¡Proteja los datos de sus trabajadores!

Conozca los pormenores sobre la normatividad en materia del resguardo de información personal recabada por los patrones
 .  (Foto: IDC online)

El 5 de julio de 2010 y el 21 de diciembre de 2011 fueron publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF), la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y el Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (RLFPDPPP), respectivamente. Ambos documentos están vigentes y tienen como propóstito garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas, mediante una regulación que les permita un tratamiento controlado e informado de sus datos personales.

DATOS PERSONALES EN EL ÁMBITO LABORAL

Dentro de estos novedosos cuerpos normativos existen diversas disposiciones y reglas aplicables a las empresas en el ámbito laboral pues en el numeral 2, primer párrafo de la LFPDPPP, establece como sujetos regulados a los particulares (personas físicas o morales) de carácter privado que lleven a cabo el tratamiento de datos personales, hipótesis en la que encuadra la información personal que los trabajadores proveen a sus patrones desde su contratación y durante la vigencia de la relación laboral.

Por ello, es de vital importancia para las compañías tomar en cuenta los siguientes aspectos a fin de evitar la imposición de sanciones por parte del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI), las cuales pueden ir desde simples apercibimientos hasta la aplicación de multas.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LOS RESPONSABLES (PATRONES)

De acuerdo con el numeral 8o. de la LFPDPPP el tratamiento de los datos personales –su obtención, uso, divulgación o almacenamiento, por cualquier medio– que le otorgue el responsable (en este caso los patrones que recaban y deciden sobre el tratamiento a otorgar a los datos personales) requiere del consentimiento del titular de los mismos (trabajador), el cual puede ser expresamente, es decir, verbal, por escrito, medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología o por signos inequívocos; o bien tácito, cuando habiéndose puesto a su disposición el aviso de privacidad no manifieste su oposición.

Según los artículos 9o de la LFPDPPP y 16, 40 segundo párrafo y 45 del RLFPDPPP, cuando las empresas responsables manejen información sensible, es decir, aquella que afecte el ámbito más íntimo de su titular o, en su caso, cuya utilización indebida pueda dar origen o una discriminación o conlleve un riesgo grave para éste, incluyendo la afiliación sindical, opiniones políticas o de preferencia sexual (generalmente plasmadas en las solicitudes de empleo); deberán recabar el consentimiento expreso del titular por escrito, el cual puede obtenerse través del aviso de privacidad, donde plasmará su firma autógrafa o electrónica, o cualquier mecanismo de autenticación establecido para tal efecto. En el aviso los patrones no sólo tienen que comunicar a los subordinados la información a recabar sino también los fines para los cuales la utilizarán.

Según los numerales 48 y 61 del RLFPDPPP, para garantizar el buen manejo de la información personal es necesario que la empresa responsable:

  • determine las funciones y obligaciones del personal encargado de recabar los datos personales, y
  • capacite, actualice y concientice a los colaboradores designados para tal efecto

En caso de controversia respecto a si se obtuvo el consentimiento del titular de la información, la carga de la prueba recaerá en la empresa responsable (art. 20 RLFPDPPP).

No obstante, por disposición expresa de los preceptos 10, fracciones IV y VII del ordenamiento legal en análisis y 5o y 6o y 17 del RLFPDPPP, los supuestos de excepción aplicables a las relaciones de trabajo, es decir, donde no es necesario el consentimiento de los titulares de la información, son los siguientes, cuando:

  • se tenga por propósito cumplir las obligaciones derivadas de una relación jurídica entre el trabajador y su patrón, por ejemplo la exhibición a las autoridades laborales, fiscales y de seguridad social de nóminas o listas de raya, contratos, recibos de pago, listas de asistencia, entre otros
  • se dicte resolución de la autoridad competente, por citar algún caso, cuando los jueces de lo familiar requieren información a un patrón sobre un acreedor alimenticio (trabajador) para fijar la pensión correspondiente, y
  • se elaboren tarjetas de presentación o representación de las personas físicas que prestan servicios para un patrón, en donde conste su nombre, domicilio, dirección electrónica teléfono y fax

QUÉ ES EL AVISO DE PRIVACIDAD Y SU FINALIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, elaborado por la empresa responsable y puesto a disposición del trabajador titular de la información, previo al tratamiento de sus datos personales.

