Revisa tus operaciones de comercio exterior

No esperes a que la autoridad descubra los errores en tus operaciones de 2013, mejor ubícalos y corrígelos a tiempo
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Concluyó 2013 y es momento de hacer las preguntas obligadas: ¿realizaste cabalmente sus importaciones o exportaciones? ¿Incurriste en errores, omisiones u actos diversos que pudieran implicar infracciones? ¿Cubriste correctamente los impuestos? ¿Cómo puede saber si se encuentra en alguno de esos escenarios? La manera para apreciarlo es si revisa sus operaciones de comercio exterior, apoyándose en sus expedientes.

A quienes los tengan debidamente integrados no les será difícil hacer las compulsas correspondientes, descubrir eventualidades y corregirlas oportunamente.

Pero para los omisos, les será complicado distinguirlas. Es hora de empezar a trabajar.

Para facilitar la tarea se presenta una guía de los principales aspectos a contemplar para examinar las operaciones, y qué hacer en el evento de toparse con ciertos contratiempos.

Documentación

¿Dónde se localiza?

Si bien se trata de una operación de importación o exportación, es conocido que los diferentes departamentos conservan los documentos, según ataña a la actividad desempeñada en la empresa, por ejemplo:

  • logística, los relativos a los transportes (cartas de porte, guías aéreas o conocimientos de embarque)
  • contabilidad, los comprobantes de los gastos incrementables compras, las facturas comerciales o fiscales, o los que contengan la información fiscal de los proveedores y de las obligaciones fiscales
  • comercio exterior,los que acreditan:
    • la entrada o salida de las mercancías (pedimentos o Cuadernos ATA)
    • las autorizaciones (IMMEX, Prosec, Ecex o Altex, de empresa certificada o de revisión en origen)
    • los padrones (de importación general y sectorial, y de exportación sectorial)
    • los encargos conferidos al agente aduanal
    • el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias
    • el origen de las mercancías

Ante su diseminación, es necesario recopilarlos y mantenerlos en un archivo en el departamento encargado específicamente  de esas operaciones, y los restantes posean la debida información y las copias relativas.

Expedientes

¿Qué documentos conforman un expediente de comercio exterior?

No hay una disposición expresa que lo indique, sin embargo, podrían considerarse todos los enunciados en la LA (art. 36, fracc. I) y los que en la práctica son solicitados a los contribuyentes por las autoridades aduaneras en el marco de sus facultades de comprobación.

A manera enunciativa serían:

