Contenido de los libros corporativos

Contenido de los libros corporativos
 .  (Foto: IDC online)

Los libros corporativos son los que permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad, ya sea sus acuerdos principales, la salida o entrada de algún socio, el  incremento en su capital social, la compraventa de activos, acciones, etcétera, convirtiéndose en la comprobación escrita de la historia de la sociedad.  A fin de que dichos registros se realicen adecuadamente, y de conformidad con la ley, damos respuesta a los siguientes cuestionamientos.

Sujetos obligados ¿Quiénes están obligados a contar con los libros corporativosSegún lo dispuesto en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), y en el Código de Comercio (CCom), las sociedades mercantiles están obligadas a llevar diversos libros, llamados corporativos, a fin de registrar en ellos los movimientos administrativos y operativos que en ella se lleven a cabo, actividades que deberán ser observadas por el administrador o consejo de administración, y por el comisario, como lo establecen los artículos 166 y 172 de la LGSM.

Libros corporativos ¿Cuáles son los libros corporativos que una sociedad anónima debe tenerEl artículo (Art.) 33 del CCom prevé que los comerciantes están obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, y podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio. En este sentido se debe considerar el capital social con el que la sociedad comience su  operación, así como las variaciones del mismo para su buen funcionamiento. Al respecto, el Art. 128 de la LGSM, prevé expresamente que las sociedades anónimas deberán tener un registro de acciones.

Por su parte, los Arts. 143 y 194 de la LGSM,  y 36 del CCom disponen que las actas de asambleas generales de accionistas se asentarán en el libro respectivo, y en ellas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, el consejo de administración.

Por lo anterior, las empresas deberán tener los libros corporativos de:

  • acciones;
  • variaciones de capital;
  • asambleas generales de accionistas:
    • ordinarias, y
    • extraordinarias, y
  • sesiones del consejo de administración.
Contenido de los libros corporativos ¿Qué datos debe contener cada libroAccionesEl libro de registro de acciones contendrá (Ver figura 1):

  • nombre, nacionalidad, y domicilio del accionista y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades;
  • indicación de las exhibiciones que se efectúen para cubrir su pago, y
  • las transmisiones que de ella se realicen. (Art. 128 de la LGSM).
La sociedad considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito como tal en el referido registro, por ello la sociedad deberá inscribir las transmisiones que se efectúen (Art. 129 de la LGSM).

En virtud de los diversos datos que deben registrarse, es recomendable destinar una hoja por cada accionista, facilitando así su manejo.

Variaciones de capitalEl Art. 9o de la LGSM dispone que las sociedades mercantiles podrán aumentar o disminuir su capital, observando los requisitos que la referida Ley exige. Sin embargo, para ello la LGSM no establece, respecto del registro en el libro respectivo, formalidad alguna, por lo que suelen incorporarse los datos siguientes (Ver figura 2):

  • monto del capital social anterior;
  • series;
  • monto en cada una de las series;
  • fecha de aumento;
  • fecha de reducción;
  • fecha del acta;
  • monto del capital actual, y
  • firma del administrador.
Por lo anterior, las formalidades a observar respecto de las variaciones de capital son:

  • si se trata de una variación en el capital fijo:

  • si se trata de un aumento o disminución de capital en su parte variable, aunque por regla general tendría que celebrarse una asamblea general extraordinaria (Arts. 182 fracción III y 194, segundo párrafo de la LGSM), es posible que los estatutos constitutivos de la empresa establezcan que es suficiente con hacerlo a través de una asamblea general ordinaria, en razón de que el Art. 213 de la misma Ley dispone: ?En las sociedades de capital variable el capital social será susceptible de aumento por aportaciones posteriores de los socios o por la admisión de nuevos socios, y de disminución de dicho capital por retiro parcial o total de las aportaciones, sin más formalidades que las establecidas por este capítulo.?
Por lo que se refiere a este tipo de variaciones de capital, el Art. 219 establece expresamente que todos los aumentos o disminuciones de capital social deberán inscribirse en un libro de registro que para tal efecto llevará la sociedad, sin mencionar los datos que deberán incorporarse en el mismo.

Asambleas generales de accionistasEn virtud de que la asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad, aquélla podrá acordar y ratificar todos los actos y operaciones que en la misma sean discutidas (Art. 178 de la LGSM).

De acuerdo con lo dispuesto en el Art. 41 del CCom, en el libro de actas que llevará cada sociedad se expresará (Ver figura 3)

  • la fecha respectiva;
  • los asistentes;
  • los números de acciones que cada uno represente;
  • el número de votos de que pueden hacer uso;
  • los acuerdos que se tomen, consignados en letra;
  • los votos emitidos, y
  • todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado.
Asimismo, el acta respectiva, deberá ser firmada por el presidente y secretario designados en los estatutos para ello, y en su caso el comisario que asista a la asamblea (Art. 194, primer párrafo de la LGSM).

