Administración del tiempo y la productividad

Identifique la importancia que tiene para los líderes el adecuado manejo de su tiempo, por Angy Newman, experta en desarrollo humano y coaching
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 .  (Foto: IDC online)

PREÁMBULO

El ejecutivo de ahora tiene que cambiar o romper muchos paradigmas respecto a la utilización del tiempo. Antes se decía que para realizar todas las actividades necesarias para lograr sus objetivos, los ejecutivos deberían trabajar, por lo menos, 14 horas diarias, sábados, domingos y días de fiesta y aún así, la mayoría de las veces, seguramente no les alcanzaba el tiempo.

Lo importante, el día de hoy, no es dedicarle tiempo a todas las actividades, sino a las “vitales” porque normalmente éstas, en muchas ocasiones representan el 15 o 20% del total. Esto confirma la teoría de Vilfredo Pareto, quien es dueño de la teoría del 80/20. Es decir, que el 20% de las actividades producen el 80% de los resultados. Por eso, es importante saber identificar ese 20% y dedicarle el 80% de nuestro tiempo; el resto de las labores y a veces más, son normalmente trivialidades, pero el ser humano tiene una tendencia a querer resolverlo todo sin darse cuenta que “si no lo atiende no sucederá nada”.

Actualmente, no tenemos plena conciencia de lo imprescindible que es administrar nuestro tiempo y hacerlo en forma eficaz, es decir, ser productivos. La administración del tiempo tiene que ver más allá de adquirir una técnica, viene desde la raíz del ser humano, desde su educación y valores obtenidos a temprana edad en casa de sus padres y en la escuela.

Albert Einstein, célebre físico matemático de origen alemán y considerado uno de los 10 hombres más influyentes en la humanidad en el siglo XX, comentó: “El tiempo no tiene una existencia independiente del orden de los acontecimientos mediante los que lo medimos”.

Efectivamente, la administración del tiempo es el acto de controlar los acontecimientos o bien adaptarse a ellos, y cuando lo logramos le damos congruencia a nuestras vidas, pues aumenta nuestra autoestima y por consiguiente, somos más productivos. La congruencia consiste en experimentar equilibrio, armonía y propiedad en los sucesos de nuestras vidas y esa congruencia proviene de fijar metas claras, escritas, medibles y con fechas de compromiso. En cambio, la incongruencia proviene de enredarse en trivialidades: el 80% que nos representará sólo el 20% de nuestros resultados o satisfacciones en nuestra actividad profesional o personal.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN LOS LÍDERES DE HOY

El problema actual consiste en que el ejecutivo o empresario, por la adicción a lo urgente, que rara vez es lo importante para él y lo más seguro “es lo urgente para los demás”; se dedica a “apagar fuegos” es decir, a ser reactivo en lugar de proactivo.

El ejecutivo de estos días considera que vivir estresado y presionado es parte del puesto y mientras más lo esté más importante es su función. Craso error. Debemos saber anticiparnos, proyectando el pensamiento hacia el futuro (mañana), identificar los hechos que vendrán y deseamos que vengan, traerlos al presente para hacer algo en cuanto ellos, hoy. En la administración del tiempo y productividad le decimos: planeación. El problema del ejecutivo y el empresario contemporáneo, es que paradójicamente no tienen tiempo para planear por sus múltiples ocupaciones, cuando una buena planeación les redituaría más tiempo después. Por cada minuto que planeamos nos ahorramos otros 15 de trabajo posterior.

CÓMO LOGRAR UNA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Despertar la conciencia de los involucrados y que comprendan lo esencial que es dedicarse tiempo a ellos mismos, magnifica sus capacidades profesionales y personales. Si lo logran, serán personas plenas pues estarán dedicados al eje del ser humano: los valores de los cuales se sustentan las metas de nuestra vida. Es increíble que estemos habituados a que en la compañía donde trabajamos tenga su visión, misión y valores para llevar a cabo sus principales actividades, determinando su razón de ser; y los seres humanos no tengamos ni siquiera definidos nuestros propósitos, analizados nuestros valores y menos nuestras metas escritas personales, sustentadas en esos principios.

Si destinamos diariamente cierto tiempo a la planeación personal y de la empresa o actividad que realizamos, lograremos distinguir las prioridades de cada una, descubriremos los acontecimientos vitales y tendremos la disciplina y habilidad de concentrar nuestro esfuerzo para cambiar los hábitos que nos llevarán a alcanzar esas prioridades y lograr de esta forma resultados, que al final del día, son el objetivo.

Esta es la parte más impactante y diferente de quien desea tener el dominio de su vida, pues se da cuenta que el objetivo no es sólo controlar o adaptarse a los acontecimientos, sino realizar una introspección muy profunda en sus valores, llamados principios de unificación porque en la medida de que consiga mayor congruencia entre lo que cree y lo que hace, logra un mayor grado de productividad personal. El principio de unificación es una verdad que ilumina y sirve de guía para vivir y para establecer nuestras metas. Es la fuente de nuestra motivación. La razón de nuestra existencia. Nuestra más alta prioridad.

EL FACTOR TIEMPO EN NUESTRAS VIDAS

Definitivamente hacer muchas cosas más rápido no reemplaza a actuar correctamente. El factor tiempo es el mecanismo de control en el ser humano, el tiempo ha sido capaz de saber cuándo accionar a nuestro favor o en contra. El tiempo nos da la oportunidad de recordar el valor de “vivir, amar, aprender y dejar un legado”. Vivir es nuestra necesidad física en lo que respecta a alimentos, vestimenta, vivienda, bienestar económico y salud. Amar es nuestra necesidad social de relacionarnos con los demás, pertenecer, amar y ser amados. Aprender es nuestra necesidad mental de desarrollarnos y crecer. Por último, la necesidad de dejar un legado equivale a la necesidad espiritual de poseer un sentido del significado, el propósito, la congruencia personal y la contribución.

