Prepárese para una visita de inspección

Revise a detalle si cumple con las obligaciones patronales previstas en la LFT
 Las inspecciones deben señalar los períodos a revisar  (Foto: Redacción)

Los patrones que reciban una notificación para la orden de inspección, por parte de alguna autoridad, están obligados a exhibir la información y documentación que los funcionarios requieran.

Toda obligación impuesta por un ordenamiento legal trae aparejada la facultad de la autoridad competente para revisar su cabal cumplimiento, a través de diversos mecanismos como las visitas de inspección.

En materia laboral la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es la encargada de llevar a cabo las diligencias de inspección, las cuales son ejecutadas por la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo (DGIFT), con auxilio de las direcciones del trabajo de las entidades federativas y del DF en los ámbitos de sus respectivas competencias.

Existen los siguientes tipos de inspección, de acuerdo con los numerales 13 y 14 del RGIASVLL:

  • inicial: la realizada por primera vez a un centro de trabajo, por ampliación o modificación de éste
  • periódica: la efectuada con intervalos de 12 meses, periodo que puede extenderse o disminuirse según los resultados de inspecciones anteriores
  • de comprobación: la desarrollada para verificar el cumplimiento de las medidas en materia de seguridad e higiene dictadas con antelación por la autoridad laboral, y
  • extraordinaria: la practicada por alguna denuncia; el descubrimiento de irregularidades o falsedades del patrón en una inspección previa, de riesgos de trabajo ocurridos a los trabajadores; cuando se tenga conocimiento de la existencia de un peligro inminente en un centro de labores, entre otros

Actualmente como consecuencia de las reformas a la LFT, las inspecciones no solo se están enfocando a la comprobación del cumplimiento de las obligaciones “tradicionales”, sino también de las nuevas, lo que propicia que en algunas ocasiones los inspectores se excedan en sus facultades, abusando de los patrones que tienen poco conocimiento sobre las características y los requerimientos de éstas.

Esto toma mayor importancia si se considera que a raíz de las enmiendas laborales, los montos de las multas se incrementaron exponencialmente, e incluso éstas pueden imponerse por trabajador afectado. Esto funciona como disuasivo para que las empresas eviten incurrir en infracciones a las normas del trabajo, pero para la autoridad laboral es muy atractivo.

Por ello el propósito de este trabajo es mostrar a nuestros amables lectores un check up tematizado sobre los aspectos que habitualmente son revisados en las inspecciones laborales para que determinen su situación en este ámbito.

Información sobre la compañía

Cualquier organización debe poseer esta información, porque le permite acreditar su legal constitución ante las autoridades de seguridad social y hacendaria.

El patrón infractor de no darse de alta ante el IMSS; no autoclasificarse en el Seguro de Riesgos de Trabajo y no cubrir las cuotas obrero-patronales respectivas, corre el riesgo de que se le impongan diversas multas por cada obligación incumplida;  se le requiera el cobro de las cuotas omitidas con las actualizaciones y los recargos correspondientes, el fincamiento de capitales constitutivos y la determinación de la posible comisión del delito de defraudación a los regímenes del Seguro Social (arts. 40-A, 77, 88, 304, 304-A, 304-B y 307, LSS).

Por otro lado la sanción que impone la autoridad tributaria de detectar que el patrón no tramitó su inscripción al SAT, consiste en una multa por el equivalente de $2,740.00 a $8,230.00, además de incurrir en el delito de defraudación fiscal por omitir el pago de contribuciones (arts. 79, fracc. I, y 80, fracc. I, CFF).

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Contratación

La formulación de los contratos individuales de trabajo además de ser una obligación patronal, le permite a toda compañía precisar por escrito las condiciones generales de trabajo pactadas con sus colaboradores. Así en un juicio laboral con dicho documento aquella puede acreditar los términos que rigieron durante la existencia del vínculo de que se trate (art. 24, 804, fracc. I, LFT).

La falta del contrato genera la imposición de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF (VSMGVDF), esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

El CCT con el sello de la JCA competente le sirve al patrón para probar las condiciones de trabajo aplicables al personal sindicalizado, y en su caso, a los de confianza.

Por su parte conocer, el registro del sindicato y la central obrera a la que pertenece le permite al empresario detectar las características de tal organización (línea dura, negociadora, profesional, entre otros aspectos), lo que le puede ayudar a anticipar con la debida oportunidad los movimientos del gremio.

En caso de tener a su servicio trabajadores extranjeros, las empresas tienen que contar con los documentos necesarios que acrediten la procedencia de su contratación, como su tarjeta de residencia temporal con permiso para trabajar expedida por el Instituto Nacional de Migración.

