Por Melody López Plazola
Actualmente con la era digital todas las empresas en general tienen que lidiar con una serie de adecuaciones en materia de documentación electrónica; sin embargo, la clave se encuentra en “saber conjugar la digitalización de los procesos contables —relativos a los trabajadores— con la necesidad de hacer respaldos suficientes para enfrentar cualquier situación”, señaló la socia directora de Innovación en Capacitación y asesoría Profesional, SC, Eda Patricia Zumárraga González.
Desde la emisión digital de pagos por nómina y la formulación de relaciones financieras por operación o inversiones, hasta la realización y entrega de la declaración de impuestos correspondiente a cada empleado, todo se hace en forma digital.
“Lo electrónico y lo impreso todavía van unidos. La importancia de los recibos físicos como los electrónicos, declaraciones hacendarias y finiquitos, son pruebas ante cualquier necesidad de hacer aclaraciones frente a la autoridad. Por eso hay que tenerlo físicamente”.
No obstante, la falta de contacto con las herramientas analógicas de muchos de los trabajadores que integran la industria evidencia la dificultad del control de recibos de pago para las empresas en forma de respaldo, es decir, “el verdadero problema radica en que no existe empresa manufacturera que actualmente cumpla con todos los requerimientos legales”, precisó la especialista.
Algunas recomendaciones para coordinar el papel con la nube
- Los empleadores pueden auditar cada obligación laboral de la empresa, así como buscar asesoría especializada para prevenir riesgos en los procesos de operación y capacitación de los empleados. Lo cual permitirá cumplir con las normas de protección civil y seguridad.
- Cada documento legal sobre la relación debe contener la firma y fecha del empleado (testigo de la primera capacitación, los recibos de nómina, pagos por prima vacacional y otras prestaciones, hasta el documento de terminación de contrato). Los que constituye el primer registro de los derechos y obligaciones de ambas partes.
Finalmente, dijo que “la atención y resguardo de pruebas físicas y digitales comienza desde ahí, cuando da inicio el historial que conforma la relación entre los patrones y trabajadores”.
