Toda persona que labora en una organización sabe que sin importar el tipo, ni la clase o el tamaño de la misma, siempre habrá reuniones, y en la mayoría de los casos con seguridad serán improductivas.
De acuerdo con Patrick Lencioni, autor de “Reuniones que matan (Empresa activa)”, la razón de esta problemática es la tendencia de los ejecutivos a incorporar todas las cuestiones pendientes de debate en una sola cita. En estos casos obviamente el resultado es que los equipos divaguen y no se obtengan propuestas eficaces.
Para Ignacio Ríos, socio de Bain & Company, firma especializada en management consulting, la falta de planificación sobre el propósito de las juntas de trabajo lo único que consigue es retardar los procesos y la toma de decisiones. Por ello, los líderes convocantes deben centrar sus esfuerzos en precisar los puntos a tratar, definir quién debe asistir y, sobre todo, evitar que acudan personas que no tienen la capacidad de decisión en el asunto a analizar.
Para estos especialistas la solución es organizar cuatro reuniones distintas que atienden a diferentes finalidades:
- repaso diario. Es una de las juntas más eficaces que pueden existir dentro de las corporaciones, porque requiere que los miembros del equipo se concentren al inicio de la jornada en algún punto específico, incluso de pie, y en tan solo cinco minutos informen a los demás de las actividades que van a realizar ese día.
Como puede observarse su propósito es ayudar al personal a establecer prioridades y pasar a la acción de forma inmediata y sin rodeos. Es un foro rápido para asegurarse de que no falla nada y de que nadie pisa el terreno de otro. El detalle es que para que sea efectiva es importante que se convierta en una rutina - táctica semanal. En esta reunión se deba abordar temas de interés inmediato. Idealmente su duración debe ser de entre 45 y 90 minutos. Su finalidad radica en ubicar problemas específicos y eliminarlos, más no entrar en cuestiones estratégicas.
Generalmente comienza con una ronda relámpago en la que cada participante exterioriza dos o tres prioridades que precisan atención urgente. Inmediatamente se da paso a la exposición de los avances alcanzados, con datos e información concreta y finaliza con el diseño de una agenda de trabajo a partir de las tareas en las que cada persona está inmersa - estrategia mensual. Aquellas en las que se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán de manera directa en la organización. Es necesario que sean periódicas y no se debatan más de dos o tres asuntos, de lo contrario no son efectivas.
Es indispensable que los asistentes acudan con preparación previa y con excelente actitud: hay que ir sin miedo al conflicto, con la mente abierta para escuchar y sin temor a enfrascarse en un productivo debate sin filtros, y - repaso trimestral fuera de la oficina. Espacio idóneo para desvincularse del ambiente de trabajo, y en un contexto más relajado retomar fuerzas. Aquí los individuos pueden analizar mejor sus actividades y resultados en conjunto, y buscar retos y acciones a largo plazo.
Estas juntas representan el momento más favorable para reflexionar y debatir sobre el estado de la compañía y estudiar a la competencia para no quedarse atrás
Tenga en mente que la falta de concreción en las juntas de trabajo es uno de los enemigos de sus procesos de administración, por ello debe enfocarse a plantear en éstas los datos que verdaderamente son imprescindibles, así como evitar alargar sus exposiciones innecesariamente y alejarse del tema principal. Limitar el tiempo de intervención siempre es de gran ayuda.
Por ello, establecer un esquema de reuniones de esta naturaleza en su empresa, con seguridad producirá una mejor administración de los tiempos de trabajo y con ello una mayor productividad, pues la toma de decisiones y la resolución de problemáticas se efectuarán con la oportunidad, objetividad y eficacia debida.
