1. Generalidades
2. Procedimiento vigente para 2011
3. Medios magnéticos
4. Caso práctico
4.1. Inscripción
4.1.1. Datos generales
4.1.2. Archivo en código ASCII
4.1.3. Escrito libre
4.2. Reanudación o suspensión de actividades
5. Conclusiones
1. GENERALIDADES
Las obligaciones fiscales de un empleador relacionadas con sus trabajadores no se limitan al cálculo y la retención del impuesto sobre la renta (ISR), sino que, adicionalmente debe inscribirlos ante el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y presentar los avisos de suspensión o reanudación de actividades (artículo 118, fracción VI de la Ley del Impuesto sobre la Renta –LISR–).
Así, quienes realicen pagos por alguno de los conceptos previstos en el Capítulo I, del Título IV de la LISR (sueldos, salarios, asimilados a salarios, etcétera), deberán solicitar la inscripción de sus colaboradores y éstos se encontrarán obligados a proporcionar los datos necesarios para tales efectos. Esta obligación deberá cumplirse dentro del mes siguiente al día en que se inicien la prestación de los servicios (arts. 27, quinto párrafo del Código Fiscal de la Federación –CFF–; 20, fracción II y 23 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación –RCFF–).
Dentro de los siete días siguientes a la inscripción, el empleador deberá proporcionar a los trabajadores el comprobante de inscripción y copia de la solicitud.
Si el trabajador ya se encuentre inscrito en el RFC deberá presentar al empleador el comprobante que lo acredite. De no contar con este documento, cualquiera de ellos podrán solicitarlo ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) (art. 23 del RCFF).
Si el trabajador se encuentra inscrito en el RFC pero en suspensión de actividades, el empleador presentará el aviso de reanudación de actividades (art. 26, fracción IV, inciso b), segundo párrafo del RCFF).
Cuando el colaborador deja de prestar sus servicios, el patrón presentará el aviso de suspensión de actividades dentro del mes siguiente a partir del día en que finalice la prestación de servicios (arts. 25 y 26, fracción IV, inciso a) del RCFF).
Aun cuando el empleador presente el aviso de suspensión, éste no surtirá efectos cuando el trabajador continúe prestando servicios a otro empleador o tengan otro tipo de actividades económicas para efectos fiscales u obligaciones periódicas.
2. PROCEDIMIENTO VIGENTE PARA 2011
Para el correcto cumplimiento de estas obligaciones, el pasado 1o de julio de 2011 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación (DOF) las reglas I.2.4.6. y I.2.5.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2011 (RMISC), donde se adicionan dos nuevas fichas de trámites:
- la inscripción al RFC de trabajadores, de conformidad con la ficha 49/CFF
- el aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados según la ficha 83/CFF
Estas fichas se publicaron en el DOF el 4 de julio de 2011 en el Anexo 1-A de la RMISC.
Cualquiera de los tres avisos se presentará de manera personal ante cualquier Administración Local de Servicios al Contribuyente (ALSC) y sin cita previa conforme al siguiente procedimiento:
3. MEDIOS MAGNÉTICOS
Como se señala, cualquiera de los avisos señalados, debe acompañarse con un archivo que contenga la información relativa a cada trabajador conforme a lo siguiente:
- capturar la información únicamente con mayúsculas
- el formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII), sin importar el nombre de dicho archivo
- las columnas no deberán contener títulos o estar vacías, excepto la tercera columna
- la información de los archivos deberá contener siete campos delimitados por pipes “|” para el caso del archivo para la suspensión o reanudación de actividades y nueve para el supuesto de inscripción al RFC
Los campos correspondientes a cada archivo son los siguientes:
ARCHIVO PARA INSCRIPCIÓN AL RFC
| Campo | Inscripción al RFC |
| 1 | Clave CURP a 18 posiciones del asalariado |
| 2 | Apellido paterno |
| 3 | Apellido materno del asalariado (no obligatorio) |
| 4 | Nombre (s) del asalariado |
| 5 | Fecha de ingreso del asalariado. En formato DD/MM/AAAA |
