Uno de los aspectos fundamentales derivado del nacimiento de un vínculo de trabajo es la comprobación, ante las autoridades jurisdiccionales y administrativas, de las obligaciones legales y contractuales que tienen tanto los patrones como los trabajadores.
Por ello es vital que todas las organizaciones elaboren y conserven la documentación con la cual puedan acreditar las condiciones bajo las cuales se desarrollan los servicios laborales, así como la entrega y el pago de las diversas prestaciones con las cuales se benefician los subordinados, tales como los propios contratos de trabajo, los salarios, las prestaciones, las licencias, los finiquitos, las liquidaciones, etc.
Lo anterior tiene mayor significado si se considera que de acuerdo con el numeral 784 de la LFT en los juicios planteados ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA) respectivas, la carga de la prueba recae directamente en el patrón, porque es quien tiene bajo su administración los medios probatorios con los cuales pueden acreditarse las condiciones generales de trabajo, de ahí que la LFT exima de dicha carga a los trabajadores.
Si con base en lo anterior, alguna empresa considera que el panorama es bastante complejo en caso de una demanda laboral o una inspección del trabajo; esa percepción no es del todo real, pues se complicó aún más desde el 1o. de enero de 2014. Esto debido a las modificaciones de los numerales 29 y 29-A del CFF y 27, fracción V y 99 fracción III de la nueva LISR, disposiciones que señalan que es obligatorio para los patrones emitir los denominados “Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” (CFDI) para elaborar los recibos de nómina como documentos electrónicos, bajo pena que de no hacerlo dichos pagos no serán deducibles.
Cabe señalar que si bien la LFT reconoce como medios de prueba las distintas tecnologías de la información y comunicación: los sistemas informáticos, los medios electrónicos, los documentos digitales, la firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia, también lo es que el procedimiento para su perfeccionamiento ante las JCA competentes resulta engorroso y con altos costos para los patrones, además de que es poco seguro porque las citadas autoridades en la práctica no reconocen a los CFDI’s como medios de prueba idóneos.
De ahí que la licenciada Eda Patricia Zumárraga González, especialista en derecho laboral, seguridad social y corporativo y directora de su propia firma Innovación en Capacitación y Asesoría Profesional, SC, a continuación dé respuesta a varias de las interrogantes que con mayor frecuencia se plantea el sector patronal sobre este aspecto:
¿Qué documentos emite un patrón como consecuencia del nacimiento de una relación de trabajo?
En términos del artículo 804 de la LFT, cuando un patrón contrata formalmente a un trabajador, los documentos que debe elaborar y conservar para efectos probatorios en caso de un juicio laboral o una inspección del trabajo son, de manera enunciativa más no limitativa, los siguientes:
- contrato individual de trabajo
- lista de raya o de nómina del personal, cuando se lleven en el centro de trabajo, o recibos de pago de salarios
- comprobantes de pago de prestaciones legales como: vacaciones y prima vacacional; aguinaldo y participación de utilidades, cuando se generen
- comprobantes relativos al cumplimiento de obligaciones de Seguridad Social: avisos afiliatorios presentados ante el IMSS (modificaciones de salarios, reingresos o bajas), pagos de aportaciones y cuotas de seguridad social (IMSS e Infonavit), y
- controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo
¿Cuál es el propósito de la conservación de los citados documentos?
Para efectos de las JCA, es contar con los medios de prueba idóneos para acreditar las excepciones del patrón dentro un juicio laboral; y frente a las autoridades del trabajo como lo es la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo (DGIFT), comprobar la observancia de las obligaciones patronales impuestas por la LFT. Esto último a efecto de evitar el fincamiento de una multa por el equivalente de 50 a 5,000 veces el salario mínimo general vigente en el DF, esto es de $3,364.50 hasta $336,450.00, por cada trabajador afectado (arts. 992, 994 y 1002, LFT).
Además no se debe olvidar que estos documentos son requeridos por el IMSS e Infonavit cuando llevan a cabo revisiones de gabinete o visitas domiciliarias a los patrones.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse?
De acuerdo con el artículo 804, fracciones I, II, III y IV de la LFT, el tiempo que el patrón debe conservar los documentos laborales, es el que se indica a continuación:
- contratos individuales de trabajo, mientras dure la relación laboral y hasta un año después, y
- listas de raya o nómina de personal, o recibos de pagos de salarios; controles de asistencia, comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldo, así como las primas, durante el último año y uno después de extinta la relación laboral de que se trate
Atendiendo lo dispuesto en la fracción V del propio numeral 804, los documentos relativos a las leyes de seguridad social: LSS y Ley del Infonavit deben conservarse durante los cinco años posteriores a su fecha de emisión. Esto ha sido confirmado por los tribunales de la materia; a continuación se cita de manera ilustrativa los criterios emitidos por el Primer Tribunal Colegiado en Materia de Trabajo del Segundo Circuito y el Noveno Tribunal Colegiado en Materia de Trabajo del Primer Circuito, los cuales se identifican bajo los rubros:
- AVISOS DE ALTA Y BAJA ANTE EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. SON DOCUMENTOS QUE EL PATRÓN TIENE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR Y EXHIBIR EN JUICIO (INTERPRETACIÓN DE LA FRACCIÓN V DEL ARTÍCULO 804 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO. Localizada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta Novena Época Tomo XXXII, p. 2244, Materia Laboral, Tesis II.1o.T.365 L, Tesis Aislada, Registro 164161, agosto de 2010, la cual en su parte medular precisa que los patrones no solo están obligados a conservar y a exhibir en juicio, los documentos mencionados en las fracciones de la I a la IV del referido artículo 804, durante el periodo expresamente señalado, sino que también deben conservar y exhibir en juicio los documentos de altas y bajas ante el IMSS, por ser quien cuenta con los elementos de prueba idóneos para demostrarlo, con independencia de que esa carga procesal no esté prevista expresamente por el artículo 784 de la LFT, e
- INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS EN MATERIA LABORAL. EL PATRÓN DEBE EXHIBIR AQUÉLLOS A JUICIO QUE CONFORME A DIVERSAS LEYES TENGA LA OBLIGACIÓN DE TENER EN SU PODER HASTA CINCO AÑOS POSTERIORES A LA FECHA DEL DESPIDO O AL CIERRE DE LA FUENTE DE TRABAJO CUANDO LA RUPTURA DEL VÍNCULO LABORAL SE EXTINGA POR ESA CAUSA. Visible en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XIX, p. 1786, Materia Laboral, Tesis I.9o.T.169 L, Tesis Aislada, Registro 181544, mayo de 2004, misma que en su parte fundamental señala que la fracción V del numeral 804 de la LFT prevé que los patrones deben exhibir los demás documentos que señalen las demás leyes que así lo exijan (LSS y Ley del Infonavit), por tanto están obligados a conservarlos por el término de cinco años, contado a partir de que termine el hecho generador de la obligación fiscal correlativa (tiempo en que la autoridad puede ejercer sus facultades de comprobación), consecuentemente, al desahogarse la prueba de inspección en la sustanciación de un juicio laboral, el patrón tiene que exhibir en el juicio respectivo los documentos relativos de cinco años posteriores a la fecha del despido
¿ Los documentos digitalizados tienen validez ante las JCA o la DGIFT o necesariamente deben ser elaborados en papel?
