Factura electrónica: obligación putativa

A diferencia de otros países, en México, para cualquier persona que desarrolla actividades en donde las disposiciones fiscales prevean la obligación de emitir un comprobante, se exige cumplir con una serie de requisitos estrictos, que en caso de no acatar provocan la imposición de una multa. Colateral a esta situación, se encuentra el deber de quien desea deducir una erogación o acreditar el impuesto al valor agregado (IVA) causado por ella, de verificar que se cumplen con los requisitos.

Si bien se contemplan diversas opciones para poder cumplir con esta obligación en las normas tributarias, las grandes empresas a efecto de disminuir los costos de su operación, además de evitar el requerimiento de grandes espacios, le solicitaron al fisco federal que instrumentara la expedición de comprobantes digitales, quien a su vez vio la oportunidad de contar con un mejor instrumento de fiscalización, sobre todo de los impuestos indirectos, por lo que emitió las disposiciones que pudieran llevar a la realidad esta opción, cuyo capítulo más importante se plasmó en la Cuarta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2008 (RMISC).

Este panorama nos obliga abordar los cuestionamientos más importantes relacionados con ello.

¿Resulta obligatoria la expedición de los comprobantes digitales?

Las personas físicas y morales que cuenten con un certificado de Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que éstos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes (artículo 29, séptimo párrafo del Código Fiscal de la Federación ?CFF?).

Como se observa, la palabra ?podrán? implica que no es obligatorio emitir comprobantes digitales, amén de que el artículo 29, octavo párrafo del CFF textualmente indica: ?Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir con las obligaciones siguientes??, con lo cual se ratifica que es una opción mas no una obligación.

¿Cuáles son los requisitos legales para poder emitir esta clase de comprobantes?

• Tramitar ante el SAT el certificado para el uso de los sellos digitales (puede utilizarse uno o varios)
• Incorporar en los comprobantes los siguientes datos:
  • nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida (impreso). Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes
  • lugar y fecha de expedición
  • clave del RFC de la persona a favor de quien se expida
  • cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen
  • valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos trasladados, desglosado por tasa de impuesto, en su caso
  • número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación
• Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital de acuerdo con el sistema electrónico con que cuente el contribuyente
• Imprimir el comprobante cuando sea solicitado por los clientes
• Cumplir con los requisitos que las leyes fiscales establezcan para el control de los pagos, ya sea en una sola exhibición o en parcialidades
• Cubrir las especificaciones en materia informática determinadas por el SAT

¿Cuáles son los requisitos adicionales que deben cumplirse?

La RMISC y su Anexo 20 establecen requisitos adicionales para la emisión de estos comprobantes (regla II.2.20.5.), donde sobresale el aspecto de que el sistema electrónico de contabilidad del contribuyente deberá tener validaciones que impidan, al momento de asignarse los comprobantes digitales, la duplicidad de folios y en su caso de series, asegurándose que los folios correspondan con el tipo de comprobantes.

El mencionado sistema generará, además, un reporte mensual que incluirá la FIEL del contribuyente, con la siguiente información, que se presentará al SAT:

• RFC del cliente, en su oportunidad se utilizará el genérico en operaciones con el público en general (XAXX010101000) y extranjeros (XEXX010101000)
• serie
• folio
• número y año de aprobación de los folios
• fecha y hora de emisión
• monto de la operación e IVA trasladado
• estado del comprobante (cancelado o vigente)
• cumplimiento de las especificaciones técnicas
• generación de sellos digitales

Ver comprobante de un impresos autorizado

Esta clase de comprobantes, ¿pueden ser emitidos con equipos propios o necesariamente es a través de un tercero?

La facturación electrónica puede ser realizada con los sistemas propios del contribuyente, o tiene la opción de contratar los servicios de uno o más proveedores autorizados, siempre que se manejen series de folios y certificados de sello digital diferentes entre cada uno de ellos.

Los contribuyentes que opten por emitir sus comprobantes de este modo, no podrán emitir de manera simultánea comprobantes fiscales digitales por sus propios medios (regla II.2.20.12. de la RMISC).

¿Es factible expedir simultáneamente comprobantes fiscales digitales y de otro tipo?

Una duda recurrente en el ejercicio de esta opción es saber si se cuenta con la posibilidad de emitir comprobantes digitales e impresos al mismo tiempo.

El CFF en su artículo 29 es categórico al señalar que quien opte por emitir comprobantes digitales no podrá emitir de otro tipo, salvo los que determine el SAT.