Documentación Ante quién se solicita en caso de pérdida
Corporativa
  • Acta constitutiva de la empresa
  • poder notarial en donde se autoriza al representante legal a realizar actos de administración
Federatario (notario u corredor público) quien protocolizó esos instrumentos. Si no conservara la documentación, entonces en el Archivo General de Notarias de cada entidad, o en el caso de los corredores el Archivo General de Correduría Pública
  • forma migratoria del representante legal si es extranjero y sus renovaciones
Instituto Nacional de Migración de la Secretaría de Gobernación (copia certificada, reposición o duplicados)
Padrones
  • importadores general y sectorial: acuse del folio electrónico y del archivo PDF asignado por el sistema al concluir el trámite de inscripción
SAT, por conducto de la Administración de Padrón de Importadores, adscrita a la Administración General de Aduanas (AGA)
  • exportadores sectorial: acuse del número de folio otorgado a su trámite de inscripción
Administraciones Locales de Servicios al Contribuyente (ALSC) a través de su servicio de atención personalizada del Padrón de Importadores
Agente aduanal
  • Contrato de prestación de servicios aduanales
Agente aduanal con quien se celebró
  • acuses del trámite de inscripción:
    • alta del encargo conferido
    • revocación a dicho encargo
Página de Internet del SAT, en el apartado "Trámites y Servicios", ingresando a "Mi Portal", en la sección "Padrón de Importadores", opción "Evaluación del Encargo Conferido"
Legal estancia
  • Pedimentos
Administración Central de Investigación Aduanera de la AGA
  • Cuaderno ATA
Asociación garantizadora y expedidora del Cuaderno ATA en México que lo hubiera expedido
  • autorizaciones para importar o exportar
Ante la autoridad a la que se hubieran solicitado
Despacho aduanero  
  • Facturas de:
  • compras extranjeras
Proveedor extranjero
    • ventas de exportación
Departamento fiscal de la empresa
  • cartas de instrucciones de las operaciones con acuse de recibo
Agente aduanal a quien se le solicitó el despacho de la mercancía
  • comprobantes:
  • de los gastos incrementables (carga, descarga, seguros,  embalajes, regalías, etc.)
  • del transporte de la mercancía (conocimiento de embarque, guía aérea, o carta porte)
Prestadores del servicio
    • del cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias (permisos, autorizaciones, avisos o licencias de importación o exportación)
Dependencias que los emitieron (Secretarías de: Economía –SE–, Agricultura Ganadería Desarrollo Rural Pesca y Alimentación, Energía, Medio Ambiente y Recursos Naturales, Salud, así como la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios, etc.)
    • del origen de las mercancías (certificados de origen)
Autoridad competente (en los supuestos aplicables) o el productor o exportador emisor del documento
  • manifestación de valor
Personal de la empresa encargado de elaborarlo, o el agente aduanal, en su caso
  • certificado de peso o volumen
Empresa que prestó el servicio
  • información que permita la identificación, análisis y control de las mercancía
Personal de la compañía encargado de elaborarlo
  • documento de la garantía en cuentas aduaneras
Casa de bolsa o institución bancaria en donde se abrió la cuenta
  • licencias en materia de propiedad industrial
Instituto Mexicano de Propiedad Industrial
  • escrito que contenga el número de identificación fiscal del proveedor extranjero
Proveedor extranjero
Programas
  • Autorización de:
  •  programas de exportación (IMMEX, Altex o Ecex)
  • abasto de proveeduría (Prosec o Regla Octava)
  • cambios al programa (nombre o denominación social, domicilios o bodegas)
  • reportes anuales de operaciones de comercio exterior (impresión del formato llenado electrónicamente y del acuse de envío)
Dirección General de Comercio Exterior de la SE o en las Delegaciones Federales de dicha dependencia  
  • avisos de destrucción de desperdicios y las actas correspondientes
Administración Regional de Auditoría de Comercio Exterior (conserva los archivos de las unidades administrativas que los recibían con anterioridad –art. quinto transitorio, RISAT–)
Procedimientos  
  • Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera:
  • acta de inicio
  • escrito de pruebas y alegatos para desvirtuar los hechos
  • resolución final
  • notificación del crédito fiscal
  • comprobante del pago del crédito fiscal o sentencia favorable si se impugnó
  • orden y desarrollo de visitas domiciliarias
  • requerimientos de información
Con el agente aduanal cuando hubiera recibido dichos requerimientos. O en su defecto, con el abogado contratado para llevar el caso
Consultas
  • De clasificación arancelaria
  • dictamen de laboratorio de la clasificación arancelaria de los bienes de difícil  identificación
  • Autoridad a quien se solicitó la consulta
  • agentes aduanales, cámaras empresariales o asociaciones, si es que a través de ellos se presentó la consulta
  • a problemáticas aduaneras
Autoridad a la cual se solicitó la consulta (Administraciones Generales Jurídica, de Grandes Contribuyentes o la AGA)
Fiscales
  • Certificado de firma electrónica avanzada (Fiel) y sus renovaciones
  • altas y modificaciones al RFC
  • aviso de suspensión de actividades en el RFC
  • Respecto a la Fiel, se deberá revocar y efectuar el trámite para obtenerla nuevamente (arts. 17-H, fracc. III y 17-J, fraccs VII y IX, CFF)
  • en cuanto al RFC, la ALSC
  • cambios de domicilios fiscales o establecimientos
Portal del SAT, verificar el estatus como contribuyente e imprimir el informe de lo realizado en el ejercicio relativo
  • declaraciones de impuestos federales
ALSC
Extraviados o siniestrados Documentación perdida por caso fortuito o fuerza mayor
  • Denuncia ante el Ministerio Público (MP), si la pérdida fue por robo
  • siniestro avalado por los bomberos, acompañada del acta respectiva gestionada ante el MP, si la destrucción fue por incendio

No se tiene obligación de avisar a las autoridades fiscales de la pérdida de la contabilidad, pero sí deben conservarse sus registros, por si aquellas ejercen sus facultades de comprobación

¿Qué hacer si no se conoce exactamente cuáles son los documentos relacionados con el despacho aduanero que están extraviados?