Tratándose de los procedimientos seguidos ante la JCA, si bien es cierto que los documentos digitalizados pueden ser admitidos como pruebas, de acuerdo con la nueva Sección IX de la LFT, denominada: “De los Elementos Aportados por los Avances de la Ciencia”, del Capítulo XII de Las Pruebas, del Título XIV “Derecho Procesal del Trabajo”, también lo es que para su desahogo es necesario su perfeccionamiento, ya sea por medio de peritajes o a través del cotejo y/o compulsa, siendo este último el más recurrente, mismo que se hace con la impresión de dichos documentos y proporcionando los datos mínimos para su localización, en el medio electrónico en que se alojen. En consecuencia se vuelve más compleja su probanza y por supuesto costosa.
Por lo que respecta a la Inspección del Trabajo, como el artículo 22 del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral prevé que de resultar viable los inspectores agregarán copias de los documentos base de la inspección; de esto se infiere que éstos deben estar siempre impresos.
¿Cuáles serían las problemáticas que enfrentarán los patrones en relación con los documentos electrónicos como los CFDI´s que se utilizan como recibos de pago?
Es importante que el contenido tanto de los recibos de pago de salario en CFDI o cualquier otro, contengan además de la información fiscal requerida, las prestaciones que se están cubriendo, que se envíen a los trabajadores vía correo electrónico y que el patrón también los imprima, para ser firmados por los propios trabajadores, porque para que sean documentales probatorias de obligaciones laborales es necesario su perfeccionamiento, mediante el procedimiento establecido en la nueva regulación de la LFT para documentos electrónicos (arts. 836-A a 836 D, LFT).
De utilizar a los CFDI’s como medio de prueba en un juicio laboral se recomienda que sean adminiculados con otras probanzas, como por ejemplo las dispersiones de nómina (si el pago de los salarios se efectúa vía transferencia electrónica) para acreditar el pago del salario y las prestaciones de los trabajadores, en virtud de que éstas regularmente contienen el nombre de aquellos y el número de su cuenta, así como la fecha de realización de la transferencia bancaria. Además se pueden reforzar con el informe del banco para acreditar que los colaboradores recibieron el depósito de su salario con los movimientos que hubiesen tenido en sus cuentas. Sobre este punto existe el criterio emitido por nuestros más altos tribunales en materia de amparo, cuyo rubro es: SALARIO. LAS CONSTANCIAS DE NÓMINA MEDIANTE DEPÓSITOS ELECTRÓNICOS, AUNQUE NO CONTENGAN LA FIRMA DEL TRABAJADOR, TIENEN VALOR PROBATORIO COMO COMPROBANTES DEL PAGO DE AQUÉL, SI LAS CANTIDADES CONSIGNADAS EN ELLAS COINCIDEN CON LAS QUE APARECEN EN LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS BAJO EL CONCEPTO “PAGO POR NÓMINA” U OTRO SIMILAR, localizada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Novena Época, Tomo XXVII, p. 2383, Materia Laboral, Tesis I.6o.T.370 L, Tesis Aislada, Registro 170186, febrero de 2008.
Conclusiones
La conservación de documentos permite a las organizaciones además de un clima laboral sano, tener un mejor control sobre sus relaciones laborales, porque tanto éstas como su personal saben con certeza cuándo, cómo y dónde han cumplido con las obligaciones y los derechos laborales.
Por lo que hace a los recibos de pago de salarios y prestaciones generados a través de CFDI’s, lo recomendable es que además de emitir esos comprobantes electrónicos, paralelamente se continúe elaborando los recibos de papel tradicionales, los cuales deberán ser firmados por los trabajadores, a efecto de contar con elementos documentales de prueba.
Finalmente, tener un adecuado manejo y conservación de la documentación laboral libera a los centros de trabajo de la imposición de sanciones por parte de la autoridad laboral administrativa y en caso de tener que acudir a un juicio ante la JCA puedan proporcionar a sus abogados los elementos necesarios para una defensa legal óptima, lo que en ambos casos se refleja en ahorros económicos importantes.