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Trabajo en régimen de subcontratación (outsourcing)

La falta de observancia de los requisitos de: no abarcar la totalidad de las actividades, iguales o similares en su totalidad, que se desarrollen en el centro de trabajo; no comprender tareas iguales o similares a las que realizan el resto de los trabajadores al servicio del contratante y justificarse el carácter especializado de los servicios, trae como consecuencia que la empresa contratante de los servicios de la prestadora de personal se considere patrón para todos los efectos de la Ley, incluyendo las obligaciones en materia de seguridad social (art. 15-A, LFT).

Por otro lado omitir la celebración del contrato civil con la outsourcing de que se trate y no verificar la solvencia económica de la prestadora de servicios al momento de la contratación trae consigo la imposición de una multa de 250 a 5000 VSMGVDF, esto es, de $16,822.50 a $336,450.00 (art. 1004-B, LFT).

Cuando las corporaciones utilicen el régimen de subcontratación de personal en forma dolosa, esto es, que transfieran de manera deliberada a sus trabajadores a una subcontratista con el fin de disminuir derechos laborales, se le impondrá multa por el equivalente de 250 a 5000 VSMGVDF, es decir, de $16,822.50 a $336,450.00 (art. 1004-C, LFT).

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Trabajo de mujeres en gestación o periodo de lactancia

Los patrones deben ser extremadamente cuidadosos en el trabajo de las madres trabajadoras porque no solo puede estar en peligro su integridad física, sino la del producto de la concepción.

De exponerlas a trabajos peligrosos, insalubres o hacerlas laborar en jornada extraordinaria u otro supuesto que pudiese colocar en riesgo su salud, podría generarse un riesgo de trabajo, lo cual impactaría la siniestralidad de la organización, y por ende la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo a comunicar al IMSS.

El incumplimiento a estas obligaciones trae como consecuencia la imposición de una multa de 50 a 2,500 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $168,225.00 (art. 995, LFT).

Respecto a la transferencia que las madres trabajadoras pueden realizar hasta de cuatro de las seis semanas de reposo previas al parto para después del mismo, aún no se han adecuado los artículos 101 de la LSS y 143 del Reglamento de Prestaciones Médicas del IMSS; no obstante algunas Unidades de Medicina Familiar del Seguro Social han implementado un procedimiento para el ejercicio de este derecho laboral.

Para tal efecto las interesadas deben llenar el formato de solicitud de transferencia de semanas prenatal a posnatal y recabar la opinión del patrón, para posteriormente entregarla a su médico tratante, quien debe revisar la información asentada, dar los comentarios que considere pertinentes y turnará dicho formato al área competente de la clínica, la que solicita la autorización respectiva a la Delegación del IMSS a la que pertenece.

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Permisos por paternidad

Las reformas a la LFT imponen a los patrones el otorgamiento de una licencia por paternidad a los trabajadores varones ante el nacimiento o adopción de un hijo.

Una de las problemáticas que esta prerrogativa ha generado entre las empresas y sus colaboradores es la comprobación del alumbramiento, la cual puede llevarse a cabo mediante el acta de nacimiento de los bebés, o bien a través del “certificado de nacimiento”, que acredita el alumbramiento del niño y es expedido por la institución de salud que atendió el evento.

Tratándose de un procedimiento de adopción basta con la exhibición de la resolución del Juez de lo Familiar, en donde se conceda la adopción del infante.

No acatar esta disposición acarrea el fincamiento de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF (VSMGVDF), esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

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Trabajo de menores

Uno de los propósitos de la LFT es tutelar los derechos de los menores de edad, es decir, que gocen de condiciones óptimas para su desarrollo físico y psicosocial.

Las reformas laborales contemplan la figura de la prestación de servicios de los menores de 14 años en “el círculo familiar”, la cual es la realización de actividades que bajo la supervisión, el cuidado y la responsabilidad de los padres, tutores o quienes ejerzan la patria potestad están relacionadas con la creación artística, el desarrollo científico, deportivo o de talento; la ejecución musical, o la interpretación artística en cualquiera de sus manifestaciones.