En este sentido, la regla I.2.15.3. de la RMISC prevé dos supuestos en los cuales se permitirá la expedición simultánea de comprobantes digitales con otro tipo:

• se emitan comprobantes simplificados en operaciones con el público en general (artículo 37, fracciones I y II del RCFF)
• sean los comprobantes tradicionales en papel, siempre y cuando se:
  • trate de contribuyentes que dictaminen o hubiesen optado por dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales en el ejercicio fiscal inmediato anterior
  • incluya en el reporte mensual los datos de los comprobantes fiscales generados

¿Cuánto tiempo es necesario conservar los comprobantes fiscales digitales?

Estos comprobantes forman parte de la contabilidad de las empresas, por lo que deben conservarse por el mismo plazo, que en términos generales es de cinco años para efectos fiscales.

En este punto, cabe recordar que la contabilidad debe llevarse en el domicilio fiscal del contribuyente, pero si se trata de alguien que contrató los servicios de un proveedor autorizado para emitir comprobantes fiscales digitales, es factible procesar a través de medios electrónicos, datos e información de su contabilidad en lugar distinto a dicho domicilio, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del mismo (artículo 28, fracción III del CFF).

¿Sigue vigente la autoimpresión? ¿Cuáles son los efectos que surgen para quienes expiden o reciben un comprobante de esta clase?

Por la íntima vinculación que tiene la autoimpresión con los grandes negocios, que se verán obligados seguramente a adoptar la opción de una facturación electrónica, es necesario observar los escenarios jurídicos para quien expide y recibe un comprobante auto impreso derivado de la derogación de esta opción, aun cuando en este momento continúa vigente.

Para quien expide el comprobante

A partir del 1o de julio de 2008 fue derogada la regla II.2.4.6. que permitía la facilidad de la autoimpresión. No obstante, el artículo segundo transitorio de la Primera Resolución  de Modificaciones a la RMISC estableció que quienes contaran con autorización, podían seguir imprimiendo sus comprobantes hasta en tanto continúe vigente la RMISC, es decir, hasta el 30 de abril de 2009. El mismo beneficio se concedió a quien hubiese presentado el trámite para la autorización antes del inicio de vigencia de la Modificación.

Después del 30 de abril, los contribuyentes deberán emitir comprobantes impresos por establecimientos autorizados o comprobantes fiscales digitales (factura electrónica), o en su caso, expedir simultáneamente ambos tipos de comprobantes.

En el citado artículo transitorio se precisó que los contribuyentes que del 1o de julio de 2008 al 30 de abril de 2009 impriman sus propios comprobantes fiscales, debían presentar en enero de 2009 un aviso en el que bajo protesta de decir verdad declarasen que reunían los requisitos actuales para continuar autorizados para imprimir sus propios comprobantes fiscales, así como reportar al SAT los folios utilizados en los mismos plazos y medios que establecía la regla II.2.4.6. hasta antes de su derogación.

En estas condiciones, si los contribuyentes por alguna razón no presentaron el aviso de referencia, no habrán cumplido con la condición necesaria para poder aplicar la facilidad de la autoimpresión, con lo que estarían obligados a ya no aplicarla y expedir comprobantes impresos por establecimientos autorizados o digitales, y se verían en una problemática jurídica grave, ya que se podría considerar que los comprobantes impresos por ellos mismos del período de julio de 2008 a enero de 2009 carecen de validez, pues en realidad no se habrá ejercido la opción al no cumplir con la condición exigida por la regla administrativa, y podría pretender la autoridad tributaria imponerles una sanción pecuniaria.

En este punto, a pesar de que la disposición no señaló la forma en que debía cumplirse la obligación, la página de Internet del SAT indicó que la presentación tanto del aviso como el reporte sería por medios electrónicos, por lo que no era aplicable la prórroga del plazo en términos del artículo 12 del CFF, en consecuencia, quien no lo hubiese enviado electrónicamente a más tardar el 31 de enero, no podía hacerlo después y alegar que se cumplió en tiempo porque ese día era inhábil.

También el propio portal acotó que la presentación del aviso era para continuar con la autorización, por ende, todos los comprobantes expedidos antes de finales de enero debieran considerarse válidos. No obstante este señalamiento, la controversia jurídica apuntada en el párrafo anterior podría generarse al no existir disposición expresa al respecto.

Cabe recordar que la opción está prevista en la RMISC, ni siquiera proviene de algún precepto del CFF, por lo que la defensa se vería limitada.