Las referidas asambleas, según los Arts. 179 y 180 de la LGSM, podrán ser ordinarias o extraordinarias, mismas que serán celebradas en el domicilio social; de lo contrario serán nulas, salvo que exista alguna razón de caso fortuito o fuerza mayor.

Sesiones del consejo de administraciónLa LGSM establece en su Art. 142 que la administración de la sociedad puede ser encargada a un órgano unitario llamado administrador único, o bien a un órgano colegiado denominado consejo de administración, ?el cual se integra con dos o más personas llamadas consejeros?,quienes deberán asentar por escrito sus resoluciones, según lo dispone el Art. 143 de la misma Ley.

Asimismo, aunque la LGSM no establece expresamente que los acuerdos del consejo deban ser tomados en acta que deba asentarse en un libro especial, los Arts. 36 y 41 del CCom hacen referencia a que las resoluciones tomadas en las juntas del consejo de administración deben ser asentadas en los libros respectivos. Por ello, cuando el acta se refiera a una asamblea del consejo de administración, el Art. 41 del CCom dispone que sólo se expresará
(Ver figura 4):

  • fecha de realización de la sesión;
  • nombre de los asistentes, y
  • relación de los acuerdos aprobados.
¿Cómo debe levantarse el acta de asamblea si al realizarla no se cuenta con el libro respectivoEl segundo párrafo del Art. 194 de la LGSM establece que cuando por cualquier circunstancia el acta de una asamblea no pudiera asentarse en el libro respectivo, más aún tratándose de una asamblea general ordinaria de accionistas, deberá protocolizarse ante notario público.

Forma de los libros corporativos ¿Cuál es la forma en que éstos deben llevarseCualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los libros corporativos deberán llevarse debidamente encuadernados, empastados y foliados, según dispuesto en el Art. 34 del CCom.

Los registros corporativos también podrán efectuarse a través del uso de medios electrónicos.

Lo anterior, en razón de lo dispuesto por los Arts. 89 tercer párrafo y 89 Bis del CCom, mismos en los que se permite el empleo de medios electrónicos y se les otorga validez jurídica.

¿Qué debe hacerse si los registros corporativos se encuentran en fojas por separadoSi éste es el caso, el mismo Art. 34 del CCom permite a la sociedad encuadernar tales fojas posteriormente, siempre y cuando sea dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social correspondiente.

Si la sociedad tiene sus registros  en formato electrónico, ¿deben imprimirse para encuadernarseSi la ley requiere que un documento sea conservado y presentado en su forma original, ese requisito quedará satisfecho si se acredita que la información generada, comunicada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, se ha mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y ésta pueda ser accesible para su ulterior consulta, según lo dispuesto en el tercer párrafo del Art. 210-A del CFPC. Por lo anterior, si queda satisfecho el referido requisito, no será necesario imprimir y encuadernar los registros corporativos.

Respecto de la forma en que deben asentarse los registros ¿cómo deben realizarseLa legislación es omisa al respecto, por lo que no existe impedimento legal para hacerlo en manuscrito, a máquina, o en computadora; actualmente algunos fedatarios e incluso centros de fotocopiado prestan el servicio de ?transcripción? de los registros.

¿Los registros pueden llevarse en idioma distinto al españolEl Art. 37 del CCom establece que todos los registros corporativos deberán llevarse en idioma castellano, aunque el comerciante sea extranjero; en caso contrario se le impondrá una multa no menor a $25,000.00, y no excederá del 5% de su capital social.

En caso de tener los registros en idioma extranjero, las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por perito traductor autorizado debidamente para ello.

Conservación de los libros corporativos ¿Cuál es el plazo por el que deben conservarse estos librosEl CCom en su Art. 46 establece que los comerciantes están obligados a conservar  los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años. Por su parte, el tercer párrafo, del Art. 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) dispone que tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de las actas en las que se haga constar el aumento o disminución del capital social, la fusión o escisión de sociedades, deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad.

Por lo anterior, es conveniente que mientras la sociedad no tome el acuerdo de extinguirse, o que esto suceda por el solo transcurso del tiempo, la referida documentación se conserve por todo el tiempo en el que subsista la sociedad; de actualizarse el hecho de disolución y liquidación de la sociedad, la LGSM obliga a los liquidadores a mantener en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante 10 años después de la fecha en que se concluya la liquidación.

Pérdida o destrucción de libros corporativos ¿Cómo debemos proceder si alguno de los libros corporativos fue robado, extraviado o destruido

Procedimiento pérdida de libros

Todo lo anterior, independientemente de que por caso fortuito o fuerza mayor las personas morales obligadas a llevar los libros corporativos y contables conforme a la legislación mercantil y fiscal los hubiesen perdido parcial o totalmente, al no liberarse de la obligación de llevar los registros correspondientes, ya que de éstos se deriva tanto el derecho de cada uno de los socios sobre el haber patrimonial e incluso de los acreedores, así como el de la autoridad fiscal.