Para tal efecto se debe observar lo siguiente:

  • la relación jurídica debe hacerse constar por escrito, en el que se manifieste el consentimiento expreso de los padres, tutores o quienes ejerzan la patria potestad, así como el compromiso del solicitante de respetar a favor del mismo menor los derechos que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los convenios internacionales y las leyes federales y locales reconozcan a favor de la niñez
  • las actividades efectuadas por el menor no deben interferir con su educación, esparcimiento y recreación, ni tampoco ser un riesgo para su integridad o salud y, en todo caso, deben incentivar todo el desarrollo de sus habilidades y talentos, y
  • las contraprestaciones recibidas por el menor no deben ser inferiores a las que recibiría por salario un mayor de 14 y menor de 16 años

El incumplimiento a estas obligaciones trae como consecuencia la imposición de una multa de 50 a 2,500 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $168,225.00 (art. 995, LFT).

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Extranjeros

El propósito principal de las disposiciones en materia de extranjeros es la protección de las fuentes de empleo para los mexicanos, dándoles preferencia sobre aquellos que provienen de otros países.

Infringir estas obligaciones tiene como consecuencia la imposición de una multa de 250 a 2,500 VSMGVDF, esto es, de $16,822.50 a $168,225.00 (art. 993, LFT).

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Salario

La elaboración y conservación de la nómina y los recibos de pago durante el tiempo señalado permite a los patrones comprobar ante las autoridades laborales el cumplimiento de estas obligaciones y con ello evitar pagos dobles.

Hasta 2013 para efectos fiscales solo era obligatorio llevar una contabilidad y dentro de ella una nómina, pero desde el 1o. de enero de 2014 es forzoso emitir los denominados CFDI (arts. 29 y 29-A, CFF, 27, fracc. V y 99, fracc. III de la LISR).

Toda vez que los CFDI son documentos electrónicos a los cuales las JCA no les dan pleno valor probatorio, se sugiere, para dejar constancia de su entrega, realizar una impresión de los mismos para que sus colaboradores lo firmen, o bien, paralelamente a su emisión seguir generando los recibos de pago tradicionales a efecto de que aquellos estampen su firma y con ello expresen su conformidad con los conceptos y las cantidades expresados en dichos documentos (arts. 802 y 804, fracc. II, LFT).

El incumplimiento de la elaboración, entrega y conservación de los recibos de pago conlleva la aplicación de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

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Jornada de trabajo

Determinar con exactitud la clase de jornada de trabajo bajo las cuales los subordinados prestan sus servicios a las organizaciones, permite a éstas establecer las horas máximas de prestación de servicios (diurna de ocho horas, nocturna de siete y mixta de siete y media) y con ello evitar la generación de tiempo extraordinario.

Para ello es indispensable elaborar controles de asistencia, en los cuales se registre el tiempo que el patrón otorga a sus subordinados para descansar o ingerir alimentos, pues de no ser así dichos lapsos se consideraran como efectivamente laborados (art. 64, LFT).

Con estos controles la compañía está en posibilidad de comprobar que efectivamente sus colaboradores prestaron sus servicios dentro de los límites máximos señalados, y de ser el caso el número de horas extras laboradas, datos que deben cruzarse con los comprobantes de pago correspondientes.

La inobservancia de estas obligaciones conllevan a la aplicación de una multa por el equivalente de 50 a 250 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $16,822.50 (art. 994, fracc. I, LFT).

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Descansos semanales y obligatorios

Una forma de acreditar que los trabajadores efectivamente disfrutaron de sus días de descanso obligatorio es mediante los controles de asistencia, los cuales deben coincidir perfectamente con los pagos correspondientes en los recibos de nómina (o CFDI en los términos señalados en el tema de salario).

La sanción por requerir los servicios de los colaboradores en estos días consiste en la generación del pago de un salario doble adicional al que normalmente perciben los trabajadores en dichas jornadas (arts. 73 y 75, LFT).

La multa por incumplir esta obligación es por el equivalente de 50 a 250 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $16,822.50 (art. 994, fracc. I, LFT).

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Vacaciones, prima vacacional y aguinaldo

Toda vez que las vacaciones consisten en el disfrute de un lapso de descanso con goce de salario, es indispensable contar con el recibo respectivo (o CFDI en los términos señalados en el tema de salario), que incluya dichos días para acreditar su pago y el de la prima correspondiente. Con ello se evitará una doble erogación, así como la imposición de una multa por el equivalente de 50 a 250 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $16,822.50 (art. 994, fracc. I LFT).

De igual modo se aconseja conservar las solicitudes de otorgamiento de vacaciones de su personal y las autorizaciones respectivas emitidas por el patrón.

La liquidación del aguinaldo debe acreditarse por medio de los recibos correspondientes (o CFDI en los términos señalados en el tema de salario) para evitar un pago doble de la prestación, al igual que una multa por el equivalente de 50 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

Es importante hacer notar que al término del vínculo de trabajo se deben cubrir las citadas prestaciones y también se debe recabar el comprobante de pago correspondiente (finiquito).

