El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) habilitó en su página de Internet un generador automático de Avisos de Privacidad, a fin de que los particulares que manejan datos personales de sus clientes puedan cumplir con sus obligaciones en esta materia.
Para utilizar esta herramienta debes acceder a la página de Internet del IFAI y dar clic en la opción Generador de Avisos de Privacidad que se encuentra en la parte inferior derecha del sitio web del organismo.
El siguiente paso es registrarse ante el IFAI con un nombre de usuario y contraseña que deberás recordar en todas las ocasiones que ingreses a este sitio, toda vez que el generador le permite a los usuarios elaborar más de un Aviso de Privacidad.
Una vez generado el nombre de usuario se accede al sistema a fin de generar un Nuevo Aviso, opción que se ubica en la parte superior izquierda de la pantalla como te mostramos a continuación.
En este punto el IFAI advierte que para generar el Aviso de Privacidad, de acuerdo con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP) se debe contestar un cuestionario, pues los datos que contiene el aviso dependen de la actividad a la que se dedique la persona o empresa que maneja datos personales.
Una vez que se elige la opción Crear Aviso, en la primera sección de esta herramienta se debe proporcionar información estadística sobre el sector, la rama y el tamaño del consorcio o la persona física responsable de recabar los datos personales.
Una vez que se han proporcionado esos datos se accede a la sección dos del generador, donde debe indicarse qué tipo de aviso de privacidad se quiere generar. Este puede ser integral, simplificado o corto. IDConline le recomienda contar con un ejemplar de cada uno de éstos, aunque el más importante siempre será el aviso de privacidad integral.
Hecho lo anterior se accede a la tercera sección de la herramienta, aquí se deben proporcionar los datos de identificación de la empresa o persona responsable de recabar los datos personales, incluyendo la razón social, el nombre comercial, el domicilio del sujeto obligado y su página de Internet, en caso de tenerla.
El siguiente paso es acceder a la sección IV de este mecanismo en el que se debe detallar la finalidad que tendrán los datos personales que se recaben en su empresa.
Tal y como lo exige la ley, en la sección V del generador se deben enumerar cada uno de los datos personales que se vayan a recabar. En este punto, debes estar consciente de que si posteriormente recabas un dato personal que no esté enumerado en tu aviso de privacidad podrías hacerte acreedor a una sanción por parte del IFAI. Por eso es recomendable que cuentes con un formato único para identificar a tus clientes, cuyos datos serán los mismos que señales en esta sección.
Hecho lo anterior, debes pasar a la sección VI del generador relativa a la transferencia de datos personales, aquí hay que señalar si los datos que recabas de tus clientes o usuarios, además de estar en tu poder, serán transferidos a terceros. Si esto es así debes especificarlo.
La siguiente sección (VII) se refiere a los medios y procedimientos que debes ofrecer en tu empresa para permitir que tus clientes accedan, rectifiquen, cancelen o se opongan al manejo de datos personales que realiza tu empresa. Es obligatorio que cuentes de manera efectiva con estos mecanismos, no es válido que los menciones en el aviso de privacidad pero que en los hechos no cuentes con este servicio.
En concordancia con el paso anterior, en la sección VIII debes señalar los medios y procedimientos a través de los cuales tus clientes pueden revocar su consentimiento sobre el manejo de datos personales que se lleva a cabo en tu empresa.
De igual forma, en la pantalla siguiente (IX) encontrarás cuatro preguntas sobre las opciones que debes ofrecer a tus clientes en el caso de que estos quieran limitar el uso y divulgación de los datos personales que mantienes en tu poder.
Si tu empresa cuenta con una página de Internet promocional, en el aviso de privacidad también debes aclarar si en esta se utilizan tecnologías de rastreo (cookies y web beacons), tal y como se te pedirá en la sección X del generador del IFAI.
El siguiente paso es definir la forma en la que notificarás a tus clientes si en algún momento determinado cambias los términos del aviso de privacidad. Aquí (sección XI) deberás establecer los medios a través de los que informarás de esas modificaciones a los titulares de los datos personales en tu poder.
La siguiente sección de esta herramienta te pregunta sobre el tipo de consentimiento que deberás recabar de parte del titular de los datos personales, recuerda que este puede ser expreso y expreso por escrito.
Esta es la última sección de las preguntas del generador.
Enseguida te aparecerá la página principal de tu cuenta con los datos que identifican el aviso de privacidad que has creado, el cual puedes descargar eligiendo la imagen de una lupa que se encuentra en la parte superior derecha de la página. En caso de que quieras hacer alguna modificación, debes acceder a la imagen que muestra un lápiz en esa misma ubicación.
La última pantalla a la que accederás te mostrará el aviso de privacidad generado a partir de la información que proporcionaste previamente. Este documento puede descargarse en formato Word o PDF, así como imprimirse directamente desde la parte superior derecha del sitio.
