¿Ya pagaste el aguinaldo a tus empleados?

Comprueba si estás cumpliendo correctamente con esta prestación y evita multas
 -  (Foto: Redacción)

Año con año una de las prestaciones que los trabajadores esperan con mayor avidez es el aguinaldo, pues con él pueden hacer frente a los diversos gastos generados como consecuencia de la época navideña.

No obstante, los patrones deben tener mucho cuidado al determinar su cuantía y efectuar su pago, porque aún cuando pareciera que se tienen dominadas estas tareas, lamentablemente en la práctica se comenten muchos errores que pueden generar -posteriormente- sanciones de parte de la autoridad laboral.

Independientemente de lo señalado, todo empresario debe considerar que al realizar un correcto cálculo del aguinaldo no solo satisface una obligación legal, sino que también ayuda a mantener un clima laboral favorable, lo cual impacta positivamente en la productividad de los centros de labores.

Por lo anterior, a continuación se aborda el marco legal aplicable al aguinaldo, para dotar a usted de los elementos suficientes para dar cumplimiento a esta prestación, y con ello evitar conflictos indeseables que alteren los procesos de trabajo, así como su patrimonio.

En complemento la sección de Contabilidad Fiscal en esta misma edición presenta un caso práctico sobre la determinación de este concepto, así como del ISR a retener.

Regulación y finalidad

El numeral 87 de la LFT establece las bases de cumplimiento de esta obligación, cuyo fin de acuerdo con la exposición de motivos de la LFT: es conceder a los trabajadores una cantidad suficiente para hacer frente a los gastos extraordinarios de las fiestas de fin de año, los cuales con el simple salario no pueden ser solventados.

Este criterio se confirma con la resolución de los tribunales laborales bajo el rubro: AGUINALDO, NATURALEZA DEL, publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Séptima Época, Volumen 45 Quinta Parte, p. 20, Materia Laboral, Tesis Aislada, Cuarta Sala, Registro 244,252, septiembre de 1972.

Cuantía

Según el numeral 87 de la LFT el personal de las empresas debe recibir como mínimo un importe de 15 días de su salario; pero esto no impide que el beneficio pueda ser superior como consecuencia de las negociaciones o acuerdos celebrados entre el patrón y sus colaboradores en los contratos individuales o colectivos de trabajo, o bien en las políticas de prestaciones y compensaciones respectivas.

Existen casos en los que las compañías al obtener resultados excelentes durante el año deciden excepcionalmente cubrir esta prestación con una cantidad mayor al mínimo legal. En tal supuesto es indispensable que los recibos de nómina correspondientes contemplen un texto especial en donde señale que dicho pago se realiza “por única ocasión” en esa cuantía, para evitar que en los años subsecuentes los trabajadores exijan el pago de diferencia amparándose en el principio de la costumbre como fuente de obligaciones (art. 17, LFT).

Fecha de pago

Debe pagarse antes del 20 de diciembre del año de que se trate, es decir, a más tardar el día 19 del citado mes (art. 87, LFT).

Sin embargo, existen empresas que comúnmente adelantan dicho pago, acción que es errónea, porque atenta contra la naturaleza y el propósito del otorgamiento del aguinaldo: hacer frente a los gastos extraordinarios de la época de fin de año.

Parte de esta práctica inapropiada se debe a la confusión generada por la publicación, en recientes años, de los Decretos por virtud de los cuales se establecen los lineamientos para el pago del aguinaldo en las dependencias y oficinas del sector público, que en este año se publicó en el DOF del 7 de noviembre, el cual en su numeral Séptimo faculta a dichas entidades para que en 2013, si así lo deciden, cubran a sus colaboradores el aguinaldo desde el 15 de noviembre; prerrogativa inaplicable al sector privado.

Estos decretos se han emitido con la finalidad de impulsar el programa del Gobierno Federal denominado “El Buen Fin” (del 15 al 18 de noviembre), el cual es una estrategia de ofertas en las diversas tiendas del país para reactivar el consumo interno e incrementar las ventas.

Posibilidad de diferimiento

En ninguna disposición se prevé la opción para que las corporaciones aplacen el pago de esta prestación, pero en la práctica las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA) autorizan que se haga en parcialidades, siempre que exista una causa económica que lo justifique.

Para obtener la autorización es necesario que la compañía y sus colaboradores celebren un convenio, en el que comprueben fehacientemente las circunstancias financieras generadoras del desfasamiento del pago (art. 33, segundo párrafo, LFT).