Para quien recibe el comprobante

El contribuyente que recibe un comprobante de esta naturaleza, que pretende darle un efecto fiscal, en primera instancia debe recordar que la opción sólo estará vigente hasta el 30 de abril de 2009, por lo que si recibe un comprobante expedido con fecha posterior no podría deducir la erogación ni acreditar el IVA correspondiente, dado que aquél no sería válido.

Ahora bien, si el autoimpresor no envió el aviso y reporte ya indicados, con el objeto de evitar controversias con la autoridad tributaria y poner en riesgo la deducción o acreditamiento relativos, será necesario localizar en la página de Internet del SAT   que la persona tiene vigente su autorización e imprimir la página como una prueba por un futuro juicio (verbigracia si en ese momento ya no era válida la autorización). En el evento de no ubicarlo en la referida página, es recomendable no recibir el comprobante y solicitarle la emisión de uno impreso o digital.

Si como se mencionó, ya no se podrá auto imprimir comprobantes, los contribuyentes que ejercieron esta opción, ¿están obligados a contar con una facturación electrónica?

Legalmente no tienen la obligación de hacerlo, pueden optar por expedir comprobantes tradicionales en papel por un establecimiento autorizado o ejercer la facturación electrónica.

No obstante, por la cantidad de operaciones celebradas por este tipo de contribuyentes, resulta económicamente hablando más viable la expedición de comprobantes fiscales digitales.

Los contribuyentes que contaban con la autorización para auto imprimir sus comprobantes y que los emitían masivamente, inclusive entregándolos por el correo, ¿de qué manera podrían seguir con su operación normal ahora que opten por la facturación electrónica?

Estos contribuyentes tienen la capacidad administrativa y electrónica para emitir sus propios comprobantes digitales, y en este sentido, tienen la opción de imprimirlo, y ya impreso distribuirlo por correo como lo venían haciendo sin problema alguno.

¿Sigue siendo válida la opción de la autofacturación? En caso afirmativo, ¿de qué manera?

Como es sabido, la Cuarta Modificación a la RMISC derogó el Capítulo I.2.5. que contenía la facilidad de la autofacturación; empero, adicionó el Capítulo I.2.22. intitulado ?Expedición de comprobantes fiscales digitales por las ventas realizadas y servicios prestados por personas físicas?, que contempla una nueva opción de ?autofacturación? con las siguientes diferencias básicas:

• se permite inscribir al RFC a través de los adquirentes o arrendadores (personas físicas y morales) a personas del sector primario con el mismo nivel de ingresos y productos (primera enajenación), o a quien otorga el uso o goce temporal de inmuebles para la colocación de anuncios publicitarios panorámicos y promocionales, así como para la colocación de antenas utilizadas en la transmisión de señales de telefonía, o pequeños mineros (no aplica a metales preciosos), respectivamente, como lo indicaba la antigua autofacturación, quienes deberán proporcionar los datos para ello, o si ya están inscritos su clave en el RFC
• se expedirán comprobantes fiscales digitales haciendo uso de los servicios prestados para tales efectos por un tercero autorizado por el SAT contratado por medio de las personas a quienes enajenen sus productos o celebren el contrato de arrendamiento
• los contribuyentes que rebasen el nivel de ingresos para poder acceder a los beneficios indicados, deberán cumplir con sus obligaciones en los términos de las disposiciones fiscales aplicables y continuar expidiendo sus comprobantes fiscales digitales
• se mantiene, en el caso del arrendamiento de inmuebles, la retención del 20% por concepto del impuesto sobre la renta (ISR) y el total del IVA
• se podrán comprobar las erogaciones realizadas por dichos conceptos con comprobante fiscal digital emitido a través de un proveedor de servicios de generación y envío de esta clase de comprobantes, y se podrá contratar a uno o más prestadores
• será necesario que se señalen los elementos de identificación del enajenante o arrendador, y la clave del RFC del adquirente, recibir los archivos electrónicos y conservarlos en la contabilidad; se entregará una de las representaciones impresas del comprobante a la persona física, quien acusaría de recibo con su firma, documento a conservar en su contabilidad, pero por el período de octubre de 2008 al 31 de mayo de 2009, no será necesario si se cuenta con el formato y se cumplen los requisitos que publique el SAT en su página

¿Cuáles serían las obligaciones de quienes proporcionen el servicio para expedir comprobantes digitales?

