Digitalización de documentos ¿válida?

Tanto los contratos de trabajo como los recibos de pago deben conservarse en papel
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 .  (Foto: IDC online)

El área de recursos humanos de la empresa, por cuestiones de espacio,  determinó digitalizar en archivos electrónicos todos los documentos que maneja, tales como: contratos individuales de trabajo, incapacidades, renuncias, recibos de nómina, etcétera. ¿Existe algún impedimento legal para llevar a cabo este proceso de conversión?

No obstante que el Código Civil Federal y el Código Federal de Procedimientos Civiles, reconocen a los documentos electrónicos como medios de prueba, desafortunadamente la legislación y las autoridades laborales no reconocen la utilización de los avances tecnológicos (medios electrónicos); por tanto es peligroso ejercer este tipo de medidas, porque la LFT le impone a los patrones la obligación de conservar los documentos en papel y con firmas autógrafas, para que en caso de un juicio laboral pueda acreditar el cumplimiento de sus deberes, pues en términos del artículo 784 tienen la carga de la prueba.

Así las cosas todo patrón debe preservar:

  • los contratos individuales de trabajo celebrados con sus colaboradores durante la relación de trabajo y hasta un año después, y
  • listas de raya o nómina, controles de asistencia, y comprobantes de pago durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. Lo anterior con fundamento en el numeral 804 de la LFT.

Al respecto la Suprema Corte de Justicia de la Nación ha resuelto, entre otras tesis, la siguiente:

DOCUMENTOS QUE EL PATRÓN TIENE OBLIGACIÓN DE CONSERVAR Y EXHIBIR EN JUICIO. NO VIOLA GARANTÍAS LA DETERMINACIÓN DE LA JUNTA QUE HACE EFECTIVO EL APERCIBIMIENTO DECRETADO CONTRA LA PATRONAL QUE NO EXHIBE ALGUNO DE LOS SOLICITADOS, AUN CUANDO HAYA TRANSCURRIDO EL PERÍODO QUE DETERMINA LA LEY PARA SU CONSERVACIÓN, SI FUE EMPLAZADA CON ANTERIORIDAD. El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo impone al patrón la obligación de conservar y exhibir en juicio diversos documentos, tales como contratos individuales de trabajo, listas de raya o nómina, controles de asistencia, comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldos, así como las primas a que se refiere este ordenamiento y los demás que establecen las leyes; del mismo modo, señala los períodos por los cuales deberán conservarse. Así, resulta que si esa parte fue notificada de la interposición de una demanda en su contra y emplazada al juicio laboral con anterioridad a que transcurriera el período respectivo, evidentemente tuvo conocimiento de cada uno de los hechos atribuidos, así como de aquellos en que se apoyó la procedencia de la acción y, por tanto, si la Junta del conocimiento le exige la exhibición de alguno de los documentos citados en ese numeral, luego de transcurrido el período señalado en la legislación e, incluso, le hace efectivo el apercibimiento decretado, esa determinación no resulta violatoria de garantías, toda vez que tenía la obligación de conservarlos para exhibirlos en juicio. NOVENO TRIBUNAL COLEGIADO EN MATERIA DE TRABAJO DEL PRIMER CIRCUITO.

Amparo directo 1073/2010. Instituto Mexicano del Seguro Social. 20 de octubre de 2010. Unanimidad de votos. Ponente Emilio González Santander. Secretaria Adriana María Minerva Flores Vargas.

Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Tomo XXXIII, febrero de 2011, página: 2308. Tesis I.9o.T.272 L. Aislada.

En materia de seguridad social todo patrón tiene la obligación de conservar los registros de nóminas y listas de raya, para comprobar los días trabajados y el sueldo percibido, así como las altas y bajas de sus trabajadores durante los cinco años siguientes al de su fecha. De manera que si en una visita domiciliaria del Seguro Social, se le requiere este tipo de documentación, aquél debe exhibirla en original impreso, pues no admite ningún otro medio (artículo 15 fracción II Ley del Seguro Social).