Factura electrónica

Extracto del documento ?Factura Electrónica Guía Básica de Implementación?, en la cual se evidencia a Buzón Fiscal como la mejor solución

1. Premisas
Para muchos, la Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital, como ha dado en llamarle el Servicio de Administración Tributaria, es un fenómeno nuevo cuya complejidad es razón más que su½ciente para ni siquiera considerar su adopción.

Sin embargo, lo cierto es que la Factura Electrónica no es sino la culminación de un largo proceso de asimilación y adopción de las tecnologías de la información en los procesos operativos y comerciales tanto de entidades de gobierno, como de un número cada vez mayor de empresas que ven en los medios electrónicos una forma más segura, e½ciente y económica de interactuar con ciudadanos, clientes y socios de negocios.

Ese proceso, cuyos inicios se remontan al menos a 1996 cuando el entonces denominado Comité EDI México reunía semanalmente a un grupo heterogéno de especialistas, buscaba fundamentalmente las mejores vías de regulación para el naciente comercio electrónico en nuestro país.

Una Norma O½cial Mexicana, una reforma a los Códigos Civil y de Comercio y hasta una reforma al Código Fiscal de la Federación fueron algunas de las propuestas surgidas de aquellas reuniones, la mayoría de las cuales fueron promulgadas en los distintos ámbitos en que fueron presentadas, excepto aquella que hacia alusión precisamente a la Factura Electrónica.

Para finales de 2003, la gran mayoría de los involucrados daba por descontado que no habría reconocimiento legal de la Factura Electrónica por parte del SAT, al menos en el corto plazo.

Sin embargo y a pesar de las expectativas, en enero de 2004 se publican las reformas ahora por todos conocidas, generando con ello una gran controversia entre los sectores interesados, no sólo porque algunos consideraban no haber sido tomados en cuenta para esa reforma, sino incluso por el hecho de que en ella se daba entrada a un estándar tecnológico que aparentemente era contrario a lo que había venido impulsando la propia iniciativa privada.

Al día de hoy, aunque pocos dudan ya del valor de la reforma impulsada por el propio Servicio de Administración Tributaria y del estándar tecnológico de½nido en las reglas operativas publicadas  con posterioridad, muchos siguen a la espera de un mejor momento para adoptarla en sus procesos comerciales, o incluso siguen a la espera de un cambio de criterio que les permita seguir usando la infraestructura que hoy ya tienen.

Es un hecho que la reforma llegó para quedarse y más aún que no habrá tal ?viraje tecnológico?con respecto al estándar, al menos no en el corto o mediano plazo, y las razones son muy simples: su adopción puede masi½carse, su implementación es más rápida y su costo es substancialmente menor.

1.1. Decisión
Contrario a la idea por algunos difundida de que la implementación de la Factura Electrónica es sólo para grandes empresas o incluso para entes comerciales con so½sticadas infraestructuras tecnológicas, el uso de los Comprobantes Fiscales Digitales está hoy más que nunca al alcance de todos, desde profesionistas independientes hasta micro y pequeñas empresas.

Por más simple que parezca la a½rmación, su uso es cuestión de decisión, aunque se trata por supuesto de una decisión que no lo exenta de tener cuidado en al menos dos puntos clave: primero, hacer la elección correcta del sistema de facturación electrónica que se utilizará y, segundo, hacer los cambios operativos y de seguridad que el propio concepto involucra.

Para estar en condiciones de elegir el sistema apropiado, se deberá estar atento particularmente al escenario mismo de negocios en que su empresa está inmersa. Ya sea que se trate de un desarrollo propio, de una aplicación comercial o bien de un servicio basado en web, el sistema que elija deberá facilitarle la interacción con todos sus clientes o socios de negocios sin distinción de tamaño e infraestructura.

Pero más importante aun que esa interacción, es el hecho de que deberá asegurarse que el sistema que se elija cumpla invariablemente con todos y cada uno de los requisitos de½nidos por el SAT.

En cuanto a los cambios en su modo de operar y en la seguridad, la principal consideración que se deberá tener en cuenta es el hecho de que el uso de un Certificado Digital (ya sea el de Firma Electrónica Avanzada o el de Sello Digital) tendrá las mismas consecuencias legales que hoy tiene el uso de una ½rma autógrafa en los procesos comerciales.

Ignorar este principio puede acarrearle serios problemas, por lo que la mejor recomendación es que revise y de½na con sumo cuidado la forma en que administrará este nuevo elemento de transacción comercial y de interacción con el SAT, tanto con respecto a las políticas de uso, como con respecto a las personas autorizadas para ello. 

1.2. Elementos
Una vez que tenga claramente de½nidos esos escenarios y sus implicaciones, tome entonces la decisión de hacer uso de los medios electrónicos para emitir Comprobantes Fiscales Digitales. Si ya lo ha decido, deberá entonces contar al menos con los siguientes elementos:

  1. Certificado Digital de Firma Electrónica Avanzada,
  2. Certificado Digital de Sello,
  3. Folios autorizados por el SAT, y
  4. Sistema de Facturación Electrónica.

Para obtener los elementos 1 a 3 deberá hacer uso de las aplicaciones y servicios puestos a su disposición por parte del SAT, mientras que para obtener el elemento número 4 deberá desarrollar o adquirir la solución que mejor se acomode a sus intereses y necesidades.

De ahí el objetivo de esta guía, fue desarrollada con el propósito de orientarlo paso a paso en el uso básico de la solución web BUZÓN FISCAL, no pretende ser un manual exhaustivo y su contenido puede estar sujeto a errores u omisiones propios de su naturaleza, por lo que le recomendamos acudir siempre al Servicio de Administración Tributaria (SAT) para validar cualquier información u opinión aquí expresada.