En varias ocasiones la información que es proporcionada por la empresa a los empleados e inclusive a sus clientes y/o proveedores, en el vaivén de proyectos de trabajo, contratos de prestación de servicios de publicidad y/o mercadotecnia, y ventas, tiene la característica de ser confidencial; sin embargo, el tratamiento que le da la empresa es erróneo, al no efectuar ningún señalamiento respecto de su confidencialidad. Lo anterior facilita su divulgación y el descuido sobre a quién se proporciona, lo cual puede provocar que los competidores obtengan ventajas competitivas para ampliar los negocios, el lanzamiento de un nuevo producto, y en consecuencia la inestabilidad del negocio e incluso su derrumbe.
Cómo saber si la información es confidencial
El término como tal no está regulado en ninguna legislación, pero los especialistas indican que se trata de una especie de secreto industrial.Para considerarse que la información es confidencial debe reunir las siguientes características:
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es de aplicación industrial o comercial
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debe estar resguardada por una persona física o moral con carácter de confidencial, es decir, que se han adoptado los medios o sistemas suficientes para preservar su confidencialidad y acceso restringido
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su obtención significa obtener una ventaja competitiva o económica frente a terceros, y
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se aplica en la realización de actividades económicas
Por tal razón incluye: datos de tipo técnico o científico; diseños; procesos; patrones; fórmulas; planes de negocio; datos financieros; listas de nombres, direcciones o teléfonos, y bases de datos de trabajadores, o los datos proporcionados para su contratación.
No se considera información confidencial, la información que es del dominio público, o es evidente para un técnico en la materia ya que la puede deducir con sólo analizar el producto, y aquella que es divulgada por disposición legal u orden judicial.
Dónde está localizada
La información confidencial puede constar en documentos, medios electrónicos o magnéticos, discos ópticos, microfilmes, películas u otros elementos similares. Debe señalarse expresamente que se trata de una información de tal naturaleza, así como dar aviso a los trabajadores de ello, a los clientes y/o proveedores, implementando medidas, ya sea incorporándolas en un manual de procesos, reglamento interno, en un contrato laboral (en el cual se incorpore una cláusula de confidencialidad), o bien un contrato de confidencialidad.
Otras medidas para preservar la confidencialidad
Respecto de la información que la corporación señale como confidencial, también se podrán establecer: accesos restringidos; passwords o contraseñas; marcarlos con leyendas de advertencia; sistemas restrictivos de información por niveles; restringir áreas con tarjetas electrónicas; cámaras de circuito cerrado; control sobre uso de teléfonos, faxes y correos electrónicos; y sistemas de seguridad (más preventivos que correctivos).
Contrato de confidencialidad
Lo más idóneo para resguardar en mayor medida la información confidencial de la empresa, es la elaboración de contratos con los posibles competidores, clientes, proveedores (sea de bienes o servicios), y trabajadores, y con ello evitar que se afecte la imagen corporativa, y se cause algún daño o perjuicio por su apoderamiento, revelación o uso.
