Concluyó 2013 y es momento de hacer las preguntas obligadas: ¿realizaste cabalmente sus importaciones o exportaciones? ¿Incurriste en errores, omisiones u actos diversos que pudieran implicar infracciones? ¿Cubriste correctamente los impuestos? ¿Cómo puede saber si se encuentra en alguno de esos escenarios? La manera para apreciarlo es si revisa sus operaciones de comercio exterior, apoyándose en sus expedientes.
A quienes los tengan debidamente integrados no les será difícil hacer las compulsas correspondientes, descubrir eventualidades y corregirlas oportunamente.
Pero para los omisos, les será complicado distinguirlas. Es hora de empezar a trabajar.
Para facilitar la tarea se presenta una guía de los principales aspectos a contemplar para examinar las operaciones, y qué hacer en el evento de toparse con ciertos contratiempos.
Documentación
¿Dónde se localiza?
Si bien se trata de una operación de importación o exportación, es conocido que los diferentes departamentos conservan los documentos, según ataña a la actividad desempeñada en la empresa, por ejemplo:
- logística, los relativos a los transportes (cartas de porte, guías aéreas o conocimientos de embarque)
- contabilidad, los comprobantes de los gastos incrementables compras, las facturas comerciales o fiscales, o los que contengan la información fiscal de los proveedores y de las obligaciones fiscales
- comercio exterior,los que acreditan:
- la entrada o salida de las mercancías (pedimentos o Cuadernos ATA)
- las autorizaciones (IMMEX, Prosec, Ecex o Altex, de empresa certificada o de revisión en origen)
- los padrones (de importación general y sectorial, y de exportación sectorial)
- los encargos conferidos al agente aduanal
- el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias
- el origen de las mercancías
Ante su diseminación, es necesario recopilarlos y mantenerlos en un archivo en el departamento encargado específicamente de esas operaciones, y los restantes posean la debida información y las copias relativas.
Expedientes
¿Qué documentos conforman un expediente de comercio exterior?
No hay una disposición expresa que lo indique, sin embargo, podrían considerarse todos los enunciados en la LA (art. 36, fracc. I) y los que en la práctica son solicitados a los contribuyentes por las autoridades aduaneras en el marco de sus facultades de comprobación.
A manera enunciativa serían:
| Documentación | Ante quién se solicita en caso de pérdida | |
| Corporativa |
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Federatario (notario u corredor público) quien protocolizó esos instrumentos. Si no conservara la documentación, entonces en el Archivo General de Notarias de cada entidad, o en el caso de los corredores el Archivo General de Correduría Pública |
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Instituto Nacional de Migración de la Secretaría de Gobernación (copia certificada, reposición o duplicados) | |
| Padrones |
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SAT, por conducto de la Administración de Padrón de Importadores, adscrita a la Administración General de Aduanas (AGA) |
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Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC) a través de su servicio de atención personalizada del Padrón de Importadores | |
| Agente aduanal |
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Agente aduanal con quien se celebró |
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Página de Internet del SAT, en el apartado "Trámites y Servicios", ingresando a "Mi Portal", en la sección "Padrón de Importadores", opción "Evaluación del Encargo Conferido" | |
| Legal estancia |
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Administración Central de Investigación Aduanera de la AGA |
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Asociación garantizadora y expedidora del Cuaderno ATA en México que lo hubiera expedido | |
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Ante la autoridad a la que se hubieran solicitado | |
| Despacho aduanero |
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Proveedor extranjero |
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Departamento fiscal de la empresa | |
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Agente aduanal a quien se le solicitó el despacho de la mercancía | |
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Prestadores del servicio | |
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Dependencias que los emitieron (Secretarías de: Economía –SE–, Agricultura Ganadería Desarrollo Rural Pesca y Alimentación, Energía, Medio Ambiente y Recursos Naturales, Salud, así como la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, etc.) | |
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Autoridad competente (en los supuestos aplicables) o el productor o exportador emisor del documento | |
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Personal de la empresa encargado de elaborarlo, o el agente aduanal, en su caso | |
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Empresa que prestó el servicio | |
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Personal de la compañía encargado de elaborarlo | |
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Casa de bolsa o institución bancaria en donde se abrió la cuenta | |
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Instituto Mexicano de Propiedad Industrial | |
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Proveedor extranjero | |
| Programas |
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Dirección General de Comercio Exterior de la SE o en las Delegaciones Federales de dicha dependencia |
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Administración Regional de Auditoría de Comercio Exterior (conserva los archivos de las unidades administrativas que los recibían con anterioridad –art. quinto transitorio, RISAT–) | |
| Procedimientos |
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Con el agente aduanal cuando hubiera recibido dichos requerimientos. O en su defecto, con el abogado contratado para llevar el caso |
| Consultas |
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Autoridad a la cual se solicitó la consulta (Administraciones Generales Jurídica, de Grandes Contribuyentes o la AGA) | |
| Fiscales |
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Portal del SAT, verificar el estatus como contribuyente e imprimir el informe de lo realizado en el ejercicio relativo | |
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ALSC | |
| Extraviados o siniestrados | Documentación perdida por caso fortuito o fuerza mayor |
No se tiene obligación de avisar a las autoridades fiscales de la pérdida de la contabilidad, pero sí deben conservarse sus registros, por si aquellas ejercen sus facultades de comprobación |
¿Qué hacer si no se conoce exactamente cuáles son los documentos relacionados con el despacho aduanero que están extraviados?
