Pérdida de libros y registros contables

Pérdida de libros y registros contables

Independientemente de que por caso fortuito o fuerza mayor, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad conforme a la legislación mercantil y fiscal hubieren perdido parcial o totalmente los registros que integran la contabilidad, no significa la liberación de la obligación de conservar los registros correspondientes, ya que de éstos se deriva tanto el derecho de cada uno de los socios sobre el haber patrimonial, como los derechos de terceros entre los cuales se encuentra el Fisco Federal.

De producirse la pérdida o inutilización de libros y registros contables, debe atenderse a lo dispuesto por el artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF). El numeral señalado indica, que en el caso de destrucción o inutilización total, pérdida o robo de los libros, registros o colecciones de hojas foliadas, el contribuyente debe asentar en los nuevos libros o registros los asientos relativos al ejercicio en que sucedió la inutilización, destrucción, pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.

De lo anterior se desprende lo siguiente:

  • existe la obligación de reponer inmediatamente los registros contables, al menos por el ejercicio en el que se presentó el evento,
  • las autoridades permiten que los asientos contables de repuesto no sean efectuados analíticamente, dada la dificultad material que ello implicaría, aun cuando exigen que al menos se realice por concentración, bajo las pautas indicadas por los principios de contabilidad generalmente aceptados,
  • es importante que se proceda también precautoriamente a solicitar de las autoridades administradoras fiscales, copia de todas y cada una de las declaraciones y avisos presentados durante el ejercicio, incluso los de carácter meramente informativo,
  • para avalar debidamente el hecho de una contabilidad reconstruida ?que al menos debe contener la información por concentración? el propio artículo 33 del RCFF señala, que el contribuyente debe conservar en su caso, el documento público en el que consten los hechos ocurridos, por un período igual al en que las autoridades fiscales conservan sus facultades de comprobación, y
  • las autoridades fiscales, en caso de que ejercidas sus facultades de comprobación no encuentren reconstruida la información contable al menos en concentración, podrán determinar presuntivamente el monto de las operaciones y la utilidad fiscal con base en los informes que tenga, y los que recabe de terceros relacionados con el contribuyente.

Debe tenerse presente, que las autoridades fiscales en todo momento conservan sus facultades de comprobación y determinación de contribuciones, y el hecho de que por un siniestro hubiere desaparecido la información contable, no es óbice para liberar al contribuyente de las secuelas de una revisión directa (entiéndase visita domiciliaria), donde las mismas pueden válidamente allegarse información de terceros.