Sin lugar a dudas, el ejercicio 2014 será uno de los más recordados en materia fiscal, pues a partir de este año todos los contribuyentes están obligados a adoptar el sistema de facturación electrónica conocido como comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) (art. 29, CFF).
Para cumplir con esta obligación existen las siguientes opciones:
- utilizar los servicios de un proveedor autorizado de certificación (PAC) ya sea los paquetes con costo o las soluciones gratuitas que ofrecen
- emitirlos a través del Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT
- usar el sistema de facturación contenido en el “Sistema de Registro Fiscal”, “Mis cuentas”
Respecto de la primera opción, cabe recordar que un PAC es una empresa que cuenta con autorización del SAT para certificar, validar, asignar el folio e incorporar el sello del SAT en los CFDI. Estas compañías, cuyos datos aparecen publicados en la página de Internet del SAT, ofrecen diversos paquetes para la emisión de los comprobantes. (regla I.2.7.2.2., RMISC).
Los contribuyentes pueden utilizar de manera simultánea los servicios de uno o más PAC y deben darles su autorización por escrito para que entreguen al SAT, copia de los comprobantes que hayan certificado (regla I.2.7.2.7., RMISC).
Además de los paquetes con costo, los PAC ofrecen algunos servicios gratuitos a los contribuyentes, los cuales se pueden consultar en el siguiente enlace.
Por lo que hace a la segunda opción, la cual se analiza a detalle en esta edición, los contribuyentes pueden utilizar la aplicación gratuita denominada “Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT” (regla II.2.5.1.4., RMISC).
En este caso, ya no interviene el PAC y por tanto será el propio SAT quien valide el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A del CFF, asigne el folio e incorpore su sello digital (regla I.2.7.1.2., RMISC).
Aun cuando este servicio se encuentra dirigido a personas físicas que emiten pocos comprobantes y tributan en los regímenes de arrendamiento y actividad empresarial y profesional, puede ser utilizado por cualquier contribuyente.
Las principales características de la aplicación son las siguientes:
- permite capturar y certificar un comprobante a la vez
- la certificación del CFDI es en línea
- pueden integrarse “leyendas fiscales” y el comprobante electrónico de pago (CEP), vinculado con el sistema de pago electrónico interbancario “SPEI”
- genera el comprobante en su formato electrónico (XML) y la representación impresa
- se pueden consultar y recuperar los CFDI emitidos
- almacena comprobantes en captura hasta por 72 horas
Las limitaciones del sistema son que no administra catálogos de clientes o productos, no integra addendas comerciales, tampoco realiza cálculos de impuestos, ni certifica CFDI generados por otros sistemas. Estas limitantes deben ser analizadas y valoradas por cada empresa, para determinar la conveniencia entre elegir los servicios de un PAC o bien utilizar la aplicación elaborada por el SAT.
El servicio de factura electrónica, es independiente al contenido en el “Sistema de Registro Fiscal”, “Mis cuentas”, por lo que su uso no implica que el contribuyente lleve su contabilidad en el citado sistema (regla I.2.7.1.21., RMISC).
Quienes elijan la tercera opción y por tanto emitan sus CFDI a través de la herramienta de “Mis cuentas” deben considerar lo siguiente:
- podrán ingresar a la aplicación con su Contraseña
- los comprobantes emitidos contendrán el sello digital del SAT y serán validos para deducir y acreditar (regla I.2.7.1.21., de la RMISC)
- podrán obtener el archivo XML en la página de Internet del SAT, en la opción generar “Factura Electrónica”. Por lo tanto, no están obligados a entregar materialmente el archivo
- el uso del “Sistema de Registro Fiscal” “Mis cuentas”, es obligatorio para las personas físicas que tributen en el régimen de incorporación fiscal (RIF) (regla I.2.8.2., RMISC).
Los contribuyentes deben remitir al SAT o al PAC, según sea el caso, el CFDI, a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a que haya tenido lugar la operación, acto o actividad de la que derivó la obligación de expedirlo (art. 39, RCFF, DOF del 2 de abril de 2014).
Caso práctico
Generalidades
Para ingresar al sistema gratuito del SAT “Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT”, desde su página en Internet se sigue la ruta: Trámites – Factura Electrónica – Generación Gratuita.
En la pantalla que se muestra se firmará con la Fiel del contribuyente:
En la siguiente ventana se ingresa al menú “Generación de CFDI”.
Solo la primera vez que se ingresa al sistema se mostrarán los términos y condiciones de uso para seleccionar la opción aceptar.
