Formalidades fiscales en el cambio de administradores

En términos de los artículos 6o., fracción VIII; 10; 100, fracción IV y 142 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), la representación de la sociedad corresponderá a sus administradores, quienes podrán realizar todas las operaciones inherentes al objeto de la sociedad, conforme la Ley y a las atribuciones que les confieran la asamblea general de accionistas, así como su contrato social.

Su nombramiento es temporal y revocable, y compete a la asamblea general de accionistas. Además el cargo es personal y no puede desempeñarse por medio de algún representante y tiene la responsabilidad inherente a su mandato (arts. 142, 147, 157, 158 y 181, LGSM).

Los administradores son mandatarios que deben realizar los actos jurídicos requeridos para que la sociedad cumpla con su objeto social, cuyas atribuciones, pueden alcanzar poderes generales para ejercer actos de administración o dominio; cuya formalidad exige que se otorguen en escritura pública, según los artículo 2554 y 2555 del Código Civil Federal (CCF).

También los artículos 18, 21, fracción VII;  36 y 41,  del Código de Comercio precisan que los actos mercantiles, así como los poderes y nombramientos de sus funcionarios deben inscribirse en el Registro Público de Comercio.

En materia fiscal, el obligado de cumplir con las obligaciones es el contribuyente. Sin embargo, con fundamento en el precepto 19-A del CFF, para presentar documentos digitales ante el SAT, las personas morales pueden utilizar su firma electrónica avanzada, o la de su representante legal, aunque se presumirá sin que se admita prueba en contrario, que aquellos que contengan firma electrónica avanzada de las citadas personas, se presentaron por el administrador único, el presidente del consejo de administración o la persona o personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración de la persona moral de que se trate, en el momento de dicha presentación.

Esto porque existe una vinculación jurídica entre el firmante y los actos que sustenta. Según el numeral 17-D, tercer párrafo del CFF, los documentos digitales con firma electrónica sustituyen a la firma autógrafa del firmante, garantizan la integridad del documento, producen los mismos efectos que las leyes otorgan a los que contienen firma autógrafa, y tienen el mismo valor probatorio.

Además que de que la tramitación de la firma electrónica de una persona moral, de acuerdo con el numeral 19-A del CFF, solo puede efectuarse por su representante, a quien le hubiese otorgado ante fedatario público, un poder general para actos de dominio o de administración; incluso, son quienes pueden solicitar que dicha firma quede sin efectos, cuando su confidencialidad esté en riesgo (art. 17-H, CFF).

Por su parte, el precepto 19 del CFF, prevé la opción de inscripción de los representantes legales en el registro de representantes legales de las autoridades fiscales, quienes expedirán la constancia correspondiente, con ella se podrá acreditar la representación en los trámites que se realicen ante dichas autoridades.  La solicitud de inscripción se hará mediante escrito libre, firmado por quien otorga el poder y por el aceptante del mismo, acompañando el documento en el que conste la representación correspondiente, así como los demás documentos que mediante reglas de carácter general se establezcan.

Asimismo, el otorgante del poder, cuando este se revoque, debe solicitar la cancelación en el registro citado, mediante aviso; de no hacerlo, los actos que efectúe la persona a quien se le revocó la citada representación surtirán plenos efectos jurídicos. Como a la fecha de elaboración de esta nota no se han publicado las reglas en comento, técnicamente bastaría con presentar un escrito libre y el documento del poder e identificaciones del otorgante y del que acepta tal representación.

De lo anterior se desprende, que en forma general no existen un aviso específico que deba presentarse por el cambio en la administración de las empresas; sin embargo, de acuerdo con el  precepto 27, incisos A, fracción I y B, fracción II del CFF, el contribuyente debe presentar avisos sobre modificaciones a su situación fiscal y medios de contacto.

Si bien es cierto que el aviso de actualización de obligaciones fiscales previsto en los artículos 29, fracción VII y 30, fracción V del RCFF, así como en la regla 2.5.16. RMISC 2021 vigente, no prevén estos cambios, también lo es que el formulario electrónico sí solicita los datos del representante legal en turno, por lo que en principio debería manifestarse por lo menos ese cambio.

Respecto a la actualización de los medios de contacto para el buzón tributario, descritos en la regla 2.2.7. RMISC 2021 vigente, cabe señalar que no se precisan estos cambios, salvo que se hubiesen manifestado datos del representante relevado de funciones y se cambien por la información de quien le haya otorgado poderes.

El hecho ineludible de estos cambios corporativos, se observa en la renovación de la firma electrónica, pues además de que la confidencialidad de dicha firma estaría en riesgo (art. 17-H del CFF), la Regla 2.2.14. de esta Resolución en relación con las fichas de trámite 105/CFF “Solicitud de generación del Certificado de e.firma” o 106/CFF “Solicitud de renovación del Certificado de e.firma” contenidas en el Anexo 1-A, particularmente en esta última, indican que cuando se requiera renovar el certificado de e.firma derivado del cambio de representante legal de las personas físicas o morales, se deberá realizar el trámite conforme a la ficha 105/CFF; es decir, una nueva solicitud, y en este trámite, actualizar los datos del representante legal en relación con la persona moral que represente.