Una de las obligaciones que deben cumplir los contribuyentes es conservar la documentación y la contabilidad durante un plazo de cinco años, contando a partir de la fecha que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ellas relacionadas.
Ahora bien, los comprobantes fiscales forman parte de la contabilidad del contribuyente, por ello tratándose de CFD y CFDI es necesario que almacenen o guarden los archivos XML, así como conservar los comprobantes impresos con CBB; además de que con ello se cumple con un requisito para llevar a cabo la deducción del gasto y el acreditamiento del impuesto trasladado.
En diversas ocasiones, no se cuenta con dicha comprobación, ya sea por que el proveedor no entregó el XML, o por el simple hecho de no haberse almacenado el comprobante digital y se pierde la información; o bien, se cuenta con la documentación pero no se tiene la certeza de que sea válida. Con la finalidad de subsanar estas anomalías así como para verificar las facturas emitidas por el propio contribuyente, el SAT crea una herramienta eficaz para consultar y recuperar facturas electrónicas de una manera fácil y sencilla, tal y como se muestra a continuación:
- En la dirección https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx, podrán recuperarse los archivos *.xml de las facturas emitidas o recibidas siguiendo los siguientes pasos:
1. Se autentificará con la Fiel del contribuyente
2. Seleccionar el tipo de consulta, para este supuesto “Consultar Facturas Recibidas”
3. El sistema muestra dos tipos de opciones para buscar la factura, ya sea con el folio fiscal o con algunos datos de su emisión
4. En este ejemplo se introducen los datos de emisión para la búsqueda
Los datos relativos a la hora inicial y final pueden dejarse abiertos (de las cero a las 23:59:59 horas) para ampliar el rango de la consulta si es que no se cuenta con este dato exacto.
5. Se mostraran las facturas que coinciden con los datos de la búsqueda
6. Con el primer botón de la columna “Acciones” (a la izquierda del cuadro) podrá consultarse un resumen rápido del contenido del comprobante en un archivo PDF
7. Con el segundo botón podrá descargarse el archivo XML de la factura
Este documento electrónico puede guardarse en el equipo de cómputo o medio extraíble del contribuyente (CD, USB, Disco duro externo).
Conclusión
Este instrumento trae consigo un gran beneficio para los contribuyentes, pues el recuperar su documentación comprobatoria conlleva:
- Un mejor control de sus gastos
- Seguridad de deducibilidad y acreditamiento
- Una contabilidad más completa