El objeto del aviso es que:

  • el titular de los datos se entere de que su información:
    • será recabada y empleada para ciertos fines, y
    • la forma en que serán manejada para que tome decisiones informadas y controle el uso de la misma
  • la empresa responsable:
    • fortalezca el nivel de confianza entre ésta y sus colaboradores en relación con el tratamiento de su información personal
    • transparente las finalidades y transferencias de los datos personales de los trabajadores titulares, y
    • comunique a los colaboradores los derechos que la LFPDPPP les concede, tales como:
      • acceso: acceder a sus datos que obren en poder de la empresa
      • rectificación: cuando sean inexactos o incompletos
      • cancelación: cuando el trabajador así lo decida, y
      • oposición: impedir su uso o tratamiento por parte de la empresa

CONTENIDO DEL AVISO

En términos de las disposiciones 16 de la LFPDPPP y 27 del RLFPDPPP, este documento debe contener como mínimo:

  • identidad y domicilio de quien recaba los datos personales (en este caso el patrón)
  • finalidad del tratamiento que se les va a dar a los datos
  • opciones y medios que los patrones ofrezcan a sus trabajadores para limitar el uso o divulgación de la información
  • transferencia de datos que se efectúen, en su caso
  • medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, y
  • procedimiento y medio a través del cual la empresa comunicará a su personal de los cambios que pudiesen presentarse en los avisos de privacidad

El responsable cumple con el principio de calidad cuando los datos personales son exactos, completos, pertinentes, correctos y actualizados (art. 36 RLFPDPPP).

Algunas de las recomendaciones para el diseño de un aviso privacidad son las siguientes:

  • tener títulos cortos y claros que informen con claridad sobre su contenido
  • utilizar lenguaje comprensible
  • propiciar una estructura clara y textos breves, y
  • evitar la inclusión de párrafos o formatos por medio de los cuales induzcan al trabajador a elegir una opción en específico

Por su parte el artículo 12 del ordenamiento legal en análisis determina que el tratamiento de los datos señalados en el aviso de privacidad, debe limitarse al fin para el cual fueron solicitados, pues si el alcance que pretende otorgárseles es mayor, las empresas deberán obtener de sus colaboradores un nuevo aviso con las ampliaciones pertinentes.

El patrón responsable de los datos personales debe demostrar al IFAI que entregó oportunamente a los trabajadores el aviso de privacidad.

Para una mejor apreciación del contenido del aviso en comento consulte los anexos A (completo) B (simplificado), visibles en la página nueve de esta edición.

OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

Las empresas responsables del manejo de los datos personales están obligadas a guardar confidencialidad respecto de éstos, incluso después de terminadas las relaciones de trabajo con los subordinados titulares, como es el caso de la información relacionada con pensiones alimenticias, la proporcionada a los Institutos Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (Infonavit), así como al Servicio de Administración Tributaria (SAT), ya sea en cumplimiento de las obligaciones consignadas en las leyes respectivas de estos organismos, o bien, por resoluciones de estas autoridades que así lo exijan, así como en el supuesto de las referencias personales que los colaboradores facilitan a las organizaciones cuando solicitan un puesto de trabajo (art. 21 LFPDPPP).

La conservación de los datos personales no puede exceder de los lapsos necesarios para cumplir con la finalidad para los cuales fueron solicitados ni de los plazos establecidos por las legislaciones que los requieran, por ejemplo las Leyes Federal del Trabajo, del Seguro Social y el Infonavit, así como el Código Fiscal de la Federación (art. 37 RLFPDPPP).

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

En caso de incumplimiento de las disposiciones señaladas, el patrón se haría acreedor a una multa oscilante de 100 a 320,000 días de salario mínimo diario vigente en el DF, esto es actualmente de $6,233.00 a $19’945,600.00, importes aplicables  en el caso de que no obtenga el aviso de privacidad en los términos señalados; utilice los datos personales en contravención de la Ley en análisis; infrinja el deber de confidencialidad o cambie sustancialmente la finalidad de la información recabada, pero si la información es de carácter sensible, estos montos pueden duplicarse (arts. 63, fracciones IV, V, VIII y IX LFPDPPP).

En contra de las resoluciones del IFAI donse se imponga al patrón responsable alguna de las multas ya señaladas, éste podrá interponer el juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa (art. 144 RLFPDPPP).

Anexo A (completo)

Debe utilizarse cuando los datos se recaben de manera personal del trabajador titular de la información

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 -  (Foto: Redacción)

Anexo B (Simplificado)

Se emplea cuando los datos se obtengan de manera directa del titular por medios electrónicos, ópticos o sonoros

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 -  (Foto: Redacción)

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