Expediente básico sobre extranjeros ¿forzoso?

Conozca si su empresa debe elaborar un archivo especial para sus colaboradores foráneos
 .  (Foto: IDC online)

Recientemente se publicaron diversas notas en algunos medios de información electrónicos, respecto a la supuesta obligación patronal de elaborar y actualizar ante el Instituto Nacional de Migración (INM) el expediente básico de los trabajadores extranjeros a su servicio.

Al respecto se precisa que de acuerdo con el numeral 145, segundo párrafo del Reglamento de la Ley General de Población la autoridad migratoria es quien tiene que integrar un padrón de personas físicas y morales que tengan bajo su responsabilidad o contraten personal extranjero, debiendo llevar para tal efecto un expediente básico para cada uno. Este padrón debe contener:

  • acta constitutiva de la empresa, en su caso
  • última declaración de impuestos
  • listados del personal que labora en la misma, señalando nombre y nacionalidad, así como de los colaboradores autorizados para realizar trámites ante el Instituto, y
  • aquellos elementos inherentes a la actividad desarrollada

No obstante, los numerales 11 y 14.3 del Acuerdo por el que se expide el Manual de Criterios y Trámites Migratorios del Instituto Nacional de Migración prevén que las personas físicas y morales que tengan bajo su responsabilidad o contraten personal extranjero, podrán conformar ante el INM un expediente básico, en el cual debe constar además de los documentos señalados, aquéllos que comprueben alguna actualización a los mismos.

Como un caso de excepción, se encuentra el previsto en el Acuerdo que tiene por objeto establecer facilidades en la internación de nacionales guatemaltecos y beliceños que pretendan desempeñarse como trabajadores fronterizos temporales en las entidades federativas de Chiapas, Quintana Roo, Tabasco y Campeche de los Estados Unidos Mexicanos, donde se precisa que los patrones que tengan a su servicio este tipo de trabajadores deben:

  • conformar un expediente básico, el cual contendrá, conforme aplique, los siguientes elementos:
  •  
    • copia de la identificación de quien haya suscrito la oferta de trabajo
    • listado del personal que labora con el empleador, señalando nombre y nacionalidad
    • acta constitutiva o instrumento público en que se acredite la existencia de la empresa, debidamente inscrita en el Registro Público de Comercio, y
    • última declaración de impuestos, y
  • mantener actualizada la información de su expediente básico

Así las cosas, la única obligación patronal relacionada con la contratación de trabajadores extranjeros, de acuerdo con el artículo 61 de la Ley General de Población, consiste en dar aviso a dicho Instituto sobre los trabajadores que hubiesen cambiado o pudiesen cambiar su condición migratoria, dentro de los 15 días siguientes a que se de tal circunstancia y para tal efecto deben presentar:

  • carta redactada en español dirigida al INM y firmada por el interesado o su representante legal, en donde se indiquen las circunstancias que alteren o puedan modificar las condiciones migratorias del extranjero (escrito libre), e 
  • identificación oficial de la persona que suscribe la carta