¿Dónde deben mantenerse los libros de una sociedad mercantilEn la legislación mercantil no se establece disposición alguna al efecto, pero se entiende que estos libros deberán estar en el domicilio social de la sociedad; sin embargo, el CFF en su Art. 28, fracción III, dispone que la contabilidad de la sociedad se realizará en el domicilio fiscal del contribuyente, entendiéndose por domicilio el lugar donde se encuentre la administración principal del negocio, según prevé el Art. 10 del citado Código.

En la vida actual de una empresa suelen conservarse en su domicilio únicamente copias certificadas de los documentos principales, a los cuales sólo los directores o únicamente el director general tiene acceso; los documentos originales son guardados en cajas de seguridad externas.

Facultades de revisión de libros corporativos ¿Pueden exhibirse los libros corporativos a cualquier persona que lo soliciteDe conformidad con los Arts. 42 y 43 del CCom no se puede hacer averiguación de oficio por tribunal ni autoridad alguna, para investigar si los comerciantes llevan o no el sistema de contabilidad que la ley exige, y tampoco podrá decretarse a instancia de parte, la comunicación, entrega o reconocimiento general de los libros, registros, comprobantes, cartas, cuentas y documentos de los comerciantes, sino sólo en los casos de sucesión universal, liquidación de compañía, dirección o gestión comercial por cuenta de otro o de quiebra.

El Art. 42, fracción III del CFF, determina que las autoridades fiscales podrán requerir a los contribuyentes, los responsables solidarios o terceros relacionados para que exhiban en su domicilio, establecimientos o en las oficinas de las propias autoridades a efecto de llevar a cabo su revisión, la contabilidad, así como que proporcionen los datos, otros documentos o informes que se les requieran.

Por otra parte, tenemos también a las autoridades administrativas, que en virtud del ejercicio de sus funciones en relación con los trámites que la empresa gestione ante ellas o las actividades que realice, podrán solicitarle cierta documentación relativa a su funcionamiento.

Por lo que toca a la facultad de revisión por los accionistas de la empresa, no se establece disposición legal alguna; sin embargo, por tratarse de un derecho inherente al funcionamiento de la negociación que ellos mismos constituyeron, se entiende que los accionistas siempre tendrán el derecho de revisar los libros de la empresa, a fin de conocer el buen funcionamiento de la sociedad.

Como una de sus prerrogativas corporativos, los socios tienen el derecho de exigir cuentas de la administración de la sociedad en cualquier tiempo, cuando lo estimen conveniente. Por último, dentro de las sociedades se encuentra la figura del comisario quien ejercerá la vigilancia de la sociedad, correspondiéndole tanto el examen de los estados financieros y libros de la sociedad, de acuerdo con lo dispuesto en los Arts. 166 y 172 de la LGSM, además vigilar ilimitadamente las operaciones sociales, pudiendo exigir a los administradores, por lo menos anualmente previo a la realización de la asamblea general ordinaria, le proporcionen toda la información referente a los aspectos financieros, económicos, de administración, etcétera, relacionados con la operación de la empresa.

Consecuencias por la falta de libros corporativosSi bien es cierto que la LGSM y el CCom exigen a los comerciantes contar con los libros y sus registros corporativos, también lo es que no existe corporativamente ninguna sanción por la falta de los mismos.

Ahora bien, fiscalmente el Art. 83 del CFF dispone que son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, precisamente la de no llevarla, si la omisión es descubierta en el ejercicio de las facultades de comprobación de la autoridad fiscal. Por esta infracción la autoridad podrá imponer una sanción que podrá ir de $843.00 a $8,421.00.

Asimismo, este Código en su Art. 108 dispone que se comete el delito de defraudación fiscal calificado cuando el contribuyente no lleve los sistemas o registros contables a que se está obligado, como los referidos libros corporativos, o por asentar datos falsos en dichos sistemas o registros, delito que se sancionará con las siguientes penas, aumentándose en una mitad, con prisión de:

  • tres meses a dos años, cuando el monto de lo defraudado no exceda de $989,940.00;
  • dos años a cinco años cuando el monto de lo defraudado exceda de $989,940.00, pero no de $1´484,911.00, y
  • tres años a nueve años cuando el monto de lo defraudado fuere mayor de $1´484,911.00.
ConclusiónLa obligatoriedad de tener actualizados los libros contables y corporativos, además de evitar algunas eventualidades de carácter fiscal que puedan derivar en la imposición de multas, y hasta de penas privativas de la libertad, trae como beneficio el otorgar a la empresa una herramienta probatoria ante cualquier autoridad en ejercicio de sus facultades de comprobación, y en los juicios de carácter mercantil, ya que su existencia dan prueba de su realización.

Por lo tanto, resulta indispensable que una sociedad o un comerciante lleven su contabilidad y presenten sus libros corporativos.