Firma electrónica permite digitalizar procesos internos de empresas

La Firma Electrónica es el conjunto de datos y caracteres que identifican a una persona moral o física, al realizar trámites y servicios por internet en diferentes dependencias federativas como el Servicio de Administración Tributaria (SAT) e incluso en la iniciativa privada, beneficiando así a empresas de todos tamaños en la realización de distintos trámites.

Lo cierto es que ante el desconocimiento que hay sobre los beneficios y el ahorro de tiempo que tiene contar con una firma electrónica, de los 78.5 millones de contribuyentes que había en el SAT hasta mayo del 2020, solo 15.6 millones han tramitado una cuenta con su e-firma, la cual tiene la validez de una firma autógrafa, ya que por sus características la hacen segura para garantizar la identidad de una persona.

Actualmente, en el mundo existen dos modelos de firma electrónica, la Americana, que solo es la firma autógrafa y no verifica la identidad de la persona, y la de la Comisión para el Derecho Mercantil Internacional de la ONU, que es el modelo criptográfico que adoptó México y esta sí se reconoce a la persona y la identifica mediante un proceso biométrico.

¿Qué es la firma criptográfica usada en México?

Una firma criptográfica permite la verificación de identidad con una identificación oficial (la INE o el pasaporte), además de los datos biométricos como lo son: las líneas de la huella dactilar, el iris de los ojos, las facciones del rostro, el tono de voz y el ADN que permiten verificar la identidad de las personas a través de sus características físicas.

Este tipo de firma solo la tiene el firmante, quien además de contar con la firma digitalizada, obtiene un certificado digital, una llave pública y una clave privada en un documento que no puede ser modificado, por lo que la constancia de conservación + código QR se mantiene, haciendo sumamente seguras las operaciones y trámites y evitando los fraudes, de ahí la creciente necesidad de comenzar a implementar sus uso en los procesos de las compañías.

Al respecto, Alejandro Martínez, Cofundador y CEO de Sora -empresa dedicada al desarrollo de tecnología jurídica de firma electrónica-, impulsó junto al SAT en 2017, una reforma al Código Fiscal para abrir la base de datos del SAT de las firmas electrónicas de manera que, las empresas pudieran comenzar a conectarse a esa base de datos para verificar en tiempo real si una firma que una persona quisiera usar estaba vigente o no en el área jurídica.

Lo anterior con la intención de que al utilizarla entre particulares, se hiciera más sencillo el proceso de digitalización de distintos procesos, temas que a raíz de la pandemia se intensificaron, pues de acuerdo con Sora, a la fecha se han registrado las firmas de casi 2 millones de documentos por más de 100 mil usuarios en las plataformas gracias a la certidumbre que esto brinda en cuanto a temas de seguridad.

Firma Electrónica para digitalizar procesos de empresas

Y es que como vimos en el último año, la digitalización fue una de las actividades que creció exponencialmente, haciendo más fácil la firma de acuerdos, tratos, actividades y el trabajo en general, por ello, cada día las organizaciones siguen buscando la manera en la que sus procesos se sigan haciendo más sencillos para mejorar su trabajo y productividad.

Si bien, hay diversas plataformas que han permitido a las organizaciones automatizar ciertas actividades, aún hay muchos retos por cumplir, por ello, Sora decidió ayudar a las empresas a simplificar el trabajo de sus equipos, digitalizar y agilizar todos sus procesos jurídicos a través de una transformación tecnológica con la ayuda de la firma electrónica.

Sobre esa línea, Alejandro Martínez detalló que “la digitalización es un proceso muy complejo (y) la transformación digital tiene muchas aristas” y una de ellas es el área comercial donde se llevan a cabo contratos con clientes y proveedores, en Recursos Humanos con los documentos con los trabajadores, los recibos de nómina, los contratos, los despidos, etc., y en el área legal-corporativa con las juntas de consejo, las asambleas, y los actos unánimes, por mencionar algunos.

Beneficios de su implementación en la iniciativa privada

Tomando en cuenta el sinfín de operaciones realizadas por las organizaciones, la intención es que estas obtengan una herramienta que les permita hacer su transformación digital completa, y un factor que necesitan es el uso de la firma electrónica la cual tiene beneficios como:

1. facilita las declaraciones fiscales
2. ofrece ventajas competitivas
3. reduce costos de procesos, trámites administrativos, energía y operativos
4. tiene responsabilidad social y reduce el impacto de la contaminación ambiental
5. permite contrataciones a distancia
6. las operaciones comerciales fluyen con mayor rapidez
7. facilita la firma de contratos comerciales
8. mejora tiempos de respuesta
9. facilita el manejo de la nómina de las empresas
10. ofrece seguridad y reducción de fraudes ya que no es falsificable y queda registro

Actualmente hay cinco empresas en México que validan en tiempo real la e.firma del SAT y han desarrollado su propia tecnología de firma electrónica para los más de 70 millones de usuarios actuales como la SIFE (tecnología propia de firma electrónica simple) que permite firmar desde cualquier lugar y así hacer una transformación digital completa de las empresas que ya no necesitan del papel.

• digitalizar actividades del departamento legal/corporativo
• hacer contratos con proveedores
• contratos con clientes
• contratos inter-empresa
• documentos corporativos
• licitaciones públicas
• exportaciones e importaciones
• entradas/salidas almacén o patios
• minutas de Juntas de Consejo
• asambleas
• actos Unánimes
• firmar pagarés

El experto de Sora dijo que de acuerdo a sus estimaciones, se espera que para 2022 y los años próximos el uso de la firma electrónica en la iniciativa privada crezca a triple dígito, y se estima que más de 30 mil pequeñas y medianas empresas (Pymes) se unirán a la digitalización con la firma electrónica, además, las compañías extranjeras con operaciones en México adoptarán el modelo en cumplimiento a la Ley, por lo que su uso podría convertirse en una necesidad.