ABC de las asambleas

Conoce cómo se lleva a cabo la celebración de una asamblea y qué elementos la integran

La principal función de las asambleas es la toma de decisiones y acuerdos relacionados con el rumbo comercial y financiero de una empresa, salvaguardando así el bien común de los socios y la debida transparencia en sus asuntos.

La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad, que acordará y ratificará todos los actos u operaciones de esta. Sus resoluciones serán cumplidas por la persona que ella misma designe según el artículo 178 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).

De acuerdo con el tema a tratar se dividirán en ordinarias y extraordinarias, siendo las primeras todas aquellas que se reunan para abordar lo siguiente (arts. 179, 180 y 181, LGSM):

  • discutir, aprobar o modificar el informe formulado por los administradores
  • nombrar al administrador y a los comisarios, y en su caso, determinar sus emolumentos

También serán ordinarias las que traten cualquier asunto que no esté dentro de los reservados para las extraordinarias que se enlistan a continuación (art. 182, LGSM):

  • prórroga de la duración
  • disolución anticipada
  • aumento o reducción del capital social
  • cambio del objeto o de la nacionalidad
  • transformación o fusión
  • emisión de acciones privilegiadas y de goce
  • amortización de acciones o emisión de bonos
  • en general, cualquier otra modificación del contrato social

Convocatoria

Antes de llevar a cabo la celebración de una asamblea, debe existir forzosamente una convocatoria, entendida como el aviso publicado en los medios de comunicación, ya sea señalados por la ley o en la escritura constituitva, por medio del cual se hace un llamado a los accionistas para esa reunión.

En términos de la LGSM, la convocatoria se hará en el periódico oficial de la entidad del domicilio de la sociedad o en el de mayor circulación, con la anticipación señalada en los estatutos o en su defecto, quince días antes de la reunión (art. 186, LGSM) y la podrán realizar:

  • el administrador o el consejo de administración
  • comisarios (art. 183, LGSM)
  • los accionistas que representen cuando menos el 33% del capital social. En este caso, se solicitará por escrito al administrador o a su similar, destacando los asuntos a tratar (art. 184, LGSM)
  • la autoridad judicial, en caso de que se hubiese actualizado el supuesto anterior, y se negara la realización de la convocatoria, o no se hiciera en los 15 días siguientes a la petición (art. 184, LGSM)
  • el titular de una sola acción, en el evento de que no se hubiese celebrado ninguna asamblea durante dos ejercicios consecutivos o cuando las celebradas no se hubiesen ocupado de revisar el informe de los administradores y comisarios, o en su caso, del nombramiento de estos o sus emolumentos (art. 185, LGSM)

Requisitos

La convocatoria contendrá la orden del día y será firmada por quien la haga (art. 187, LGSM).

En este tema, a pesar de no existir más exigencias legales, las prácticas comunes tienden a viciar la finalidad de la orden del día, pues por lo general minimizan el requisito asentando la leyenda de “Asuntos varios”, dando pie a que se traten diversos asuntos no determinados.

Bajo este supuesto, se podrían tomar resoluciones de importancia, sin que los socios hubiesen sido debidamente advertidos por la convocatoria, provocándoles un perjuicio e incluso posibles fraudes.

Por otro lado, el requisito de la firma es un tópico bastante menospreciado y su inobservancia podría dar lugar a una ilegalidad. Lo más recomendable es que se verifique que quien asiente su firma esté facultado para realizar la convocatoria en términos del numeral 183 de la LGSM.

El no satisfacer las formalidades de la publicación, la inserción de la orden del día y la firma de quien la realice, provocará que toda aquella resolución que hubiese sido tomada por la asamblea celebrada sea nula, salvo que en el momento de la votación hubiese estado representada la totalidad de las acciones (art. 188, LGSM)

Segunda convocatoria

Si la asamblea no se hubiese celebrado el día señalado para tal efecto, se hará una segunda convocatoria expresando dicha circunstancia y cumpliendo los mismos requisitos necesarios para la primera (art. 191, LGSM).