El periodo de prescripción para la remuneración de estas prestaciones es de un año (art. 516, LFT).

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Participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (Ptu)

El pago de la PTU es uno de los beneficios de mayor trascendencia para los trabajadores, porque según la exposición de motivos de la LFT es el reconocimiento a su esfuerzo en la generación de la riqueza de las corporaciones.

Para llevar a cabo la determinación, individualización y pago de las utilidades es necesario cumplir con diversas tareas como: entregar a los colaboradores una copia de la carátula de la declaración anual, constituir a la comisión mixta respectiva, elaborar el proyecto de reparto, entre otros.

Por ello se requiere conservar la documentación comprobatoria de cada uno de estos requisitos, a efecto de evitar que la autoridad obligue a las empresas a realizar nuevamente el pago, o bien, efectuar pagos por diferencias y como consecuencia de algún supuesto de incumplimiento de las citadas obligaciones le imponga una multa por el equivalente 250 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $16,822.50 a $336,450.00 (art. 994, fracc. II LFT).

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Becas

El numeral 132, fracción XIV de la LFT contempla la obligación patronal de otorgar becas a sus trabajadores o a los hijos de éstos con el propósito de hacerlos crecer profesional y laboralmente, para que puedan acceder a mejores oportunidades y con ello a un mejor nivel de vida.

Esta obligación no debe confundirse con la relativa a la capacitación y el adiestramiento, porque ésta se enfoca al perfeccionamiento de los servicios que presta el personal en una determinada área de su puesto de trabajo. Tampoco debe tomarse con una prestación de previsión social, porque deriva de una obligación contemplada en la LFT.

La inobservancia de esta obligación trae como consecuencia la aplicación de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

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Fomento de actividades culturales y deportivas

Esta obligación es una ayuda para los trabajadores, cuya finalidad es que se desarrollen integralmente en el ámbito laboral y profesional, de la misma manera que en lo personal, pues las actividades deportivas y culturales les permiten tener un cuerpo y una mente sana, aspectos, indispensables para su vida productiva en una compañía.

La inobservancia de esta obligación tiene como consecuencia la aplicación de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

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Capacitación, adiestramiento y productividad

Los trabajadores deben recibir de sus patrones la capacitación y el adiestramiento continuos para que sean el motor para el incremento de la productividad con beneficios compartidos.

La LFT prevé que los subordinados tienen que acudir a su capacitación o adiestramiento, para elevar su competencia laboral además de su nivel de vida.

Las enmiendas a la ley precisan el objeto de:

  • capacitación: preparar a los trabajadores de nueva contratación y a los demás interesados en ocupar vacantes o puestos de nueva creación; pueden formar parte de los programas de capacitación los apoyos prestados por el patrón para iniciar, continuar o completar ciclos escolares de los niveles básico, medio y superior, y
  • adiestramiento: actualizar y perfeccionar los conocimientos y las habilidades; proporcionar la información necesaria para que los subordinados puedan aplicar en sus actividades las nuevas tecnologías, para elevar su productividad; hacer de su conocimiento los riesgos y peligros a los que están expuestos en sus labores, mostrarles el contenido de las disposiciones aplicables en el reglamento y las normas oficiales mexicanas; incrementar la productividad, y finalmente mejorar su nivel educativo y sus competencias laborales, y
  • productividad: optimizar los factores humanos, materiales, financieros, tecnológicos y organizacionales que concurren en la empresa, rama o el sector, para la elaboración de bienes o la prestación de servicios, con el fin de promover a nivel sectorial, estatal, regional, nacional e internacional, y acorde con el mercado al que tiene acceso, su competitividad y sustentabilidad; mejorar su capacidad, tecnología y organización, e incrementar los ingresos, el bienestar de los trabajadores y distribuir equitativamente sus beneficios

Dentro de las nuevas obligaciones también se contempla que solo las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas a crear una CMCAP compuesta por igual número de representantes de los trabajadores y los patrones.

No obstante en recientes diligencias de inspección se ha detectado que los inspectores del trabajo exigen a las compañías con menos de 50 subordinados el acta constitutiva de la citada comisión, situación que no tiene fundamento legal, por lo que si no se cuenta con el acta respectiva, no sería procedente el fincamiento de multas.

