La Norma de Información Financiera (NIF) A-1 define a la contabilidad como una técnica utilizada para el registro de las operaciones que afectan económicamente (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) a una entidad, y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.
A su vez, la información financiera que emana de la contabilidad se compone de todos los datos cuantitativos, expresados en unidades monetarias y descriptivas, que muestran la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario en la toma de sus decisiones económicas.
En el ámbito nacional el Código de Comercio (CCom) establece cuáles son las obligaciones de los comerciantes, y dentro de ellas se localiza la de mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con lo estipulado en ese mismo cuerpo legal (art. 16).
Requisitos
El artículo 33 del código citado prescribe que la contabilidad se implementará en un sistema adecuado y a través de los instrumentos, recursos y métodos de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero al menos deberá permitir:
- identificar las operaciones individuales y sus características, así como realizar su conexión con los documentos comprobatorios originales
- seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa
- preparar los estados que se incluyan en la información financiera
- conectar y rastrear entre las cifras de dichos estados, las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales
- incluir los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones y asegurar la corrección del registro contable y de las cifras resultantes
Sin importar el sistema de registro elegido, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o libros de las actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse posteriormente, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, sin perjuicio de los requisitos especiales previstos en las leyes y reglamentos fiscales para los registros, y documentos que tengan relación con las obligaciones existentes en dicha materia (art. 34, CCom).
Todos los registros se asentarán en castellano, aun cuando el comerciante sea extranjero (art. 35, CCom).
Conservación
Tanto los comprobantes originales como los libros, registros y documentos del negocio serán conservados por un plazo mínimo de 10 años (arts. 38 y 46, CCom).
Reserva
No se realizará pesquisa de oficio por tribunal o autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no sistemas de contabilidad (art. 42, CCom).
De igual modo, tampoco podrá decretarse, a instancia de parte, la comunicación, entrega o reconocimiento general de los libros, registros, comprobantes, cartas, cuentas y documentos de los comerciantes, salvo en los supuestos de sucesión universal, liquidación de empresas o gestión comercial por cuenta de otro o quiebra (art. 43, CCom).
Excepcionalmente podrá decretarse la exhibición de esta información, a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición (art. 44, CCom).
Contabilidad digital
Si bien la incursión de los medios electrónicos en los actos de comercio está prevista en el Título Segundo “Del Comercio Electrónico”, del CCom, que regula el empleo de las tecnologías y el uso de sistemas de información para el envío y recepción de mensajes de datos, esto no se observa para el mantenimiento de la contabilidad, pero tampoco existe una prohibición expresa.
En ese sentido, un principio general de derecho pregona: lo que no está expresamente prohibido por la ley está permitido, por lo tanto, los particulares en el ejercicio de sus derechos únicamente están limitados por el marco jurídico existente. Lo anterior se traduce en que los gobernados podrán llevar a cabo todas las conductas que no estén prohibidas por la ley, incluso cuando no estén previstas.
A pesar de la viabilidad de integrar la contabilidad por medios electrónicos, y de la obligación derivada de la legislación fiscal de usarlos, existe una incompatibilidad dentro del mismo CCom al estipular que con independencia del sistema de registro elegido para la contabilidad se deberán encuadernar, empastar y foliar los libros mayores y de las actas.
Frente a esta disposición la imposibilidad material salta a la vista, ya que los medios digitales son intangibles, y por ende, no susceptibles de encuadernación o empaste. Ante ello, el CCom resulta anacrónico y sin duda urgido de la inclusión de conceptos tecnológicos.
