Qué es una oficina de representación

Qué es una oficina de representación
 .  (Foto: IDC online)

Derivado de diversos cuestionamientos realizados a este servicio de consultoría empresarial, acerca de la aplicación de este tipo de figura en México, se efectuó una búsqueda exhaustiva en toda la legislación de carácter empresarial y/o corporativo, incluyendo la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y el Código de Comercio (CCom), sin encontrar una definición de lo que es la oficina de representación, siendo únicamente la legislación fiscal la que hace alusión a este tipo de figura.

No obstante lo anterior, la oficina de representación es una figura que no tiene personalidad jurídica propia, y sin órganos formales de administración, cuyas actuaciones las realiza el representante de dicha oficina, en virtud de los poderes otorgados por el representado (persona no residente en México).

En principio, las actividades de las oficinas de representación están limitadas, no pueden ejercer actividades económicas, siendo esencialmente de coordinación, colaboración, etcétera. El representado es responsable de las deudas contraídas a su nombre por la oficina de representación y es el representante, que en algunos casos, podría considerarse responsable solidario.

Para la apertura de la oficina de representación no se requiere de la realización de formalidades mercantiles, sus efectos principalmente son fiscales, laborales y de seguridad social; por lo que podría ser necesario el otorgamiento de un poder debidamente legalizado, o en su caso, apostillado.

La oficina de representación constituye la manera más informal de realizar negocios en México y es utilizada por inversionistas extranjeros que no requieren establecerse de manera formal.

Por ello, y en virtud de que las actividades a realizar no constituyen un establecimiento permanente, pero sí requieren de una representación para efectuarlas, y en ocasiones se utiliza un lugar de negocios para ello, se ha adoptado el término de oficina de representación; sin embargo, si quien actúa en nombre y por cuenta del multicitado residente en el extranjero celebra contratos tendientes a la realización de actividades en México y que no sean de las citadas en el artículo 3o de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se entenderá que es un establecimiento permanente, efectuando actos de comercio, de los referidos en el artículo 75 del CCom.

Por ello, si se trata de una empresa que viene del exterior, y su actividad ecencial es realizar operaciones de comercio, de acuerdo con los artículos 250 y 251 de la LGSM, 17 y 17-A de la Ley de Inversiones Extranjeras, las mismas sólo podrán hacerse si el ente se inscribe en el Registro Público de Comercio, obtiene previa autorización de la Secretaría de Economía, y comprueba que:

  • se hubiese constituido de acuerdo con las leyes del Estado del que sean nacionales, exhibiendo copia auténtica del contrato social y demás documentos relativos a su constitución y un certificado de estar constituidas y autorizadas conforme a las leyes, expedido por el representante diplomático o consular que en dicho Estado tenga en México;
  • el contrato social y demás documentos constitutivos no sean contrarios a los preceptos de orden público establecidos por las leyes mexicanas, y
  • se establezcan en México o tengan en ella alguna agencia o sucursal, considerándose por lo tanto, como un establecimiento permanente en términos de la LISR, y no una oficina de representación, como ya ha quedado anotado anteriormente.