Convocatoria ¿en medios electrónicos?

Si se establece en el acta de la sociedad la ley no prohíbe que aquella se emita usando nuevas tecnologías
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En las sociedades mercantiles el órgano supremo lo conforma la Asamblea General de Accionistas, que es la que acuerda y ratifica las operaciones que se realizan. Esta se deberá reunir por lo menos una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social correspondiente a ese periodo.

Para la realización de esas reuniones es menester hacer una convocatoria de asamblea, ya sea por el administrador, el Consejo de Administración, o por los Comisarios, mediante la publicación de un aviso en el periódico de mayor circulación del lugar de residencia de la sociedad, conforme a los artículos 183 y 186 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).

La publicación del aviso, de acuerdo con esta norma, se limita a que se haga en un diario, pero no especifica si deberá ser impreso o digital, aun cuando por la época de la publicación original de la ley, y al no haberse modificado, se entendería que es el impreso. Asimismo, no otorga opciones para efectuar las convocatoriasa través de herramientas más económicas, ágiles y simples.

Una opción viable se vislumbra en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s), que en  el sistema jurídico nacional ha tomado gran relevancia con la inclusión de juicios en línea, notificaciones por medios electrónicos, utilización de expedientes digitales, etc.

No obstante, es una tendencia observada en limitadas materias (juicios de amparo y de nulidad) y restringida a los procesos jurisdiccionales. De igual manera se ve su aplicación en el denominado gobierno electrónico, primordialmente en el ámbito tributario.

Por otro lado, dentro de la materia mercantil, el Código de Comercio engloba la aplicación de medios digitales en su Título de Comercio Electrónico, cuyo objeto es regular los actos de comercio en los que se empleen estas plataformas para la transferencia, generación o archivo de mensajes de datos.

Sobresale la inclusión de la firma electrónica y la firma electrónica avanzada. La primera se refiere a los datos que en forma electrónica son depositados en un mensaje para identificar al firmante en relación con el contenido, indicando que el firmante aprueba la información, produciendo la eficacia legal de una firma autógrafa, y la siguiente como aquella firma electrónicaque cumpla con que: los datos de su creación están bajo el uso exclusivo del suscriptor; la posibilidad de detectar cualquier alteración de la firma electrónica y de la integridad de la información, hechas después de la firma.

Además, en los actos de comercio y en la formación de los mismos podrán emplearse los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, pero es la regla general que no podría prevalecer sobre la específica.

Ahora bien, las sociedades se erigen mediante una escritura llamada constitutiva que contiene el nombre de los socios; el objeto social; la razón o denominación social, etc. Pero lo más importante es que delimita las bases sobre las cuales se desplegará la organización y funcionamiento (art. 6, LGSM).

A partir de ese dispositivo se colige la apertura de la ley para dejar en libertad a las empresas de decidir cómo van a funcionar, siempre que estén dentro de sus límites. En el tema de las convocatorias se prevé que podrán decidir la forma en que se realizaran dentro de los estatutos, y de no contenerse en ellos, se estará a lo que determine el propio ordenamiento legal (art. 178, LGSM).

Con estos antecedentes, se entrevé la probabilidad de conciliar la publicación de convocatorias con los instrumentos tecnológicos a través de un sistema de información, pues instituye plena eficacia jurídica y sería una alternativa para dar aviso a los accionistas con un menor costo y mayor rapidez.

Esa frontera debe ser eliminada a manera que los particulares puedan acceder al uso de estos mecanismos en los actos para los cuales la ley requiere de una formalidad específica.

Entonces, si la realización de las convocatorias por medios electrónicos no se encuentra expresamente prohibida por la ley, y se contempla así dentro de los estatutos de la sociedad, no habría limitación jurídica para su validez. Por el contrario, si la cuestión no fue contemplada y se quisiera hacer uso de la tecnología para este efecto, se encontrará indefectiblemente con un tope, al no estar considerado por la norma particular y será mejor seguir con la publicación tradicional.