La incursión de los medios electrónicos en los actos de comercio se hizo con una adición al Código de Comercio (CCom), que ya incluye en su Título Segundo todo lo relativo al comercio electrónico.
En ese apartado se regula el empleo de las tecnologías y el uso de sistemas de información para el envío y recepción de mensajes de datos; y la obligación de conservar la información y la operación del Registro Público de Comercio mediante un sistema informático, el cual es implementado por la Secretaría de Economía (SE).
El CCom prescribe que sus disposiciones regirán en toda la república mexicana en asuntos de orden comercial y, además, que en los actos de esa índole y en su formación con el uso de mensajes de datos, podrán emplearse los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología (art. 89).
Asimismo, reconoce la equivalencia funcional del mensaje de datos con la información contenida en documentos físicos, y la de la firma electrónica con la firma autógrafa.
Resalta que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información que esté contenida en forma de mensaje de datos. Este reconocimiento es de suma importancia porque constituye la evocación de obligatoriedad para la información transmitida en esa forma para realizar actos de comercio (art. 89 Bis, CCom).
Mensajes de datos
Las transacciones realizadas por medios electrónicos se convalidan con la expedición y recepción de un mensaje de datos a través de un sistema de información, actos que deberán cumplir con las reglas de expedición (momento en que el mensaje entre a un sistema de información que no esté bajo el control del emisor), recepción (entendido como el lapso en que el mensaje entre al sistema de información convenido por las partes), acuse de recibo y todas aquellas providencias que hagan presumir que el acuerdo de voluntad es para obligarse bajo el término de la información contenida para dicho efecto en el mensaje de datos.
Conservación
Al respecto, el artículo 49 del CCom señala que los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de 10 años los originales de las cartas, telegramas, mensajes de datos o cualquier otro documento en que se consigne el nacimiento de derechos y obligaciones.
Asimismo, prescribe que para la conservación, en el caso de los mensajes de datos, se requerirá que la información se mantenga íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y, además, disponible para su ulterior consulta.
En relación con esta preservación, la SE emitió la Norma Oficial Mexicana 151-SCFI-2002 (en adelante la NOM) para delimitar los requisitos de la conservación del contenido de los mensajes de datos que consignen contratos, convenios o compromisos y que en consecuencia originen el surgimiento de derechos y obligaciones.
La NOM no solo regula la conservación de los mensajes de datos, sino también establece los requisitos para: los programas de cómputo destinados a realizar dicha acción, la emisión de la firma electrónica, los prestadores de servicios de certificación y las constancias que emitan.
Formación de archivos
Antes de empezar con la preservación de los documentos electrónicos a través de la aplicación de la NOM, será necesario contar con un algoritmo de conservación y la definición ASN1 (Abstracts Sintax Notation, version 1) de los objetos usados.
Los objetos ASN1 son mostrados en un contenido hexadecimal.
Para formar un archivo parcial se crea un mensaje en formato ASN1 que reunirá el:
- nombre del archivo del sistema de información en el que se encuentra o estuvo almacenado el contenido del archivo
- tipo
- contenido
Para crear un expediente electrónico se usará el ASN1 y se compondrá con:
Sistema de conservación
El sistema de verificación se utilizará para cotejar la autenticidad de una constancia, y para tal acción, deberá seguir los pasos siguientes:
- comprobar la firma digital, tanto del prestador de servicios de certificación como la del operador del sistema de conservación en el expediente, ambos inmersos en la constancia
- recalcular el compendio del o los archivos parciales y verificar que coincidan con los asentados en el expediente
Constancia de conservación
La constancia de conservación es un archivo digital que tiene por finalidad verificar que un documento electrónico está íntegro e inalterable desde el momento que este se generó.
Su uso adecuado permite que el contenido de los mensajes de datos se mantenga confidencial (pues el original siempre queda bajo el control del solicitante).
La constancia se formará en formato ASN1 y se compondrá por:
- nombre del archivo en donde está almacenada
- el expediente enviado por el sistema de conservación
- fecha y hora del momento en que se crea
- identificación del prestador del servicio
- firma digital
Obtención
Para conseguir la constancia en comento, el sistema de conservación usará el protocolo de aplicación descrito en la NOM-151 para enviar el expediente al prestador de servicios de certificación, quien emitirá dicho documento en un formato de ASN1 y la regresará al sistema de conservación, usando el mismo protocolo.
Opcionalmente, el expediente se enviará como un anexo de correo electrónico, siendo aplicables los protocolos de Internet compatibles.
También se podrá transmitir vía Web si es que el expediente se recibe como un archivo, siempre que se utilice un directorio protegido por nombre de usuario y contraseña.
Todos los requisitos señalados en la Norma están contemplados para promover:
- confidencialidad, pues guardan el secreto de la información
- integridad de datos, al permitir ver si el contenido fue alterado, cambiado o borrado
- autenticación, se centra en comprobar que la persona que envía la información sea realmente quien dice ser
- no repudiación, ya que al contener la firma electrónica se vincula al emisor con el mensaje, evitando así su falta de reconocimiento
Conclusión
El problema con los medios digitales no radica solamente en su creación, sino también en su debida conservación para que tengan eficacia jurídica y plena validez probatoria, para lo cual, inevitablemente se seguirán los lineamientos establecidos por la NOM.
Además, no es estéril recordar que el CFF prescribe el uso obligado de los medios digitales como un elemento necesario para cumplir con las obligaciones fiscales, por lo que la forma de administrar y llevar la contabilidad deberá adaptarse a estas nuevas herramientas determinadas por el SAT, si se quiere que aquella sea aceptada y reconocida por dicho órgano.
El uso obligado de la NOM encuentra su fundamento en el artículo 34 del Reglamento del CFF, al señalar que el contribuyente conservará y almacenará como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño electrónico donde almacene y procese sus datos contables, debiendo cumplir con las normas oficiales vinculadas con la generación y conservación de los documentos digitales.
