Libros sociales

Sí, además de aquellos en los que se mantiene el sistema contable

Empecé a trabajar como contador en una empresa y al revisar todas las operaciones y documentos relacionados con su desempeño, noté que únicamente se están elaborando los libros contables, y ninguno relacionado con el acontecer de la sociedad. ¿Cuáles son los obligatorios?

A la par de la obligación de mantener un sistema contable, prescrita en el artículo 16 del Código de Comercio (CCom), se encuentra la referente a contar con los libros sociales.

Estos compilados permiten conocer todos los movimientos que sean importantes dentro de una sociedad, como lo son los acuerdos tomados, incrementos de capital social, inclusión de nuevos socios o cualquier acto de similar naturaleza.

En esta tesitura, se identifican los siguientes libros de:

  • actas, es el de mayor importancia, pues contiene todos los acuerdos que inciden en la vida corporativa, al incluir todas las actas derivadas de las asambleas celebradas, así como los tomados por el consejo de administración (art. 36, CCom). La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) prescribe que todas las actas provenientes de las asambleas generales, ya sean ordinarias o extraordinarias, se asentarán en el libro referido y serán firmadas por el presidente, el secretario y los comisarios que acudan. Asimismo, señala que si no se pudiera añadir alguna acta a dicho libro, esta deberá ser protocolizada (art. 194)
  • registro de socios, se inscribirá el nombre y el domicilio de cada uno, con indicación de sus aportaciones, aunado a la transmisión de las partes sociales, porque de no hacerlo, no surtirán efectos contra terceros (art. 73, LGSM)
  • de acciones, es exclusivo de las sociedades anónimas, dada la constitución de su capital social. Estará integrado por (art. 128, LGSM):
    • nombre, nacionalidad y el domicilio del accionista y la indicación del número de acciones que le pertenezcan, expresando los números, series, clases o cualquier particularidad
    • las trasmisiones que se realicen. Estas inscripciones son fundamentales porque se considerará como dueño de las acciones a quien aparezca en el registro (art. 129, LGSM)
    • anotaciones de aumento o disminución de capital, contendrá todo cambio realizado en el capital social (art. 219, LGSM)

A pesar de no existir sanción alguna por no crear los libros sociales, sí es obligatorio integrarlos con base en las disposiciones reseñadas. Adicionalmente, su establecimiento fomenta un gobierno corporativo transparente, permite una mejor toma de decisiones y también facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, e incluso podrían conformar elementos de prueba dentro de un juicio mercantil.