Base para el pago

Este concepto se cubre con el salario pactado en el contrato de trabajo, el cual puede ser:

  • fijo: el vigente al momento del pago; es decir, la cuota diaria obtenida de dividir el salario acordado en el contrato individual de trabajo entre 30, 15 o siete días, según corresponda (art. 89, tercer párrafo, LFT). Este criterio se confirma en la resolución bajo el rubro: AGUINALDO, SALARIO BASE PARA LA CUANTIFICACIÓN DEL, publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Octava Época, Tomo XII, p. 18, Materia Laboral, Tesis Aislada, Registro 215,235, agosto de 1993
  • variable: el promedio de ingresos por día, el cual se obtiene dividiendo las percepciones totales anuales o las recibidas por el subordinado durante el año entre 365 o los días en los que efectivamente laboró. Esta mecánica se aplica principalmente a los comisionistas, pero con base en el principio de analogía también a cualquier otro colaborador que reciba ingresos variables, por ejemplo destajistas, transportistas y subordinados por unidad de obra o tiempo (arts. 83, 87 y 289, LFT), y
  • mixto: se rigen con las directrices de los salarios fijos y variables señaladas y se suman los resultados

Si algún trabajador percibió distintos ingresos salariales en 2013, con motivo de incrementos o ascensos, la base para el pago de este concepto es el salario vigente en el día en que nace el derecho a su cobro y no con el promedio anual. Esto se corrobora en la resolución de rubro: AGUINALDO. PAGO DE, localizada en el Semanario Judicial de la Federación, Octava Época, Tomo XIV, p. 411, Materia Laboral, Tesis Aislada, Registro 211,054, julio de 1994.

A pesar de lo señalado, en 2006 los Tribunales Colegiados de Circuito en materia laboral sentaron una jurisprudencia identificada bajo el rubro: VACACIONES, PRIMA VACACIONAL Y AGUINALDO. SALARIO QUE DEBE SERVIR DE BASE PARA SU CUANTIFICACIÓN, publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXIV, p. 1318, Materia Laboral, Tesis I.13o.T. J/8 Jurisprudencia, Registro 173,974, octubre de 2006, en la que se precisa como base para el pago de las vacaciones, prima vacacional y el aguinaldo, el salario diario integrado y no la cuota diaria ordinaria.

Este criterio se retomó en mayo de 2011 en la tesis aislada: AGUINALDO. SALARIO QUE DEBE SERVIR DE BASE PARA SU PAGO, dada a conocer en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XXXIII, p. 1011, Materia Laboral, Tesis III.1o.T.116 L. Aislada, Registro 162,231, mayo de 2011.

Desde la perspectiva de IDC, Asesor Jurídico y Fiscal, estos dos criterios son jurídicamente inexactos, porque no es posible pagar el aguinaldo con un salario que a su vez está integrado por la misma prestación.

Esto afecta el campo de la seguridad social por lo que hace a la determinación del salario base de cotización para el pago de cuotas obrero-patronales del IMSS y de aportaciones Infonavit, en donde se presenta la misma problemática de reintegración del aguinaldo.

Lamentablemente, ante la existencia de estos controvertidos criterios jurisprudenciales, las empresas están expuestas a que las JCA respectivas y los Tribunales Colegiados de Circuito los apliquen en los juicios laborales en los que sean invocados por los trabajadores, en virtud de que están obligados a hacerlo.

Forma de pago

El aguinaldo debe entregarse en efectivo, porque su regulación está inmersa en el Título Tercero, Capítulo V, de la LFT denominado “Del salario”; por lo tanto le son aplicables las normas protectoras y privilegios del salario, en especial el numeral 101 del citado ordenamiento legal, el cual precisa que el salario debe cubrirse en moneda de curso legal y no con vales, fichas u otros instrumentos sustitutivos de la moneda.

Descuentos

Como se mencionó, el salario y el aguinaldo están regulados en el mismo capítulo de la LFT, por tanto les resulta aplicable lo relativo a los descuentos a los salarios del personal, contemplado en el numeral 110 de la LFT. Por ende las deducciones permitidas al aguinaldo son:

  • deudas contraídas con su patrón por pérdidas, daños, averías, errores y adquisición de productos elaborados por aquel, siempre que el monto total del adeudo no rebase de un mes de salario, ni las retenciones parciales del 30% del excedente del salario mínimo general vigente, y
  • pensiones alimenticias, cuya cuantía debe ajustarse al porcentaje plasmado en el oficio emitido por el Juez de lo Familiar competente

Días a contemplar para su cálculo

Regla general

Solo se deben considerar los efectivamente laborados durante el año, esto es:

  • días en que los trabajadores prestaron sus servicios y generaron salario
  • lapsos de privación de la libertad de los subordinados cuando hubiesen obrado en defensa de los intereses de su patrón (art. 42, fracc. III, LFT)
  • incapacidades por maternidad y riesgos de trabajo (arts. 127, fracc. IV; 170, fraccs. II y V y 491, LFT)
  • licencias por paternidad (art. 132, fracc. XXVII Bis, LFT), y
  • permisos contractuales con goce de salario

En cuanto a los días que no deben considerarse para efectos del aguinaldo están:

  • incapacidades por enfermedad general (art. 42, fraccs. I y II, LFT)
  • permisos sin goce de salario
  • periodos de privación de la libertad de los trabajadores cuando no existe justificación ni defensa de los intereses del patrón (art. 42, fraccs. III y IV, LFT), y
  • faltas injustificadas

Trabajadires con semana y jornada reducida

En el caso de colaboradores que trabajan bajo el esquema de semana reducida, el aguinaldo se calcula proporcionalmente a los días efectivamente laborados (art. 87, segundo párrafo, LFT).

