La transparencia es uno de los pilares básicos dentro de una empresa, no solo porque garantiza que sus operaciones son llevadas a cabo con responsabilidad sino porque se ve expresada en la obligación que tienen las sociedades de generar la información financiera pertinente.
Los estados financieros están compuestos por los datos que dejan ver cuál es la situación económica de una empresa, junto con las transformaciones que experimenta.
En México, la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) obliga a las SA, bajo la responsabilidad de sus administradores, a presentar anualmente a la asamblea de accionistas la información que incluya por lo menos:
- un informe de los administradores que detalle el rumbo de la sociedad en el ejercicio que se está revisando, las políticas seguidas, y en su caso, los proyectos primordiales existentes
- una crónica de las principales reglas y criterios contables y de información que hubiesen servido para preparar los estados financieros
- un estado que manifieste la situación financiera y sus modificaciones, a la fecha del cierre del ejercicio
- una exposición debidamente clasificada de los resultados de la sociedad durante el ejercicio
- un estado que muestre las novedades en las partidas que integran el patrimonio social
- las notas necesarias para completar o aclarar la información presentada
- un reporte al cual están obligados los comisarios de la sociedad, respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información financiera que se esté presentando. Este testimonio abarcará mínimamente (art. 166, fracc. IV, LGSM) la opinión del comisario sobre si los citados criterios y políticas seguidos por la sociedad son adecuados y suficientes frente a las circunstancias particulares, y si han sido aplicados consistentemente en la información exhibida, y por ende, reflejan en forma veraz la situación financiera
Todos los documentos descritos deberán ser terminados y puestos a disposición, con su respectiva copia, a los accionistas, por lo menos 15 días antes de la fecha de la asamblea en las que habrá de discutirlos, en seguimiento al numeral 173 de la LGSM.
No obstante las previsiones de la LGSM, cualquier empresa podrá incrementar, sin menoscabo, mayores herramientas o mejores controles sobre su información financiera, dado las nuevas exigencias del mercado y la consecuente necesidad de optar por formas de organización más profesionales, como lo es el gobierno corporativo.
Revisión
Los informes corporativos serán verificados tanto por el comisario como por la asamblea general de accionistas.
El artículo 166, en su fracción III, señala que el comisario exigirá a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y uno de resultados, para que realice un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias que sirvan de sustento para que rinda el dictamen anual descrito anteriormente.
Por su parte, la asamblea general de accionistas como órgano supremo de la sociedad, se erigirá como ordinaria por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social, para discutir, aprobar o modificar los estados financieros y tomar las medidas que estime oportunas.
Además, cabe subrayar que otra de las razones de la relevancia de los datos contables es que la distribución de utilidades solo puede hacerse después de que se aprueben debidamente los estados financieros que las arrojen, según el artículo 19 de la LGSM.
Ausencia de información
El artículo 176 de la LGSM indica que si el informe financiero no se exhibe oportunamente, será facultad de la asamblea de accionistas acordar la remoción del administrador o consejo de administración, además de los comisarios, y esto no será impedimento para que pueda exigir judicialmente las responsabilidades en que hubiera incurrido cada uno de los funcionarios en comento.
Adicionalmente, el numeral 158 de la LGSM indica que los administradores también serán responsables de manera solidaria para con la sociedad respecto de la existencia y mantenimiento de todos los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información previstos por la LGSM, como lo podrían ser los tendientes a compilar y garantizar el resguardo de los estados financieros.
Publicación
Transcurridos 15 días después de la fecha en que la mencionada asamblea hubiese aprobado los estados financieros rendidos por los administradores, y los dictámenes presentados por el comisario, estos serán publicados en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía (Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles –www.psm.gob.mx–).
