Somos una empresa fundada en 1992 y nuestro archivo de documentos esta lleno. Tenemos entendido que la documentación debe de conservarse 5 años, sin embargo, tenemos la duda si debemos de presentar aviso a la SHCP. Otro comentario es que la contabilidad fiscal y sus declaraciones no se están destruyendo, pero que pasa con la contabilidad administrativa como son las ordenes de producción, etc.
Respuesta:
A partir del 1º de enero de 1992, el plazo para conservar la contabilidad y la documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales se amplío de cinco a diez años; sin embargo, la fracción VI del artículo segundo transitorio del CFF, vigente a partir del 1º de enero de 1992, los plazos para conservar la contabilidad por los años de 1992 a 1995 son los que a continuación se indican:
Ejercicio1992
Plazo para la conservación6 años
Ejercicio 1993
Plazo para la conservación7 años
Ejercicio 1994 Plazo para la conservación8 años
Ejercicio 1995 Plazo para la conservación9 años
Por consiguiente, la persona moral debió conservar la documentación correspondiente al ejercicio 1992, hasta el ejercicio 1999.
Ahora bien, conforme al artículo segundo transitorio, fracción X del CFF de 1998, el plazo de la conservación de la documentación de ejercicios anteriores a 1998 será de 5 años siempre que las facultades de comprobación por parte de las autoridades fiscales no hayan sido efectuadas al contribuyente.
En este sentido, el artículo 30 del CFF indica: ?La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 y 25 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate?
Una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación, el contribuyente no tiene la obligación de presentar aviso a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación.
