que la VUCEM como herramienta para efectuar trámites es optativa, como se señaló en el cuestionamiento anterior, lo que resulta obligatorio a ese plazo es el cumplimiento de ciertas obligaciones relacionadas con el cruce electrónico de información de las operaciones de comercio exterior en las aduanas del país, que pueden cumplirse en la VUCEM por los importadores, exportadores, y por supuesto, los agentes y apoderados aduanales.

¿Cuáles son esas obligaciones, y dónde se fundamentan?

Mediante reglas de comercio exterior, se prevén las siguientes obligaciones:

  • digitalizar los documentos que se adjunten a las mercancías, ya sea para su despacho, o para acreditar el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias, NOM’s y de las demás obligaciones, y presentarlos en forma electrónica o al sistema electrónico aduanero, actualmente denominado “servicio Web”
  • transmitir electrónicamente la información en idioma español de los documentos que amparen el valor de la mercancía, que se enviarán a la autoridad vía portal de la VUCEM o sistema electrónico

Estas obligaciones entrarían en vigor de manera optativa desde el 14 de enero de 2012, según se fueran habilitando los sistemas tecnológicos de las aduanas, y a partir del 1o de marzo de 2012 de forma obligatoria en todas las aduanas (reglas 1.3.30. y 1.3.31., y artículo único transitorio, publicados en la Sexta Resolución de Modificaciones a las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior –RCGCE– 2011, en el DOF del 13 de enero de 2012).

No obstante, a través de la octava reforma a dichas Reglas, se prorrogan esas obligaciones al 1o de junio de 2012, y se elimina la opción de transmitir la información de las facturas vía sistema electrónico.

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¿Quiénes deben digitalizar los documentos del despacho aduanero?

Los importadores, exportadores, agentes o apoderados aduanales que realicen importaciones o exportaciones.

¿Cuáles son los documentos a digitalizarse?

Todos aquéllos necesarios para el despacho aduanero de las mercancías, los que acrediten el cumplimiento de las  Normas Oficiales Mexicanas y regulaciones y restricciones no arancelarias (permisos y autorizaciones para importar o exportar, cupos, certificados de origen), así como los comprobantes del transporte (guía aérea, conocimiento de embarque o carta porte), certificados de origen, y demás que tengan que ver con el despacho aduanero de las mercancías.

¿Qué especificaciones técnicas deben tener los documentos a digitalizar?

La autoridad recomienda que sean:

  • en formato PDF
  • en escala de grises a 8 bits de profundidad
  • en resolución de 300 puntos por pulgada
  • sin OCR (Optical Character Recognition) aplicado
  • sin hojas en blanco

Una vez digitalizados los documentos, ¿dónde se ingresan?

Los documentos se ingresarían a la VUCEM, para lo cual se requiere ser usuario de la misma, al no existir otro medio electrónico en este momento.

De no ser usuario VUCEM, ¿podrían transmitirse los documentos digitalizados por el servicio electrónico aduanero o servicio web?

De conformidad con la regla 3.1.3.1. de las RCGCE 2011, sí podrían transmitirse los documentos por ese medio.

Al efecto, la autoridad ha señalado que los documentos serán escaneados, y se cargarán al sistema por medio de la VUCEM, en donde habrá una sección denominada digitalización.

¿Se generará algún acuse de recibo de los documentos transmitidos?

Sí, una vez validados los documentos se generará un acuse de referencia “e document”, cuyo dato deberá enviarse al agente aduanal para que lo relacione con la operación y al pedimento de que se trate (ejemplo los permisos previos, certificados de cupo, etc.).

El e document también servirá para las remesas tratándose de pedimentos consolidados.

¿Cuánto tiempo permanecerán los documentos digitalizados en la VUCEM?

Se prevé que los documentos digitalizados ingresados a la VUCEM permanezcan por un plazo de 90 días, y una vez que se liguen a las operaciones amparadas (pedimentos, remesas o trámites) estarán disponibles durante la vigencia de la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) con la que se firmaron.

¿Es necesario conservar los documentos digitalizados en la empresa, o bastará con que estén guardados en la VUCEM?

No obstante que los documentos digitalizados estén disponibles en la VUCEM en los términos apuntados, se sugiere contar con un archivo electrónico de ellos, así como de los e document recibidos.

TRANSMISIÓN DE COVE´S

Se dispone que la captura y transmisión de la información del valor de la factura sea por medio del  COVE, pero ¿qué es?

El COVE es un sistema que valida y recibe de manera anticipada la información de los documentos comprobatorios del valor de las mercancías, así como la relativa a los de cruce, tratándose de remesas de los consolidados.

¿Cómo se enviará la información del valor de las mercancías de importación y exportación?

La regla 3.1.31. de las RCGCE 2011 dispone dos formas, a través la VUCEM o del sistema Web, pero a través de la octava reforma a las RCGCE 2011 se pretende eliminar esta segunda opción.

¿Quién debe capturar en el COVE las facturas de importación o exportación?

En principio es una obligación del importador o exportador, no obstante, puede asignarse dicha función a un capturista privado, pudiendo ser el mismo agente aduanal.

De elegir al agente aduanal como capturista del COVE, ¿cómo tendría que dársele el encargo?

Ello sería a través de los sellos digitales COVE, conocidos también en la práctica como “fielesitas” o “fieles chiquitas”. Esto es, con la Fiel de la persona física o moral se le otorga al agente aduanal el sello digital para los procesos del COVE.

¿Cuáles son las medidas de seguridad y control con las que cuenta la autoridad para el uso de los sellos digitales?