Ante ese evento, y si se toma en cuenta que desde el 1o de junio de 2012 se presentan de forma electrónica vía la Ventanilla Digital, se podrían tener las siguientes opciones para identificarlos, si los envió:
- la empresa mediante su capturista, localizar los archivos electrónicos generados por su transmisión e imprimir una copia de los documentos respaldados
- al agente aduanal como su capturista privado contratado, recuperar los correos electrónicos que le hizo llegar con los Anexos respectivos e imprimirlos, o bien solicitarle que le reenvíe los correos o los archivos en los que respaldó los documentos transmitidos por la Ventanilla
El agente aduanal no podría negarse a su solicitud, ni decir que no cuenta con los archivos, pues su obligación es conservarlos por cinco años (art. 162, fracc. VII, LA).
Asimismo, valdría la pena revisar la carta de instrucciones girada a dicho prestador de servicios, ya que en ella se manifiestan las indicaciones precisas de la encomienda a realizar, así como los documentos que se anexan para tales efectos.
Compulsa de pedimentos
Para conseguir la certeza de que las operaciones realizadas por la empresa son las mismas que tienen registradas las autoridades y su agente aduanal, solicíteles una relación de los pedimentos elaborados a su nombre. Si de la revisión detecta diferencias, haga las aclaraciones pertinentes ante ellos.
Revisar y corregir
Integrado el expediente será más sencillo revisar por operación: los documentos requeridos y transmitidos para la importación o exportación; los impuestos y cuotas compensatorias cubiertas; fechas de pago y elaboración del pedimento o desaduanamiento; declaración de gastos incrementables; aplicación de preferencias arancelarias, todo ello para compulsarlo con lo registrado en los demás departamentos.
Esto permitirá detectar irregularidades como las siguientes, y en su caso corregirlas, para lo cual se hacen algunas sugerencias:
| Contribuciones omitidas | Requerir al agente aduanal la rectificación del pedimento y cubrirlas |
| Pagos en exceso (contribuciones al comercio exterior, IVA, IESPS, ISAN, DTA o inclusive cuotas compensatorias) | Recuperarlas, previa rectificación de los pedimentos, vía:
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| Pedimentos con información inexacta | Solicitar al agente aduanal la rectificación del documento, antes de que las autoridades inicien sus facultades de comprobación |
Cuestiones electrónicas
A partir de 2014, las autoridades en el ejercicio de sus facultades de comprobación practicarán las auditorias en materia de comercio exterior, tomando como base los archivos electrónicos que contienen la documentación e información que respalda las operaciones, esto con independencia de que también podrán llevarlas físicamente (art. 144-C, LA).
Aunado a lo anterior, las notificaciones serán electrónicas, ya sea por correo electrónico a las direcciones de los importadores o exportadores, o por estrados, en ambos casos se efectuaran por medio del sistema electrónico aduanero (arts. 9o-A y 9o-B, LA).
Ante ello, es importante que los contribuyentes comiencen a guardar y respaldar de la forma más segura los archivos que contengan los documentos electrónicos o digitales que emitan por conducto del sistema electrónico aduanero, o las notificaciones y requerimientos de información que les hagan las autoridades por esa misma vía.
Los documentos e información resguardados versan sobre las transmisiones electrónicas realizadas de aquellos que acreditan la legal estancia de las mercancías, el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias, del valor y origen de las mismas, de los gastos incrementables, entre otros.
Ello sin olvidar los correos electrónicos que envié la autoridad, ya sea para notificarle los trámites inherentes al despacho aduanero, o de requerimiento de información.
Recuerde que los documentos electrónicos o digitales tendrán pleno valor probatorio y se conservarán por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad.
Consideraciones finales
Practicar una revisión del ejercicio anterior, le permitirá a la empresa:
