Trámites gubernamentales en Internet

Trámites gubernamentales en Internet
 .  (Foto: IDC online)

Procedimiento a través del cual las dependencias u organismos de la Administración Pública Federal (APF) realizarán trámites y prestarán servicios a través del espacio virtual.

Para continuar con la puesta en marcha del Sistema de Trámites Electrónicos Gubernamentales, dado a conocer por IDC en su edición 27, de fecha 15 de diciembre de 2001, en el apartado Para Tomarse en Cuenta, la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, publicó en el Diario Oficial de la Federación el 17 de enero pasado, el "Acuerdo por el que se establecen las disposiciones que deberán observar las dependencias y los organismos descentralizados de la Administración Pública Federal, para la recepción de promociones que formulen los particulares en los procedimientos administrativos a través de medios de comunicación electrónica, así como para las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas definitivas que se emitan por esa misma vía", a fin de que el particular esté en posibilidad de promover todo tipo de actuaciones a través de medios electrónicos, agilizando y optimizando la función gubernamental. Por la importancia del documento, se dan a conocer las disposiciones más relevantes del mismo.

Objeto del Acuerdo (Primera)

Estas disposiciones serán aplicadas por las dependencias y organismos descentralizados de la APF, respecto de los trámites que ante ellas promuevan los partículares, tales como:

  • la certificación del medio de identificación electrónica que utilicen los particulares en los trámites electrónicos que realicen;
  • la verificación de la fecha y hora de recepción de las promociones y solicitudes formuladas a través de medios de comunicación electrónica;
  • la comprobación de la autenticidad de las manifestaciones vertidas en dichas promociones o solicitudes, y
  • las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas que emitan por medios electrónicos, relacionados con el trámite electrónico promovido por el particular.

Conceptos relevantes (Segunda)

  • Actuaciones electrónicas: las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas que emitan por medios electrónicos las dependencias y organismos descentralizados, así como las prevenciones que realicen en los términos del artículo 17-A de la Ley Federal del Procedimento Administrativo (LFPA);
  • acuse de recibo electrónico: la constancia que emite una dependencia u organismo para acreditar la fecha y hora de recepción de una promoción o solicitud enviada por un particular a través de medios de comunicación electrónica;
  • caracteres de autenticidad: la cadena de caracteres de longitud determinada que se obtienen de la aplicación de un algoritmo y se utilizan conjuntamente con la firma electrónica para determinar la integridad, autenticidad y legítima autoría de un documento;
  • certificación del medio de identificación electrónica: el proceso mediante el cual se emite un certificado digital para establecer la identificación electrónica del servidor público de una dependencia u organismo descentralizado, o de un particular, que le permitirá generar su firma electrónica;
  • dependencias: las que integran la Administración Pública Federal Centralizada, incluidos sus órganos administrativos desconcentrados, en los términos de lo previsto por el artículo 1 segundo párrafo de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal;
  • encripción: la acción que permite, mediante técnicas matemáticas, cifrar o codificar un mensaje de datos para proteger su confidencialidad; y que vinculada al uso de la firma electrónica, garantiza la autenticidad e integridad de un documento;
  • firma electrónica: el medio de identificación electrónica al que se refiere el artículo 69-C de la LFPA, que consiste en el conjunto de datos electrónicos que asociados con un documento son utilizados para reconocer a su autor, y que expresan el consentimiento de éste para obligarse a las manifestaciones que en él se contienen. Esta definición se establece sin perjuicio de la contenida en el artículo 2 inciso a) de la Ley de Modelo sobre Firmas Electrónicas adoptada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (UNCITRAL) de la que México forma parte;
  • medios de comunicación electrónica: los dispositivos tecnológicos para efectuar transmisión de datos e información a través de computadoras, líneas telefónicas, enlaces dedicados, microondas, vías satelitales y similares;
  • organismos: los organismos descentralizados a que se refiere el artículo 1 de la LFPA;
  • prácticas de certificación: el conjunto de reglas establecidas por las dependencias u organismos que contienen los lineamientos para realizar la certificación de medios de identificación electrónica;
  • programas informáticos: los medios de captura, transmisión y recepción de información que desarrollen las dependencias y organismos para estar en aptitud de recibir las promociones o solicitudes que formulen los particulares, así como para efectuar actuaciones electrónicas;
  • registro: el Registro Federal de Trámites y Servicios a que se refiere el artículo 69 M de la LFPA;
  • RSA: nombre con el cual se denomina al sistema de encripción de llave pública que se aplicará para generar la firma electrónica en el envío de promociones y solicitudes, así como en la realización de notificaciones por medios electrónicos, cuyas siglas derivan de los nombres de sus autores Rivest, Shamir y Adleman;
  • tablero electrónico: el medio electrónico a través del cual se ponen a disposición de los interesados las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y resoluciones administrativas definitivas que emitan las dependencias y los organismos;
  • TRAMITANET: el Sistema de Trámites Electrónicos Gubernamentales desarrollado por la Secretaría, con dirección electrónica en Internet: http://tramitanet.gob.mx, y
  • trámite electrónico: cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales realicen por medios electrónicos ante una dependencia u organismo, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, a fin de que se emita una resolución, así como cualquier documento que dichas personas estén obligadas a conservar, no comprendiéndose aquella documentación o información que sólo tenga que presentarse en caso de un requerimiento de una dependencia u organismo.

Requisitos para efectuar trámites electrónicos (Cuarta)

Dentro de las reglas que deberán emitir las dependencias y organismos gubernamentales para la realización de trámites electrónicos, se deberán establecer como requisitos mínimos a cumplir por los particulares, los siguientes:

  • la identificación de los trámites, considerando, según proceda, los aspectos siguientes:
    • su homoclave y nombre del trámite, y los requisitos para efectuarlo;
    • los formatos que estarán a disposición de los interesados en forma electrónica;
    • la documentación adicional que podrá enviarse por medios electrónicos y, en su caso, el señalamiento de la que deberá enviarse o exhibirse físicamente en las oficinas respectivas;
    • los plazos máximos de respuesta o atención, y la determinación de la existencia de la positiva o negativa ficta, acordes a la información inscrita en el Registro;
    • indicación de los casos en los cuales la respuesta se efectuará por vía electrónica, cuando el particular lo haya aceptado previa y expresamente;
    • el señalamiento de la vía de acceso al tablero electrónico en el que será depositada la información relativa a las actuaciones electrónicas;
    • la referencia al monto de los derechos, productos o aprovechamientos aplicables, los formatos de pago y las vías disponibles para realizarlo, y
    • el señalamiento de que las promociones o solicitudes enviadas en horas y días inhábiles para la dependencia u organismo de que se trate, se tendrán por recibidas al día y hora hábil

La información señalada debe mantenerse actualizada permanentemente por las dependencias y los organismos.

  • las condiciones y términos bajo los cuales se proporcionarán los servicios por medio de comunicación electrónica;
  • la indicación de que los particulares deberán incorporar su firma electrónica, en sustitución de la autógrafa, en las promociones y solicitudes de trámites electrónicos;
  • los términos a los que se obligarán los particulares que opten por realizar estos trámites;
  • la obligatoriedad de las dependencias y los organismos de incorporar en las actuaciones electrónicas la firma electrónica del servidor público competente en los casos en que los ordenamientos legales requieran firma autógrafa, y cuando los particulares hayan aceptado expresamente recibirlas o darse por notificados a través de esa vía;
  • la indicación de los cargos de los servidores públicos que podrán realizar actuaciones electrónicas, previa certificación de su medio de identificación electrónica;
  • el procedimiento para que los interesados obtengan la certificación, renovación o revocación de su medio de identificación electrónica;
  • la fecha en que entrarán en operación los mecanismos de certificación de los medios de identificación electrónica de los particulares, y
  • el lugar, teléfono, correo electrónico y los horarios de atención para el desahogo de consultas relacionadas con las Reglas referidas.

Datos de identificación de fichas y formatos electrónicos (Quinta)

En caso de que las dependencias y los organismos deban enviar documentación adicional, podrán utilizar programas informáticos, fichas y formatos electrónicos, los cuales contendrán los siguientes datos de identificación:

  • nombre, denominación o razón social del particular y, en su caso, el de su representante;
  • registro federal de contribuyentes de la persona moral o física, cuando éste cuente con él;
  • clave única del registro de población, en su caso;
  • domicilio para recibir notificaciones;
  • dirección electrónica, de contar con ella;
  • nombre de la persona autorizada para recibir notificaciones;
  • nombre de la dependencia o del organismo, unidad o área administrativa ante la cual se presenta la promoción o solicitud;
  • denominación del trámite y su homoclave; y
  • fecha y hora de emisión de la promoción o solicitud.

Acuse de recibo de solicitud del trámite y promociones (Sexta)

Las dependencias y los organismos deberán generar un acuse de recibo electrónico para hacer constar la recepción de promociones o solicitudes, el cual contendrá:

  • nombre, denominación o razón social del particular y, en su caso, el de su representante;
  • registro federal de contribuyentes de la persona moral. Tratándose de persona física, cuando cuente con el mismo;
  • clave única del registro de población, en su caso, cuando el particular sea una persona física y cuente con ella;
  • nombre de la dependencia u organismo, así como en su caso el de la unidad o área administrativa ante la cual se presenta la promoción o solicitud;
  • denominación del trámite;
  • nombre y tamaño de los archivos que se acompañen al formato electrónico del trámite y caracteres de autenticidad, en su caso;
  • fecha y hora de recepción, y
  • caracteres de autenticidad.

Medidas de seguridad en las actuaciones electrónicas (Séptima)

En los mecanismos que se establezcan para realizar trámites electrónicos, las dependencias y los organismos deberán establecer las medidas de seguridad que permitan garantizar la integridad, la autenticidad y la confidencialidad de la información, de los registros electrónicos generados en los procesos de envío y recepción de las promociones y solicitudes, así como de las actuaciones electrónicas. La puesta en operación de dichos mecanismos deberá permitir que los mismos sean auditables en cualquier momento.

En función del grado de seguridad y confidencialidad requerido, que será determinado por las dependencias y los organismos, se utilizarán mecanismos, tales como:

  • números de identificación personal;
  • claves de acceso;
  • contraseñas, o
  • medios de identificación biométrica o criptogra fía.

Firma electrónica (Octava)

Para las promociones o solicitudes de los particulares, y las actuaciones de las dependencias u organismos que requieran de la firma autógrafa, se utilizará la firma electrónica en sustitución de aquélla, la cual tendrá el mismo valor probatorio, generada a partir del medio de identificación electrónica previamente certificado.

Certificación del medio de identificación electrónica (Novena)

Conforme a la naturaleza de los requisitos previstos por la ley, aplicables para la prestación de servicios públicos y los procedimientos administrativos, las dependencias y los organismos podrán determinar los tipos de certificación del medio de identificación electrónica de los particulares, los cuales podrán ser:

  • certificación básica.- no requiere de la presencia física del particular o de su representante, ni la presentación de documentación alguna para efectos de su identificación como persona física o moral, ni la práctica de alguna notificación, emplazamiento o resolución por parte de la dependencia u organismo, y tendrán una vigencia de cinco años, y
  • certificación de alta seguridad.- requiere de la presencia física del particular o de su representante para acreditar la identidad, existencia legal y facultades de su representante, mediante el cotejo de la documentación original o certificada. Este tipo de certificados tendrán una vigencia de dos años contados a partir de su expedición.

Cumplidos los requisitos, la dependencia u organismo emitirá el certificado digital dentro de los cinco días hábiles siguientes.

Para renovar el uso del certificado bastará que el particular entregue a la dependencia u organismo un escrito firmado donde manifieste, bajo protesta de decir verdad, que la documentación exhibida para la certificación no ha sufrido ninguna modificación, por lo que respecta al acreditamiento de su identidad y, en su caso, al de su existencia legal y al de las facultades de su representante. El escrito podrá presentarse por medios electrónicos utilizando la firma electrónica del particular, bajo la condición de que se realice antes del término de la vigencia de su certificado.

Uso de medios electrónicos sin firma electrónica (Décima)

No se exigirá la firma electrónica de los particulares cuando:

  • la promoción o solicitud no la requiera;
  • se tenga por objeto requerir o consultar información que se encuentre a disposición del público en general, o corresponda a información que atañe al propio particular, y no altere su contenido, o
  • se hayan establecido otros medios de identificación diversos a la firma electrónica.

Tecnología de la firma autógrafa y certificados digitales (Décima primera)

La firma electrónica se generará mediante tecnología criptográfica asimétrica de llave pública, bajo el sistema RSA, cuyo tamaño para la certificación básica deberá ser al menos de 1024 bits y para la certificación de alta seguridad de 2048 bits, en todos los casos generados por método aleatorio.

Esta tecnología podrá modificarse, de acuerdo a otros sistemas que ofrezcan condiciones de seguridad semejantes, así como que garanticen la plena compatibilidad con el RSA.

Al menos cada dos años se revisará el tamaño de las llaves, y cuando menos cada cinco años se evaluará la tecnología utilizada, a fin de hacer los ajustes que se deriven de los los avances e innovaciones técnicas.

Para la administración de llaves públicas deberá utilizarse el estándar de certificado digital x.509 versión 3 emitido por la Unión Internacional de Telecomunicaciones.

Los campos de registro de datos que contenga el certificado deberán ajustarse a dicho estándar e incorporar adicionalmente espacios para el Registro Federal de Contribuyentes y, tratándose de personas físicas, la Clave Unica de Registro de Población.

Registro de certificación digital

Los certificados digitales expedidos a los particulares contendrán los códigos que permitan distinguir el tipo de certificación, así como el alcance y clase de las facultades conferidas por una persona física o moral a su representante, en los términos de lo previsto por el artículo 2554 del Código Civil Federal, en congruencia con la documentación exhibida para tal efecto, lo cual conducirá a determinar los trámites electrónicos que de acuerdo con sus facultades podrán gestionar o no ante las dependencias y los organismos.

La Secretaría definirá la codificación referida en el párrafo anterior, según el tipo de certificado, así como los campos del estándar donde deberán incluirse.

Condiciones para que los particulares puedan realizar trámites electrónicos (Décima cuarta)

  • Reconocer como propia y auténtica la información que por medios de comunicación electrónica envíen a las dependencias y a los organismos, distinguida por su firma electrónica;
  • notificar oportunamente a la dependencia, organismo, o fedatario que hubiera certificado su medio de identificación electrónica, la pérdida o cualquier otra situación que pudiera implicar la reproducción o uso indebido de su certificado digital, para su revocación;
  • notificar oportunamente, cualquier modificación o revocación de las facultades otorgadas a sus representantes a los que les haya sido entregado un certificado digital;
  • aceptar que el uso de su certificado digital por persona distinta a la autorizada, quedará bajo su responsabilidad;
  • reenviar los archivos que contengan virus informáticos o no puedan abrirse por cualquier causa motivada por problemas técnicos, y
  • asumir cualquier tipo de responsabilidad derivada del mal uso que hagan de su certificado digital.

Validez de los certificados digitales (Décima sexta)

Los certificados digitales tendrán la misma validez ante cualquier dependencia u organismo, cuando su codificación coincida con la requerida para efectuar determinado trámite electrónico. En el caso de los trámites electrónicos que deban realizarse con certificación básica, las dependencias y organismos aceptarán los certificados de alta seguridad.

Medios certificados por fedatarios públicos (Décima séptima)

Las dependencias y organismos reconocerán los medios de identificación electrónica que certifiquen notarios o corredores públicos, siempre y cuando se ajusten a lo establecido, y a las demás disposiciones aplicables, y a lo previsto en la citada disposición décima segunda.

La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo establecerá los mecanismos de coordinación con la Secretaría de Economía para la mejor utilización de los medios de identificación electrónica que correspondan a los notarios o corredores públicos y los que éstos certifiquen.

Actuaciones a través de medios electrónicos (Décima novena)

Las dependencias y los organismos podrán efectuar actuaciones electrónicas en las diversas etapas de los procedimientos administrativos, para lo cual crearán y administrarán tableros electrónicos a través de los cuales se llevarán a cabo, estableciendo el control para su acceso, los respaldos y la recuperación de información con mecanismos confiables de seguridad y custodia.

Respecto de cada trámite electrónico los particulares deberán manifestar expresamente recibir las actuaciones electrónicas declarando, para que surtan efectos jurídicos, que:

  • se darán por notificados de las actuaciones a partir del día en que se pongan a su disposición en el tablero electrónico, sean notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos o solicitudes de información o documentación y de las resoluciones;
  • consultarán el tablero electrónico durante el plazo señalado para su desahogo, y
  • en el supuesto de encontrarse imposibilitados para abrir los archivos que contengan la información depositada en el tablero electrónico durante del plazo señalado para su desahogo, por causas imputables a las dependencias u organismos, lo harán de su conocimiento, por medios de comunicación electrónica, a más tardar al día hábil siguiente de su impedimento, a fin de ser notificados por otro medio establecido en la LFPA.

La información relativa a las mencionadas actuaciones se conservarán en el tablero electrónico cuando menos durante los treinta días siguientes a la fecha en que haya sido depositada en él. Transcurrido este término, la información se archivará electrónicamente.

Pago electrónico de los trámites (Vigésima)

Las dependencias y organismos establecerán mecanismos para el pago electrónico de los derechos, productos o aprovechamientos, así como para la generación de los formatos para su pago correspondiente en bancos, los cuales serán aprobados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, salvo aquellos organismos que no deban ser concentrados en la Tesorería de la Federación.

Trámites en línea (Vigésima primera)

La Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo pondrá a disposición de los particulares una página en internet

denominada TRAMITANET, en la que se concentrará la información relativa a los trámites que aplicará cada dependencia y organismo, misma que se encuentra inscrita en el Registro, a la cual los particulares tendrán acceso para realizar los trámites electrónicos que hayan sido determinados por las dependencias y los organismos.

Virus informáticos (Vigésima tercera)

Cuando las solicitudes o promociones o la documentación que las acompaña no puedan atenderse por contener virus informáticos u otros problemas técnicos imputables al particular, la dependencia o el organismo deberá apercibir al particular, a efecto de que subsane dicha deficiencia.

Dudas técnicas de aplicación (Vigésima sexta)

Las consultas técnicas serán desahogadas por la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo en horas hábiles y a través de una línea telefónica establecida para tal efecto en la página de TRAMITANET.

Vigencia del Acuerdo (Primera Transitoria)

El Acuerdo entró en vigor el 18 de enero.