La LGSM es omisa en señalar más formalidades para la segunda convocatoria, no obstante, se puede vislumbrar que la intención del legislador fue darle una segunda oportunidad de asistir a los socios que por cualquier motivo no se hubieran enterado de la primera convocatoria.

Asamblea

Asistencia

Las asambleas únicamente debe estar concurrida por los socios, lo cual no impide que estos puedan ser representados por apoderados, aun siendo terceros extraños a la sociedad.

La referida representación deberá seguir las instrucciones que al respecto señalen los estatutos, y de no hacerlo bastará hacerlo por escrito sin que se puedan exigir mayores formalidades.

A pesar de esta posibilidad tan simple de representación, es menester observar la limitación existente para que los administradores o comisarios de la empresa puedan actuar como mandatarios, y que a pesar de la prohibición, en la práctica es muy común (art. 192, LGSM).

¿Quién preside?

La reunión será dirigida por el administrador único o por el consejo de administración, y a falta de ellos, por quien fuere designado por los accionistas presentes, a menos que en el contrato social exista una estipulación en contrario (art. 193, LGSM).

Quórum

En el caso de una asamblea ordinaria se considerará legalmente reunida cuando esté representada, por lo menos, la mitad del capital social, y las resoluciones solo serán válidas si se toman por la mayoría de los votos presentes (art. 189, LGSM).

Por su parte, las extraordinarias requerirán para su legal constitución la exhibición de las tres cuartas partes del capital social, y las decisiones se adoptarán por el voto de las acciones que conformen la mitad del capital social (art. 190, LGSM).

Si se trata de asambleas celebradas en una segunda convocatoria, se considerarán reunidas con cualquiera que sea el número de acciones representadas. De tratarse de una ordinaria, las resoluciones se tomarán por la mayoría de los votos presentes, y frente a una extraordinaria, se adoptarán con el voto favorable del número de acciones que representen, como mínimo, la mitad del capital social (art. 191, LGSM).

¿Cómo se desarrolla?

Para verificar la legalidad de la asamblea a celebrar se examinará que esté reunido el quórum necesario conforme al tipo de asamblea, y solo así se declarará legal su instauración.

La referida acción, a pesar de no tener sustento legal, generalmente se desarrolla mediante el nombramiento de lista para exponer a la asamblea cuál es el número de acciones que se encuentran representadas.

Actas

La principal carácterística de las actas es que deben reflejar la verdad, conteniendo una declaración o reproducción del negocio jurídico tratado en una asamblea.

En este tema resalta que ni la legislación civil o la mercantil señalan las formalidades de las actas de asamblea, lo que no es impedimento para asegurar que en estas se velará por la seguridad jurídica de los accionistas.

No obstante, se identifican ciertos requisitos a llenar para considerar la legalidad de una acta:

  • asentar la fecha y lugar de su celebración, procurando que esta se hubiese llevado a cabo en un día y horario prudente, a manera que no se ponga en duda su legalidad
  • nombre de los asistentes y el número de acciones que cada uno de ellos represente
  • información de la persona que hubiese presidido la asamblea y en caso de haber asistido, de los comisarios
  • la orden del día, que a pesar de ser un requisito de la convocatoria, el insertarlo en el acta permite correlacionar los acuerdos tomados en ella con la citada orden, y de esa manera fortalecer que es legal
  • declaración de los acuerdos tomados y de la votación por medio de la cual se llegó a los mismos
  • de existir errores, la manera más adecuada de corregirse es el testarlos y salvarlos al final del acta

Las actas se asentarán en el libro que lleve la compañía y serán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea, así como por los comisarios que concurran.

Aunado a lo anterior, si se trata de una asamblea extraordinaria, el acta resultante tendrá que ser protocolizada ante fedatario público (art. 194, LGSM).

Observe estas pequeñas formalidades y evitará impugnaciones que retrasen la marcha de la sociedad.