Ante ese evento, y si se toma en cuenta que desde el 1o de junio de 2012 se presentan de forma electrónica vía la Ventanilla Digital, se podrían tener las siguientes opciones para identificarlos, si los envió:

  • la empresa mediante su capturista, localizar los archivos electrónicos generados por su transmisión e imprimir una copia de los documentos respaldados
  • al agente aduanal como su capturista privado contratado, recuperar los correos electrónicos que le hizo llegar con los Anexos respectivos e imprimirlos, o bien solicitarle que le reenvíe los correos o los archivos en los que respaldó los documentos transmitidos por la Ventanilla

El agente aduanal no podría negarse a su solicitud, ni decir que no cuenta con los archivos, pues su obligación es conservarlos por cinco años (art. 162, fracc. VII, LA).

Asimismo, valdría la pena revisar la carta de instrucciones girada a dicho prestador de servicios, ya que en ella se manifiestan las indicaciones precisas de la encomienda a realizar, así como los documentos que se anexan para tales efectos.

Compulsa de pedimentos

Para conseguir la certeza de que las operaciones realizadas por la empresa son las mismas que tienen registradas las autoridades y su agente aduanal, solicíteles una relación de los pedimentos elaborados a su nombre. Si de la revisión detecta diferencias, haga las aclaraciones pertinentes ante ellos.

Revisar y corregir

Integrado el expediente será más sencillo revisar por operación: los documentos requeridos y transmitidos para la importación o exportación; los impuestos y cuotas compensatorias cubiertas; fechas de pago y elaboración del pedimento o desaduanamiento; declaración de gastos incrementables; aplicación de preferencias arancelarias, todo ello para compulsarlo con lo registrado en los demás departamentos.

Esto permitirá detectar irregularidades como las siguientes, y en su caso corregirlas, para lo cual se hacen algunas sugerencias:

Contribuciones omitidas Requerir al agente aduanal la rectificación del pedimento y cubrirlas
Pagos en exceso (contribuciones al comercio exterior, IVA, IESPS, ISAN, DTA o inclusive cuotas compensatorias) Recuperarlas, previa rectificación de los pedimentos, vía:
  • compensación en futuras importaciones, excepto el IVA e IESPS (art. 122, Reglamento de la LA)
  • devolución, en esta hipótesis no existe algún procedimiento específico para hacerlo, no obstante, se podrá solicitar como un pago de lo indebido conforme al artículo 22 del CFF –ordenamiento de aplicación supletoria a la LA– (art. 89, LA)
Pedimentos con información inexacta Solicitar al agente aduanal la rectificación del documento, antes de que las autoridades inicien sus facultades de comprobación

Cuestiones electrónicas

A partir de 2014, las autoridades en el ejercicio de sus facultades de comprobación practicarán las auditorias en materia de comercio exterior, tomando como base los archivos electrónicos que contienen la documentación e información que respalda las operaciones, esto con independencia de que también podrán llevarlas físicamente (art. 144-C, LA). 

Aunado a lo anterior, las notificaciones serán electrónicas, ya sea por correo electrónico a las direcciones de los importadores o exportadores, o por estrados, en ambos casos se efectuaran por medio del sistema electrónico aduanero (arts. 9o-A y 9o-B, LA).

Ante ello, es importante que los contribuyentes comiencen a guardar y respaldar de la forma más segura los archivos que contengan los documentos electrónicos o digitales que emitan por conducto del sistema electrónico aduanero, o las notificaciones y requerimientos de información que les hagan las autoridades por esa misma vía.

Los documentos e información resguardados versan sobre las transmisiones electrónicas realizadas de aquellos que acreditan la legal estancia de las mercancías, el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias, del valor y origen de las mismas, de los gastos incrementables, entre otros.

Ello sin olvidar los correos electrónicos que envié la autoridad, ya sea para notificarle los trámites inherentes al despacho aduanero, o de requerimiento de información.

Recuerde que los documentos electrónicos o digitales tendrán pleno valor probatorio y se conservarán por el plazo de cinco años como parte de la contabilidad.

Consideraciones finales

Practicar una revisión del ejercicio anterior, le permitirá a la empresa:

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