Para dejar constancia del cabal cumplimiento de esta exigencia legal, la propia autoridad es quien emite los formatos a llenar por los patrones (Constitución de la CMCAP, Formato DC-1; Planes y Programas de Capacitación, Adiestramiento y Productividad, Formato DC-2; Constancia de Habilidades Laborales, Formato DC-3 y Lista de Constancias de Habilidades Laborales, Formato DC-4) los cuales deben conservarse; de no hacerlo, éstos se harán acreedores a una sanción consistente en una multa por el equivalente 250 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $16,822.50 a $336,450.00 (art. 994, fracc. IV, LFT).

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Reglamento interior de trabajo

La elaboración de un reglamento interior de trabajo no es obligatorio para las empresas, porque no existe ninguna disposición en la LFT que así lo establezca. Sin embargo es usual que en las inspecciones del trabajo se exija la exhibición del reglamento a las empresas, requerimiento que carece de sustento jurídico, por lo que en tal caso éstas no puede ser objeto de sanción alguna.

Lo que sí es obligatorio para las compañías y los trabajadores es cumplir con las disposiciones contenidas en el reglamento interior de trabajo, cuando aquellas lo hubiesen elaborado. En tal supuesto su incumplimiento genera una multa por el equivalente de 50 a 500 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $33,645.00 (art. 1001, LFT).

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Finiquitos y liquidaciones

La elaboración y conservación de estos documentos es muy importante porque con ellos se acredita al inspector del trabajo la causa que dio origen a la terminación de la relación laboral, además de a los pagos derivados en cada caso en particular.

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Cuadro general de antigüedades

El propósito de esta obligación es establecer con precisión la antigüedad de los trabajadores y con ello la cuantía de las prestaciones vinculadas al tiempo de prestación de servicios, y el ejercicio de los derechos de preferencia y ascenso contemplados en los artículos 154 a 160 de la LFT, los cuales ahora incluyen tres nuevos supuestos, los: que hubiesen terminado su educación básica de manera satisfactoria; los capacitados respecto de los que no lo sean, y los que tengan mayor aptitud y conocimientos para desempeñar las labores a las que aspira.

La inclusión de estos parámetros pretende fomentar la selección de trabajadores mejor preparados y capacitados para desarrollar una determinada actividad y así promover un verdadero incremento en los estándares de calidad y productividad en las organizaciones.

No acatar estos deberes genera la imposición de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 VSMGVDF, esto es, de $3,364.50 a $336,450.00 (art. 1002, LFT).

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Prevención de riesgos

Los patrones son responsables directos de la seguridad e higiene y de la prevención de los riesgos en el trabajo en sus centros de labores, de acuerdo con las disposiciones de la Ley, sus reglamentos y las Normas Oficiales Mexicanas (NOM’s) aplicables.

Por lo que hace a los trabajadores están obligados a observar las medidas preventivas de seguridad e higiene establecidas en las disposiciones mencionadas y las indicadas por sus patrones para tales fines (arts. 132, fraccs. XVI, XVII y XVIII y 475-Bis, LFT).

Con esto se pretende dar mayor realce al cumplimiento de todas las NOM’s para implementar en las empresas una cultura de prevención. Por ello es que los inspectores del trabajo están poniendo especial atención en este ámbito.

La LFT contempla que los inspectores del trabajo pueden ordenar, previa consulta con la DGIFT, la adopción de las medidas de seguridad de aplicación inmediata en caso de peligro inminente para la vida, la salud o la integridad de las personas; en este caso podrán resolver la restricción de acceso o limitar la operación de las áreas de riesgo detectadas (arts. 541, fracc. VI Bis y 512-D Bis).

Las sanciones específicas a la actividad de cada empresa en materia de prevención sobre riesgos por violaciones al RFSHMAT y a las NOM’s están reguladas en el propio reglamento en sus numerales 165, 166, 167 y 168.

Sin embargo debe considerarse que como la LFT es jerárquicamente superior al RFSHMAT y contempla una sanción especial para los patrones que infrinjan las normas de seguridad e higiene o las medidas para prevenir los riesgos de trabajo, por un monto de 250 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF, esto es, de $16,822.50 a $336,450.00, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la DGIFT, dependiente de la STPS está obligada a imponer esta última (art. 994, fracción V, LFT).

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Conclusiones

Como puede observarse, existe un número importante de nuevas obligaciones que los patrones están obligados a conocer y cumplir, pues como se ha visto en la práctica, el desconocimiento de las mismas propicia abusos de algunos funcionarios en el desahogo de las inspecciones laborales.

Por ello se sugiere, elaborar o recabar los documentos con los cuales se compruebe el cumplimiento de las citadas cargas, para liberar a las compañías de indeseables multas, las cuales, como se mencionó incrementaron sus montos y son aplicables por cada uno de los subordinados afectados.