Los proveedores de servicios deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

• solicitar al SAT, el certificado de sello digital para la expedición de comprobantes fiscales digitales de las personas físicas indicadas
• verificar en la página de Internet del SAT, el identificador que deberá utilizar en todos los comprobantes que emita al amparo de esta regla, anteponiéndolo al número de folio de los mismos
• asignar por cada una de las personas físicas un número consecutivo de folio irrepetible por cada comprobante emitido
• validar que la clave del RFC del enajenante se encuentre inscrita efectivamente y pueda emitir sus comprobantes bajo esta facilidad. El SAT publicará en su página en Internet el procedimiento y servicio para realizar esta actividad
• enviar al SAT dentro de los primeros 10 días de los meses de julio de 2009 y enero de 2010, el archivo con los datos de los comprobantes fiscales digitales emitidos de las personas físicas del semestre que se reporta. La especificación técnica para integrar la información y su procedimiento de envío será el publicado por el SAT en su página de Internet
• poner a disposición de los contribuyentes que apliquen la facilidad con quien hubiesen celebrado el contrato de prestación de servicios, los medios para que aquéllos puedan consultar y descargar los comprobantes fiscales digitales emitidos, así como la representación impresa de los mismos
• generar y emitir los comprobantes fiscales digitales que cumplan los requisitos que prevén los artículos 29 y 29-A del CFF, así como los señalados en las reglas II.2.20.5., fracciones V y VI, y II.2.20.7., salvo lo indicado en las fracciones VI y VII, y los establecidos en la fracción XI de la regla II.2.20.11. El sello deberá generarse con el certificado de sello digital
• cumplir con casi todas las obligaciones que tienen esta clase de prestadores

Si una persona adquirió cualquiera de los productos por los cuales se podía aplicar la opción de la antigua autofacturación, ¿sería válida la deducción en el impuesto empresarial a tasa única (IETU)?

En principio, la facilidad de la autofacturación no puede aplicarse para efectos del IETU, máxime que el artículo 6o, fracción IV de la LIETU considera que no cumplen los requisitos de deducibilidad aquellas erogaciones amparadas con comprobantes expedidos por quien efectuó la erogación, es decir, los emitidos por los propios contribuyentes como es el supuesto de la antigua autofacturación.

Ahora bien, el numeral décimo tercero transitorio de la LIETU permitió por el ejercicio 2008 aplicar dicha facilidad; empero, lo limitó precisamente al año anterior sin que pueda hacerse extensivo al presente ejercicio, por lo que el beneficio de la autofacturación se ve acotado en cuanto al ejercicio en que podía llevarse a cabo.

No obstante, con la entrada en vigor del nuevo esquema de autofacturación mediante la expedición de comprobantes fiscales digitales por medio de un prestador del servicio, es factible deducir la erogación respectiva.

Ciertamente, los bienes descritos en las anteriores reglas I.2.5.1. y I.2.5.3. de la RMISC son los que ahora se refiere la regla I.2.22.1., por lo que en 2009 para quien adquiera los mismos de personas no inscritas en el RFC, podrán comprobar las erogaciones como se preveía en la anterior autofacturación, y poderlas deducir en el IETU, siempre y cuando sea la única que se haga en tal ejercicio, y se inicie respecto del proveedor el procedimiento para inscribirlo en el RFC, y en consecuencia ya se le aplique el nuevo esquema de ?autofacturación? (artículo tercero transitorio de la Cuarta Resolución de Modificaciones a la RMISC).

Las normas tributarias conceden la posibilidad de deducir por medio del estado de cuenta bancario, cumpliendo con una serie de requisitos. Esta opción ¿puede ejercerse con medios electrónicos?

Del contenido del artículo 29-C del CFF y las reglas I.2.4.15. y I.2.4.16. de la RMISC no se desprende la posibilidad de que si se recibe un estado de cuenta de manera electrónica pueda aplicarse esta opción.

Sin embargo, el SAT ha señalado extraoficialmente que en el segundo trimestre de este año, los estados de cuenta bancarios que bajen los contribuyentes por Internet servirán como un comprobante fiscal, para lo cual se emitirán las reglas respectivas.

Si se opta por la facturación electrónica, ¿se tendría entonces la ventaja de generar la información para presentar de manera inmediata una declaración de impuestos?

En este momento los programas no cuentan con dispositivos que generen de manera automática la información que se presenta en una declaración de impuestos, ya que necesariamente se requieren otros datos de la contabilidad para ello, amén de la interpretación a las disposiciones fiscales.

Corolario

La facturación electrónica ha dejado de ser un mero proyecto, y ahora representa el medio que será utilizado por un gran número de contribuyentes para cumplir con la obligación de expedir legalmente los comprobantes por las operaciones que se realicen, por lo cual el hecho de contar con el desahogo de las inquietudes que ello genera, apoya cabalmente a los contadores o asesores de las empresas.