Cada una de estas necesidades tiene una importancia vital. En caso de no satisfacer alguna de ellas, se reduce la calidad de vida. Origina un hoyo negro que devora nuestra energía y atención. Cuando nuestra calidad de vida es controlada por el tiempo mal empleado estamos perdiendo vida.

Sentimos que el único objetivo en nuestro entorno laboral está fincado por objetivos previamente acordados, lo cual es parte de nuestra actividad, pero olvidamos que nuestros resultados con base a la productividad de nuestro trabajo reflejan nuestra actitud expresada por la vida personal. Comúnmente se cree que esto no existe porque al ser trabajadores o patrones debemos parecer máquinas y no personas.

DONES DE LA VIDA

Una persona exitosa es aquella que controla los acontecimientos de su vida, y los que desconoce, sabe cómo resolverlos sin afectar su calidad de vida. Lo explico de esta manera: por naturaleza poseemos dones que nos distinguen del mundo animal. Estos parabienes ocupan el espacio entre el estímulo y la respuesta, “entre las cosas que nos ocurren y la forma como reaccionamos ante ellas”. Entendámoslo así: “Entre el estímulo y la respuesta existe un espacio. En ese espacio está el poder para elegir la respuesta. En la respuesta yacen el crecimiento y la libertad del ser humano”. Los dones que tenemos en la vida son: el autoconocimiento, la conciencia, la imaginación creativa y la voluntad independiente. Si practicamos estos cuatro dones tendremos más conciencia y control sobre el tiempo y su productividad. El reto de los seres humanos es comprender el significado de cada una de nuestras acciones, las cuales definitivamente demuestran quiénes somos en cualquier entorno de nuestra vida.

Si analizamos estos cuatro dones tendremos control y conciencia de nuestro tiempo:

  • autoconocimiento: es nuestra capacidad de apartarnos a nosotros mismos y examinar nuestra forma de pensar, motivos, historia, vocaciones, acciones, hábitos y tendencias. Nos permite quitarnos los “anteojos” y mirar tanto a ellos como a través de ellos. Nos permite tomar conciencia de la historia social y psíquica de los problemas que existen en nuestro interior y ampliar la separación entre el estímulo y la respuesta
  • conciencia: nos conecta con la sabiduría de las épocas y la sabiduría del corazón. Constituye un sistema de guía interno, que nos facilita conocer cuándo actuar o, incluso, cuándo pretender actuar en forma que es contraria al principio. Asimismo, nos proporciona una idea de nuestros talentos y misión personal
  • imaginación creativa: es el poder para prever un estado futuro, para crear algo en nuestra mente y para solucionar problemas sinérgicamente. Se trata de la facultad que nos permite vernos a nosotros y a los demás de forma diferente y mejor de lo que somos en la actualidad. Nos capacita para escribir un enunciado de misión personal, fijar metas o planificar una reunión. También nos capacita para vernos en el momento en que vivimos nuestro enunciado de misión, aún en las circunstancias más desafiantes, y a aplicar los principios de formas efectivas en nuevas situaciones, y
  • voluntad independiente: consiste en nuestra capacidad para actuar. Nos otorga el poder de ir más allá de los paradigmas, nadar contra la corriente, evaluar los comportamientos, actuar basados en principios en lugar de reaccionar según la emoción o las circunstancias. Si bien las influencias genéticas y del medio ambiente resultan muy poderosas, no nos controlan; no somos víctimas. No somos el producto de nuestro pasado, sino de nuestras elecciones. Somos responsables; es decir, capaces de responder, de elegir en forma independiente de estados de ánimo y tendencias. Tenemos poder de voluntad para actuar según el autoconocimiento, la conciencia y la visión

CONCLUSIONES

La administración del tiempo y su productividad es uno de los temas más amplios y solicitados por diversas compañías, quienes entienden perfectamente el valor del mismo y el impacto que tienen hacia su interior. Al emprender el valor del tiempo y recordando las ganancias que obtendrán de llevar a cabo sus objetivos con base a una planeación previa, deben tener disciplina, paciencia, voluntad y constancia sin excepción alguna, sin embargo, dicen no tener tiempo de implementar lo aprendido.

Para entender el valor del tiempo se necesita firmeza de pensamiento, carácter, conocerse a sí mismo y sus valores, le aseguro que llevando a cabo los cuatro dones mencionados, tendrá una base firme para saber cómo empezar y hasta dónde puede llegar.

Es un tema con gran contenido, seguramente iremos platicando con más precisión y conciencia de lo bien que se sentirá cuando logre encaminar sus objetivos laborales y personales de forma eficiente y efectiva.

“Todas nuestras decisiones son importantes. Algunas pueden parecer intrascendentes en el momento de adoptarlas, pero lo cierto es que se van sumando hasta convertirse en hábitos del corazón que nos impulsan con fuerza creciente hacia un determinado destino. Algunas de nuestras elecciones, en las que a menudo ni siquiera reparamos, marcan momentos decisivos de nuestra vida, momentos en los que dar prioridad a lo más importante resulta crucial. Se trata a veces de decisiones difíciles, que nos obligan a adoptar una posición impopular o incluso considerada ilógica para algunos. Pero cuando escuchamos la voz de nuestra conciencia y subordinamos lo ‘bueno’ a lo ‘mejor’ comprobamos más adelante un increíble impacto en la calidad de nuestra vida”. Gracias, un abrazo.

Fuentes: “Time Power” Charles Hobbs y “Primero lo Primero” Stephen R. Covey.