Antecedentes
A diario surgen en todo el mundo novedades tecnológicas que sobrepasan las espectativas de los usarios, esta innovación e inventiva se da en todos los ámbitos y a todos niveles, desde dispositivos electrónicos y máquinas capaces de realizar funciones sorprendentes hasta la reinvención de procesos administrativos para hacer más eficientes a las empresas u organizaciones, en opinión del L.C. Emmanuel Guerrero Quintal, contralor General de Isla Development México, S de RL de CV. Uno de los campos donde se está dando una revolución muy importante es el de la información, ya que existen avances importantes que buscan mejorar la manera como trabajamos. La misma evolución se observa en la actividad de la contaduría, pues en el procesamiento de información de la contabilidad también se han adoptado tecnologías o herramientas que permiten realizar el mejor cumplimiento de los objetivos. Así, para entender el estado que guarda la modernidad en los sistemas de administración de información financiera, recapitularemos cómo podemos lograr obtener información más eficiente y con mayores opciones.
Importancia de la contabilidad
El objetivo principal de la información contable es la de proporcionar a las personas los elementos para la correcta toma de decisiones, y mientras más precisa sea ésta, se tendrá una mejor perspectiva para decidir.
Ahora bien, según las Normas de Información Financiera (NIF), la información financiera que emana de la contabilidad muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, cuya utilidad, como se comentó, permite al usuario general la toma de sus decisiones económicas. Asimismo, la ?contabilidad? es definida como una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.
Por otro lado, el campo de la tecnología de la información abarca el uso de sistemas basados en computadoras para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar información. Estos sistemas han avanzado desde la clave Morse hasta la computadora personal y el Internet en nuestra época.
Como puede observarse, tanto la contabilidad como la informática tienen en común la palabra información. La conjunción de estas dos esferas, con el uso adecuado de las tecnologías de información actuales aplicadas al desarrollo y mejoramiento de los procesos y métodos de la contaduría, nos llevará ineludiblemente a producir información de mayor calidad y mantener una modernización continua de los sistemas de información.
Área de oportunidad
Las normas contables son revisadas y actualizadas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C., organismo independiente encargado del desarrollo de la normatividad contable aplicable en México, empero, el procesamiento de información contable es responsabilidad de los particulares, quienes pueden modernizar sus sistemas sin límites según sus necesidades; evidentemente para realizar esta tarea se requiere repensar muchos conceptos, innovar y ejercer toda nuestra creatividad para evaluar lo que nos ofrecen los paquetes y sistemas contables actuales con el objeto que respondan a las expectativas tecnológicas más importantes. A continuación se mencionan algunos puntos de mejora en esta profesión donde se busca aprovechar al máximo las tecnologías de la información disponibles hoy en día.
Beneficios de los comprobantes digitales
La autoridad fiscal no ha sido ajena a la modernización tecnológica, y con motivo de las reformas se introdujo la opción de emitir este tipo de comprobantes. Con ello, el uso de medios físicos para el manejo de la información se ha venido haciendo obsoleto y está siendo reemplazado por medios digitales. Los primeros que han asumido ese reto son las grandes corporaciones quienes ya vienen usando estos comprobantes impulsados por la autoridad hacendaria, sin embargo, esta tecnología aún no se ha logrado implantar de manera general entre todo el universo de contribuyentes, principalmente por la complejidad de su instrumentación en las empresas y por la falta de difusión.
Las principales ventajas se obervan en el ahorro para procesar su generación, captura, entrega y almacenamiento, asimismo, su integración resulta segura y automática a la contabilidad. Su mayor potencial, en este momento, es en el de las operaciones de e-commerce, dado que las operaciones en este caso se dan en línea. Un ejemplo del uso de esta misma tecnología se presenta en la venta de boletos de avión, ya que en lugar del boleto tradicional impreso, se entrega al pasajero una clave que debe proporcionar al momento de abordar su vuelo.
Google OneBox
Con esta plataforma tecnológica se podrá tener acceso a toda la información de la empresa desde el cuadro de búsqueda de Google. Ofrece información relevante en tiempo real de todas las fuentes de contenido empresariales tales como servidores de archivos, correo electrónico, sistemas contables, calendarios empresariales, bases de datos, sistemas ERP y CRM.
Adicionalmente permite a sus usuarios:
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no dejar documentos olvidados en la red corporativa
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acceso a más fuentes de datos de manera inmediata
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obtener una perspectiva general de la situación
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tomar mejores decisiones al contar con más elementos
La información que procesa ese sistema se digitaliza de la siguiente forma:
Contabilidad online
Este concepto se refiere a contabilidad que puede hacerse directamente en el world wide web. Usualmente implica el uso de una aplicación web que trabaja a través de un navegador de Internet sin la necesidad de comprar o instalar ningún software. Se suele cobrar una cantidad fija al mes por el servicio y ayuda a los negocios a concentrarse en sus actividades centrales y evita los costos ocultos asociados con el software contable tradicional tales como instalación, actualizaciones, intercambio de archivos, respaldo y recuperación de desastres. Uno de los mejores programas en este campo es QuickBooks Online, cuyas principales características y beneficios que ofrece, son:
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acceso de múltiples usuarios
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acceso desde cualquier lugar mediante Internet
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base de datos compartida entre los usuarios
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cero administración para los usuarios finales
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muy económico para proveer servicio a una gran cantidad de usuarios
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software actualizado automáticamente por el proveedor del servicio
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ahorro de tiempo y dinero
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mejor control financiero al pasar de los registros físicos en papel al software contable en línea
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uso de facturas electrónicas
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interfaz del usuario más amigable e intuitiva
Google Maps para empresas
Con esta herramienta los negocios pueden integrar datos y crear sin problemas mapas en sus aplicaciones de todo tipo con el fin de ofrecer una experiencia de gran rendimiento. Mostrar ubicaciones del cliente, realizar el seguimiento de envíos, administrar instalaciones, prácticamente cualquier aplicación con datos de ubicación puede obtenerse de una vista geográfica. La plataforma permite a las empresas obtener, entre otros beneficios, los siguientes:
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administración de empleados y recursos en directo
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visualización al instante de ubicaciones de clientes y proveedores
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mejoras en operaciones y logística
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obtención de una tendencia geográfica de tendencias de ventas y de concentraciones de clientes:
Comentarios finales
En la medida que haya avances en las tecnologías de la información, ese mismo crecimiento debe aprovecharse en la contaduría para el beneficio de sus usuarios, en el entendido de que la innovación en los métodos y procesos de esta disciplina, debe ser un esfuerzo constante que permita una mejora continua permanente.
El cambio y la innovación deben estar siempre presentes en los usuarios y generadores de la información contable, de manera que la profesión se enriquezca y se nutra con todas las herramientas tecnológicas a su alcance.
