Recepción de facturas en formato electrónico

Aun cuando muchos contribuyentes ya emiten CFDI, la mayoría de los clientes prefieren solicitar y conservar su representación impresa
 Factura electrónica  (Foto: Redacción)

Si bien, las personas que ya emiten factura electrónica, han dado el primer paso para digitalizar sus procesos de negocio, es de suma importancia hablar de las soluciones de recepción de factura electrónica que permiten administrar los comprobantes fiscales recibidos en modo automático y con la garantía de que el XML es objeto de acreditación fiscal, señala Nelly V. Maldonado. Directora General AMEXIPAC, A.C.

Los Proveedores Autorizados de Certificación, PAC, cuentan con la autorización del SAT para validar y certificar/timbrar facturas electrónicas. Por ello, su infraestructura les permite identificar la legitimidad de un archivo XML.

Además de las validaciones comerciales que cada usuario requiera según sus reglas de negocio, los PAC realizan las validaciones técnicas fiscales que permiten identificar la calidad de los certificados digitales con los que ha sido sellada una Factura Electrónica.

Gracias a que los PAC son figuras reguladas y auditadas por el SAT, los usuarios tienen la garantía de que sus soluciones encuadran con las regulaciones fiscales vigentes en la materia.

Más aun, las empresas que cuentan con soluciones PAC, pueden incorporar al intercambio electrónico, no sólo sus comprobantes fiscales, sino todos los documentos de su ciclo comercial, tales como órdenes de compra, notas de recepción, aviso de pago, etc. Atrás quedaron las interminables llamadas proveedor-cliente: ¿Sabes si se va a hacer el pago?, ¿Qué factura teníamos pendiente?, ¿Por qué se rechazó la factura? Nadie me avisó…. ¿Me puedes decir si el pago es de la factura del día 5 o del día 15?, ¿Cuándo queda el otro pago?

Con las soluciones de integración PAC, el estatus de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar es transparente entre clientes-proveedores 7 x 24. No es necesario esperar a que llegue el encargado de pagos o a que alguien consulte el almacén o el archivo para conocer el estatus de una factura.

Además de recibir Facturas Electrónicas de forma segura, la agilización de todos los procesos administrativos es sin lugar a dudas uno de los beneficios estratégicos de los servicios integrales de intercambio digital de documentos comerciales.

Ahora bien, ¿Qué sucede con la consulta y el almacenamiento extendido de facturas electrónicas?

Sabemos que la regulación fiscal requiere la conservación de los comprobantes fiscales por el mismo periodo de tiempo en el que debe resguardarse la contabilidad, que regularmente es de por lo menos cinco años.

Además de la obligación fiscal, la disponibilidad de la información contable es crítica para el desarrollo de controles internos que permiten evaluar récords, desempeños y decisiones de negocio. Por ello, el almacenamiento extendido de máxima seguridad que ofrecen los PAC, es una herramienta fundamental para el cumplimiento de la obligación de conservar la Factura Electrónica. No solo se cumple con la regla de que las facturas se resguarden en su formato XML ya sea en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, sino que se cuenta con herramientas que permiten la consulta inmediata de datos en grandes volúmenes de información.

En suma, la recepción y validación de Factura Electrónica, supone el enlace de un ciclo digital que inicia con la emisión del Comprobante Fiscal Digital a través de Internet, CFDI.

A través de flujos comerciales 100% en línea que permiten el intercambio de archivos electrónicos entre clientes y proveedores, disminuyen los costos administrativos y operativos de cualquier industria.

Hoy, la emisión, recepción y conservación de CFDI es un eslabón clave en el uso de tecnología en México que aumenta la competitividad de negocios.

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