Enseguida deberá firmarse con la Fiel del contribuyente:
El acuse del recibo podrá imprimirse o guardarse.
Asimismo, en la primera ocasión se ingresarán los datos del domicilio fiscal del contribuyente y su régimen fiscal, al capturar este último se pulsará el botón “Agregar régimen” para registrarlo. El contribuyente puede seleccionar todos los regímenes por los cuales obtenga ingresos, que deban quedar respaldados con un CFDI. Para efectos de este ejemplo, considérese que es una persona física que cumple con sus obligaciones en el régimen de actividades empresariales y profesionales. Por último se guardan los datos.
Factura
Para comenzar a capturar los datos para la emisión de un CFDI se selecciona la opción “Captura Comprobante”, del menú “Generación de CFDI”.
Esta sección se divide en tres partes: emisor, receptor y comprobante.
En el apartado “Datos del emisor”, se selecciona el régimen fiscal por el cual se emitirá el comprobante (si es que el contribuyente capturó más de uno).
El sistema despliega de manera automática los datos del domicilio fiscal que el contribuyente capturó la primera vez que ingresó a la aplicación. Sin embargo, si el CFDI se emitirá en otra sucursal, se debe habilitar el campo “Expedido en” a fin de ingresar el domicilio del establecimiento.
En la pestaña “Receptor”, se requisita el RFC, nombre y domicilio de la persona a la cual se emite el CFDI.
En la pestaña “Comprobante”, se llenan los campos generales dentro de los cuales se encuentra “Tipo de comprobante” que permite elegir si se trata de: Egreso, Ingreso o Traslado. En este caso al ser una factura que emite una persona física se selecciona “Ingreso”.
En la parte de “Conceptos” se incluirán los datos de la mercancía que se enajena, del servicio que se presta o del inmueble que se arrienda, según se trate.
Los campos “Serie” y “folio” no son obligatorios, sin embargo, es recomendable utilizar estos como un control administrativo por parte del contribuyente para que guarde un control en la emisión de sus CFDI.
Una vez capturados los bienes que se enajenan, se pulsa el botón de “Agregar Concepto”, para que se guarden los datos. Si el CFDI ampara más bienes, se repite este proceso por cada bien distinto. En este ejemplo solo se enajenan 10 sillas que se introducen en un solo campo.
Con el botón “Editar”, pueden corregirse los datos de la mercancía, unidad, importe, etc., o con el botón “X” eliminarse ese registro.
Como la enajenación de estos bienes causa IVA, se habilita el campo de “Impuestos Trasladados” para su captura.
Al concluir se pulsa el botón “Agregar Impuesto” para poder guardar estos datos.
Con el botón “X” puede eliminarse el registro de ser necesario.
Concluida la captura de todos los datos del comprobante se pulsa el botón “Sellar comprobante”. Si se desea continuar con su captura posteriormente puede guardar el comprobante con el botón correspondiente, sin que esto implique el comprobante se hubiera emitido.
Así, se muestra la siguiente imagen, para firmarse nuevamente con la Fiel del contribuyente y se pulsa el botón “Sellar y Certificar”.
Con ello, se habrá generado el CFDI y se presentan las siguientes opciones para descargar una representación del mismo en formato PDF o el propio archivo XML.
Honorarios
Para el caso de las personas físicas que emitan comprobantes por honorarios, el llenado será igual que para el caso de la factura hasta el campo de “Impuestos Trasladados”. En este supuesto se activará el campo de “Impuestos Retenidos” para introducir el IVA e ISR que debe retener la persona moral que haya recibido el servicio, para lo cual se pulsará “Agregar Impuesto” a fin de guardar cada uno de estos.
Al final, se pulsa el botón “Sellar comprobante” para firmarse nuevamente con la Fiel del contribuyente y “Sellar y Certificar”.
Recibo de nómina
A partir de 2014, los empleadores se encuentran obligados a emitir un CFDI por los pagos que realicen por concepto de sueldos y salarios o conceptos asimilados.
Para expedir un CFDI que ampare el pago de sueldos y salarios, en la pestaña de receptor se incluyen los datos del trabajador.
Uno de los datos a capturar es el RFC del empleado. Si el patrón no cuenta con la clave correspondiente, podrá obtenerla al inscribirlo al RFC de conformidad con el procedimiento previsto en la ficha de trámite “41/CFF Inscripción al RFC de trabajadores”, contenida en el anexo 1-A, de la RMISC publicado el 7 de enero de 2014 (art. 99, fracc. V, LISR).