Por lo que hace a los que prestan sus servicios en jornada reducida, la prestación se determina tomando los días efectivamente laborados en el año y el salario percibido al momento de efectuarse el pago respectivo (arts. 82 y 87, LFT).

Huelga

Los periodos de huelga se consideran laborados atendiendo a los siguientes lineamientos, si:

  • ésta termina por mutuo acuerdo de las partes, se observarán los términos del convenio para verificar la naturaleza otorgada al lapso de suspensión de labores. Esto es así, porque las partes pueden o no reconocer ese tiempo como efectivamente laborado; si al plazo de huelga se le concede el carácter de trabajado, como se tienen que cubrir los salarios caídos respectivos, ese tiempo sí debe computarse para el otorgamiento del aguinaldo
  • el patrón se allana a las peticiones del sindicato, es decir, acepta sus condiciones, también debe cubrir salarios y prestaciones que hubiesen dejado de percibir los trabajadores, incluso el aguinaldo, y
  • la JCA respectiva emite una resolución en donde señala la imputabilidad de la huelga al patrón, esto es, determina que la huelga fue atribuible a éste, lo condena al pago de los salarios, así como de las prestaciones que se dejaron de cubrir durante el periodo de huelga, dentro de las que va contemplado el aguinaldo

Por lo anterior se recomienda a las empresas que en los casos de huelga creen un pasivo, con el cual puedan hacer frente a las erogaciones inherentes a este procedimiento y especialmente en materia de aguinaldo, ya que de no hacerlo, ante su falta de liquidez, pueden enfrentarse a una nueva controversia con sus colaboradores.

Necesidad de comprobante de pago

Es menester la elaboración de un recibo, en el que se plasme el concepto (aguinaldo) y monto a pagar, así como la firma de los trabajadores beneficiados y el año que se está pagando.

Este documento tiene que conservarse por la empresa durante el último año de servicios y uno posterior a aquel en que concluya la relación laboral, porque en un juicio laboral, la carga de la prueba recae en el patrón, quien deberá demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, incluyendo el pago de aguinaldo (art. 804, fracc. IV y último párrafo, LFT).

En materia fiscal el plazo de conservación de documentos es de cinco años (art. 30, CFF).

Prescripción

El derecho a exigir el pago de aguinaldo prescribe en un año contado a partir de la fecha en que se hace exigible, es decir, a partir del 20 de diciembre del año de que se trate, porque la fecha límite para su entrega es el 19 de ese mes (art. 516, LFT).

Sin embargo, nuevamente de manera errónea, los tribunales laborales han sostenido que la fecha de inicio del cómputo de la prescripción es el 21 de diciembre, a través de la jurisprudencia bajo el rubro: AGUINALDO. EL CÓMPUTO DEL TÉRMINO PARA QUE OPERE LA PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN PARA DEMANDAR SU PAGO INICIA A PARTIR DE LA FECHA EN QUE ES EXIGIBLE, localizada en el Semanario Judicial de la Federación, Novena Época, Tomo XXXIV, p. 895, Materia Laboral, Tesis I.6o.T. J/115 Jurisprudencia, Registro 161,402, agosto de 2011.

Con este criterio, lamentablemente se amplía un día más el lapso de prescripción para el cobro del aguinaldo a favor de los trabajadores.

Sanción por incumplimiento

La inobservancia de la regulación legal en materia de la generación y el pago de aguinaldo tiene como consecuencia para los patrones la imposición de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF, esto es, de $3,238.00 a $323,800.00, por trabajador afectado (arts. 992, penúltimo párrafo y 1002, LFT).

Conclusión

El aguinaldo es una de las prestaciones más importantes para los colaboradores por lo que conocer con exactitud el procedimiento para su determinación y pago es fundamental para evitar juicios laborales, afectaciones al clima laboral y por ende en la productividad.

Por ello las empresas deben iniciar anticipadamente el proceso de cálculo de esta prestación, para que en caso de dudas o controversias, cuenten con el tiempo suficiente para resolverlas e inhiban cualquier conflicto con su personal.

Asimismo debe tratarse de cubrir este concepto a toda costa en tiempo y forma para que los colaboradores puedan hacer frente a los gastos de la temporada decembrina y como consecuencia inmediata se ganen su fidelidad y lealtad ¿no lo cree así amable lector?