| 6 | Número del indicador de los ingresos del asalariado de acuerdo con lo siguiente: 1. Asalariados con ingresos mayores a $400,000.00 2. Asalariados con ingresos menores o iguales a $400,000.00 3. Asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00 4. Asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00 5. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios conforme al artículo 110, fracción VI de la LISR con ingresos mayores a $400,000.00 6. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios conforme al artículo 110, fracción VI de la LISR con ingresos menores o iguales a $400,000.00 |
| 7 | Clave del RFC del patrón a 12 o 13 posiciones, según corresponda persona moral o persona física |
ARCHIVO PARA REANUDACIÓN O SUSPENSIÓN DE ACTIVIDADES
| Campo | Aviso de suspensión o reanudación |
| 1 | Clave del RFC del asalariado a 13 posiciones |
| 2 | Clave CURP a 18 posiciones del asalariado |
| 3 | Apellido paterno del asalariado |
| 4 | Apellido materno del asalariado (no obligatorio) |
| 5 | Nombre (s) del asalariado |
| 6 | Fecha de suspensión o reanudación del asalariado. En formato DD/MM/AAAA |
| 7 | Indicador de la suspensión o reanudación del asalariado conforme a lo siguiente: 1. Suspensión de asalariados 2. Reanudación de asalariados |
| 8 | Clave de RFC del patrón a 12 ó 13 posiciones, según corresponda persona moral o persona física |
| 9 | Marca del indicador de los Ingresos del asalariado de acuerdo con los valores siguientes: 1. Asalariados con ingresos mayores a $400,000.00 2. Asalariados con ingresos menores o iguales a $400,000.00 3. Asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00 4. Asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00 5. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios conforme al artículo 110, fracción VI de la LISR con ingresos mayores a $400,000.00 6. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios conforme al artículo 110, fracción VI de la LISR con ingresos menores o iguales a $400,000.00 |
Para comprender mejor el procedimiento a seguir por los empleadores en estos casos, considérese el siguiente ejemplo:
4. CASO PRÁCTICO
4.1. Inscripción
4.1.1. DATOS GENERALES
La empresa “Camisas de Calidad Morelos, S.A. de C.V.” necesita dar de alta ante el RFC a algunas personas que contrató para prestarle servicios personales subordinados durante junio de 2011, así como a profesionistas independientes y un comisionista mercantil, cuyos pagos asimilarán a salarios en términos del artículo 110 de la LISR.
Toda vez que ninguna de estas personas se encuentra inscrita en el RFC, presentará el aviso de inscripción al RFC por todos ellos, para lo cual deberá integrar un archivo siguiendo las especificaciones de la ficha de trámite 49/CFF “Inscripción al RFC de trabajadores”.
4.1.2. ARCHIVO EN CÓDIGO ASCII
1. Exportar o capturar la información. La mayoría de los programas informáticos utilizados por las empresas contemplan una opción para exportar sus bases de datos a un archivo en código ASCII, es decir a un archivo de datos en texto simple. Por lo tanto podrá utilizar esta opción para comenzar a crear el archivo que contendrá los datos de los trabajadores a inscribir en el RFC.
4.1.3. ESCRITO LIBRE
4.2. Reanudación o suspensión de actividades
Posteriormente, deberá seguirse el proceso para generar el archivo en código ASCII señalado en el punto anterior (del segundo al doceavo pasos).
Si el aviso a presentar es de suspensión de actividades, por haber concluido la relación de trabajo, se utilizará la misma estructura que el archivo anterior y sólo bastará señalar en la séptima columna el número uno, en lugar del dos, pues los significados de estos indicadores son:
1. Suspensión de asalariados
2. Reanudación de asalariados
5. CONCLUSIONES
Tanto las personas físicas como morales que contraten a personas físicas a quienes les realizarán pagos por salarios o conceptos asimilados, deben cumplir con la obligación fiscal de dar el aviso correspondiente al RFC, pues de lo contrario podrían hacerse acreedores a una multa que oscila entre los $ 2,440.00 a $7,340.00 para el caso de la inscripción al RFC y de $3,040.00 a $6,070.00 para los supuestos de reanudación o suspensión de actividades.
