Cómo obtener el RFC de los trabajadores

Pasos y recomendaciones para obtener el Registro Federal de Contribuyentes

Colaboración de la consultora fiscal de IDC L.C. Xochiquetzal Ramírez.

En la época actual pareciera difícil que se estén llevando a cabo contrataciones de personal, sin embargo, México es un país con una gran necesidad de crecimiento y oportunidad, es por ello que para apoyar a aquellas empresas que estén o empiecen a contratar trabajadores y deseen cumplir con la obligación de inscribirlos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), se desarrolla el siguiente caso práctico.

Es obligación de quien efectúe pagos por salarios y asimilados a personas físicas, el de inscribirlas en el RFC, de acuerdo con el quinto párrafo del artículo 27 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

En estos momentos existen dos procedimientos para cumplir con tal deber, el primero de ellos, conforme a diversa normatividad prevista en el CFF, su Reglamento, Resolución Miscelánea Fiscal 2009 (RMISC), y Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR); el segundo, es la práctica impuesta por la autoridad tributaria, misma que no se encuentra regulada.

Primeramente, se analizan los lineamientos respectivos en las diversas disposiciones fiscales.

Fecha del aviso de inscripción

La solicitud deberá presentarse dentro del mes siguiente al día en que los trabajadores o asimilados inicien la prestación de servicios (numeral 15, fracción III del RCFF).

Autoridad ante la que se presenta

En términos del artículo 16 del RCFF, será ante la autoridad recaudadora correspondiente al domicilio fiscal del asalariado o asimilado, sin embargo, en la regla II.2.3.1.2. de la RMISC se establece que se deberá presentar ante la Administración Local de Servicios al Contribuyente (ALSC) correspondiente al domicilio de quien realiza los pagos respectivos.

Trámite

La empresa ?Artesanías Personalizadas S.A. de C.V.?, esta iniciando operaciones y contrata a cinco personas que le prestarán servicios personales subordinados y desea inscribirlas en el RFC, empero, una de ellas proporciona copia de su constancia ante el RFC, por haber laborado y percibido anteriormente ingresos por salarios.

Para inscribir a los otros trabajadores se observa lo siguiente:

Según las disposiciones legales existentes

Exhibir un escrito (solicitud) con las formalidades de los artículos 18 y 18-A del CFF; adicionalmente anexar un dispositivo magnético (disquete) con determinadas especificaciones, características e información relativa a los asalariados y asimilables, así como datos propios del empleador, los cuales se encuentran descritos en el Anexo 1, rubro C, numeral 6, inciso d), punto (3) ?información para la inscripción de asalariados?, de la RMISC, publicado el 4 de mayo de 2009.

Al presentarse el representante legal ante la ALSC que le correspondía, dicho trámite no le fue aceptado por la autoridad, informándole que quien debe darse de alta es directamente el contribuyente, es decir, el trabajador, solicitando previa cita y con información específica.

Conforme a la práctica

La negativa de la autoridad de aceptar el procedimiento regulado antes descrito, ocasiona desconcierto entre los patrones que desean cumplir con tal obligación, pues el modo admitido es indicado por el servicio de orientación telefónica del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el número 018004636728, o bien, en Servicios al Contribuyente de la Administración respectiva.

Es de resaltar que la gestión se deberá efectuar directamente por el trabajador, o en su caso por el prestador de servicios que desea que le hagan retenciones de ISR conforme al Capítulo I del Título IV de la LISR (asimilados), por ello, la empresa ?Artesanías Personalizadas S.A. de C.V.?, solicitó a sus trabajadores realizar el procedimiento conducente.

Caso en que no procede la inscripción

Si el trabajador ya ha estado inscrito en el RFC anteriormente, deberá proporcionarle al empleador copia de la constancia que acredite tal calidad, cumpliendo así la obligación de proporcionar datos para su inscripción.

Si el trabajador ya tenía precedente de haber laborado y no tiene constancia de inscripción en el RFC, puede gestionar tal comprobante en la ALSC que le corresponda.

Otra forma de cumplir con la obligación relativa

Durante los últimos ejercicios, la autoridad mediante la emisión de reglas administrativas ha tenido por cumplida la obligación de inscribir al RFC a los trabajadores, cuando en la Declaración Informativa Múltiple (DIM) del ejercicio respectivo, contenga  la información del RFC a diez posiciones y CURP de las citadas personas.

Es importante mencionar que, si bien la autoridad ha estado emitiendo las reglas administrativas, éstas han sido publicadas posteriormente a la presentación del DIM (febrero del año siguiente), situación que causa inseguridad a los contribuyentes y  no garantiza la publicación de la misma año tras año.

Infracciones y sanciones

El incumplimiento de la obligación en estudio, puede originar consecuencias financieras importantes para la persona física o moral obligada, que son las siguientes:

  • se considera una infracción vinculada con el RFC, el no presentar solicitud de inscripción a nombre de un tercero cuando legalmente se esté obligado a ello o hacerlo extemporáneamente, salvo cuando la solicitud se presente espontáneamente (numeral 79, fracción II del CFF). La sanción pecuniaria asciende de $2,440.00 a $7,340.00 (artículo 80, fracción I del CFF).
  • el artículo 118 de la LISR contempla diversas obligaciones para quienes hagan pagos por salarios y asimilados, dentro de ellas en su fracción VI se demanda que se solicite a las personas que contraten para prestar servicios subordinados, les proporcionen los datos necesarios a fin de inscribirlas en el RFC, excepto cuando las mismas hubiesen sido inscritas con anterioridad y proporcionen su clave del citado registro. Dicha obligación es relevante, para las deducciones de las personas morales en materia del ISR, debido a que la fracción V, del artículo 31 de la LISR, determina como requisito para quien pretende hacer la respectiva deducción de esta clase de erogaciones, que se cumpla, entre otras obligaciones, con la referida fracción VI, del artículo 118, es decir, si no se cumple con la misma, la nómina será no deducible
  • se tiene el mismo efecto, tratándose de personas físicas que realicen las mismas erogaciones, por así disponerlo los numerales 125, último párrafo; 134, primer párrafo y 172, fracción VII de la LISR
  • otra obligación adicional, expresada en la fracción V del artículo 31, mencionado, es que se cumplan  con las obligaciones  relativas al subsidio al empleo, previstas en el artículo octavo del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones federales, de fecha 1o de octubre de 2007, donde se prescribe que para que proceda el acreditamiento del subsidio para el empleo contra el ISR propio y el ISR retenido, se deberá cumplir con la fracción VI del multicitado artículo 118
  • en el impuesto empresarial a tasa única (IETU), no existe repercusión si se incumple con la mencionada obligación, derivado de que en su artículo quinto, fracción I, segundo párrafo, manifiesta la no deducción de todas aquellas erogaciones que para la persona que las reciba se encuentren señalados en el artículo 110 de la LISR  (ingresos por salarios y asimilados a salarios)
  • para efectos del acreditamiento del crédito fiscal de nóminas regulado en el penúltimo párrafo, tanto los artículos 8o y 10o de la LIETU no remiten al cumplimiento de la obligación aquí desarrollada, en su caso, sólo obligan a enterar las retenciones de conformidad con el artículo 113 de la LISR, y que efectivamente se entreguen las cantidades de subsidio al empleo que procedan a los trabajadores.

Conclusiones

El inscribir a los trabajadores en el RFC, amén de ser una carga administrativa para los patrones, en la práctica es un motivo de incertidumbre jurídica, debido a que los lineamientos y procedimientos emitidos por las autoridades competentes no son observados por ellos mismos, situación que causa confusión para quienes pretenden cumplir con dichas disposiciones.