Cabe recordar que al contratar a un colaborador, su patrón debe solicitarle su clave de RFC y de no estar inscrito, los datos para registrarlo.
En la sección de “Comprobante”, en el campo “Tipo de Comprobante”, se selecciona que es un comprobante de “Egreso”.
Respecto de los demás campos, los cuales son obligatorios, se estará a lo siguiente:
Datos del recibo:
- fecha emisión: Fecha de elaboración del recibo
- subtotal: Sumatoria de los importes de los conceptos pagados al trabajador
- descuento: Total de las deducciones (incluye cuotas del IMSS retenidas al trabajador)
- motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina” (ver referencia “1” en la imagen de la página siguiente)
- total: Pago realizado al trabajador. Será igual al subtotal menos los descuentos y las retenciones efectuadas
- tipo de comprobante: Egreso
- lugar de expedición: Señalar el lugar de la plaza en donde labore el empleado
Conceptos (ver referencia “2” en la imagen de la página siguiente):
- cantidad: Aplica el valor “1”
- unidad: Se utilizara la expresión “Servicio”
- descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: pago de nómina, aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
- valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total de percepciones gravadas y exentas)
- Impuestos:
- total de impuestos retenidos: El ISR retenido (se obtiene del nodo de deducciones del complemento nómina)
- retenciones:
- impuesto: tipo de impuesto que fue retenido (ISR)
- importe: monto del impuesto retenido. Se obtiene del nodo de deducciones del complemento nómina
Deberá habilitarse los campos de “Nómina” para capturar los datos generales del trabajador.
El CFDI se puede emitir antes de realizar el pago correspondiente, o bien dentro de los tres días hábiles posteriores al mismo. En ambos casos se considerará que el CFDI se expidió y entregó en la fecha en que se cubran las remuneraciones que ampara (regla I.2.7.5.3., RMISC).
El empleador entregará o enviará a sus trabajadores el formato electrónico XML del recibo de nómina y de encontrarse imposibilitado a ello, podrá entregar una representación impresa del comprobante que contenga al menos el folio fiscal, el RFC del empleador y del trabajador (regla I.2.7.5.2., RMISC).
Los CFDI´s impresos deben firmarse por los trabajadores y así comprobar la entrega del recibo de pago de salarios y prestaciones.
Hasta esta parte del CFDI por nómina los campos son obligatorios, los siguientes apartados son optativos, por lo que el patrón puede o no requisitarlos, y tal como se señala en la sección laboral de esta misma edición en el tema “CFDI’s… más preguntas que respuestas”:
“si lo patrones llegasen a emitir la representación impresa en PDF de los CFDI’s pormenorizados para que sus colaboradores los firmen a manera de recibo de pago, ambas partes podrían tener serios inconvenientes para comprobar la realización y entrega de esos pagos en el caso de un juicio laboral o una inspección del trabajo.”
En el caso de que el empleador decida requisitar estos campos, debe habilitar el apartado de “Percepciones”. El campo relativo al “Tipo (Agrupador)” presenta un menú desplegable para seleccionar el que corresponda a cada trabajador en específico.
Una vez seleccionado el concepto del pago y los datos de este se pulsa el botón “Agregar Percepción”, para guardarlos.
Con ello se abrirá un nuevo campo para continuar con la captura de otras percepciones. Por ejemplo, para este trabajador se tiene el pago de horas extras por $428.00, de las cuales el 50% está exento.
A continuación se habilita el apartado “Deducciones” para capturar las correspondientes al periodo del pago, para lo cual se muestra un menú de opciones.
Cuando se termine de capturar cada deducción se pulsa el botón “Agregar Deducción” para conservar el cambio y continuar con las siguientes capturas que sean necesarias.
Como el trabajador obtuvo ingresos por horas extras, se habilita este apartado para capturar la información de dichas horas.
Por último, se pulsa el botón “Sellar comprobante” para firmarlo con la Fiel del contribuyente y “Sellar y Certificar”.
Conclusión
Es indispensable conocer los diversos medios por los cuales puede un contribuyente emitir sus CFDI, pues estos son el único medio para poder deducir o acreditar, así como para cumplir con las nuevas obligaciones de emitirlos como por ejemplo en el pago de salarios. La omisión de esta obligación puede traer importantes sanciones para los contribuyentes que oscilan de $1,210.00 a $69,000.00 (arts. 83, fracc. VII y 84 fracc. IV, CFF).