Ninguna, las medidas de control e identificación del uso del sello digital las implementará el importador o exportador que los asigne.

¿Cual es el procedimiento para generar los sellos digitales?

Los sellos digitales se generarán a través del Programa SOLCEDI del Servicio de Administración Tributaria, para lo cual se requiere contar con la Fiel.

Los sellos pueden ser para:

  • COVE, únicamente se asignarán para firmarlos
  • VUCEM, sólo para firmar documentos digitalizados y demás trámites, en ningún caso aplicará para COVE

Aun cuando a la fecha no se ha actualizado el SOLCEDI para obtener el sello digital COVE, las autoridades han determinado que para ello se llevará el mismo procedimiento que para el sello de la Fiel, con la diferencia que en la parte relativa a “SUCURSAL” se anotará la palabra “COVE o VUCEM”.

¿Se expiden los COVE´s por factura?

Sí, cada factura deberá ampararse con un COVE, excepto en el supuesto de que una remesa de pedimento consolidado se integre por una relación de facturas, en este caso la transmisión del COVE será por esa relación.

¿Se genera un folio de transmisión COVE?

Sí, una vez validada la información transmitida del COVE, al igual que en la digitalización de documentos se recibirá un acuse de referencia “e document”, mismo que se enviará al agente aduanal para que sea declarado en el pedimento y proceda al despacho de las mercancías.

OPERACIÓN ADUANERA

Seguirá siendo necesaria la participación del agente aduanal en el despacho aduanero?

Por supuesto, son las personas con patente autorizadas para realizar el despacho aduanero de las mercancías, conforme el artículo 36 de la Ley Aduanera (LA).

Es factible que el importador o exportador pueda elaborar el pedimento aduanal utilizando los servicios de la VUCEM?

No, el contribuyente sólo podrá gestionar los diversos tramites vía VUCEM, o en su caso, generar los documentos digitalizados requeridos para sus despachos o transmitir los COVE´s. La citada elaboración sigue siendo facultad del agente aduanal.

¿Cuánto cobrarán los agentes aduanales como contraprestación del servicio de transmisión del COVE?

No existe un monto o tabulador previsto al efecto, por lo que se sugiere comentar sobre los posibles honorarios por ello.

Actualmente, algunos han externado a sus clientes que es parte de los servicios y otros ya comentan un porcentaje adicional al honorario por concepto de despacho aduanero.

En el caso de que la mercancía de importación se despache con un valor incorrectamente declarado en el COVE, ¿habría alguna contingencia para rectificar este documento?

No tendría que haber ningún problema para rectificar el COVE y transmitirlo correctamente.

Por otra parte, en virtud de que se trata de un dato importante para determinar el valor en aduana de las mercancías, una vez corregido en el COVE tendría que solicitar al agente aduanal la rectificación del pedimento (artículo 89 de la LA).

El COVE, ¿substituye a la Manifestación de Valor?

No, aun cuando ambos prevén el valor de la mercancía, la manifestación de valor es un documento que sirve como base para determinar el valor en aduana de las mercancías, y su presentación al agente aduanal es obligatoria (artículo 59, fracción III de la LA).

¿Deberán declararse los incrementables en el COVE?

En el COVE se declaran valores unitarios y totales de las mercancías, no así los gastos considerados incrementables para efectos del valor en aduanas de las mercancías (fletes y seguros, entre otros), en que incurre el importador.

El agente aduanal, ¿podría generar un sello digital para los COVES de sus clientes?

No, necesariamente es el importador o exportador quien tramitará a través de su Fiel los sellos digitales a favor de los prestadores de servicios que se vayan a encargar de ello.

¿Qué pasa si quiero que sea un agente aduanal quien dé de alta a la empresa en la VUCEM, por ende, se encargue de generar los COVE´s?

Si esa fuera la decisión de la empresa no podría haber ningún inconveniente, sólo se recomienda tomar las medidas necesarias para asegurar que la información que lo autentifica como contribuyente (Fiel) no vaya a ser usada incorrectamente por quien lo gestionará.

Ello en atención a que para generar el número de usuario VUCEM se requiere accesar con la Fiel de la compañía.

Se ha dicho que podrá efectuarse al pago de contribuciones a través de la VUCEM, ¿cuál será le mecanismo de aplicación?

Mediante la VUCEM únicamente podrán realizarse el pago de derechos que corresponda a los trámites gestionados con la misma, no así las contribuciones al comercio exterior.

Para las importaciones o exportaciones a través de mensajería, ¿quién estaría obligado a presentar los COVE´s?

Definitivamente es el contribuyente quien debe transmitir electrónicamente la información del valor de la mercancía a importar a través de mensajería, en su caso, remitirle el e document generado para que pueda relacionarse con el pedimento y se concrete la operación.

Una vez digitalizados los documentos, ¿pueden destruirse sus originales?

No, la digitalización de los documentos y la transmisión de los COVE´s es para efectos del cruce de información aduanera, y no libera de la obligación de contar con la documentación que respalde las operaciones, la cual pudiese ser requerida por las autoridades en el ejercicio de sus facultades de comprobación.

COMENTARIO FINAL

Aun cuando a la fecha existe renuencia por parte de los contribuyentes para hacer uso de la VUCEM, no debe olvidarse que no sólo es útil para gestionar electrónicamente trámites inherentes a comercio exterior, sino como uno de los medios para dar cumplimiento con las obligaciones de digitalización de documentos para el despacho en aduana y transmisión del valor de las mercancías a importar o exportar.