Posiblemente el manejo de los controles de asistencia del personal es uno de los aspectos administrativos más recurrentes y problemáticos dentro de las organizaciones, pues de su efectividad depende en gran medida del número de controversias suscitadas entre las partes obrero-patronal, mismas que pudiesen ser materia de juicios laborales a causa de asistencias a laborar inexistentes o la supuesta generación de horas extras laboradas y no pagadas por los patrones.
La LFT, en su numeral 804, fracción III, señala que es obligación patronal conservar y exhibir en juicio, los controles de asistencia de los trabajadores cuando los lleven dentro de sus centros de trabajo.
Los litigantes laborales siempre han recomendado que estos comprobantes tengan la firma o huella digital de los trabajadores, porque así éstos aceptan la autenticidad del contenido de dichos documentos, de tal suerte que pueden ser ofrecidos como prueba en un eventual juicio ante la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) respectiva (art. 802, LFT).
La consecuencia de no observar lo anterior es que la JCA tenga por ciertos los hechos y las argumentaciones señaladas por el subordinado demandante respecto a la jornada laborada (art. 805, LFT).
Hasta aquí pareciera que los controles de asistencia electrónicos no tienen ninguna validez por carecer de la firma o huella del trabajador, deducción que no es del todo exacta, pues los Tribunales Colegiados de Circuito se han pronunciado sobre la posibilidad de que este tipo de controles puedan ser ofrecidos como medio de prueba bajo ciertas condiciones. La tesis de referencia se identifica bajo el rubro: JORNADA DE TRABAJO. LAS CONSTANCIAS DERIVADAS DE UN RELOJ ELECTRÓNICO CONECTADO A UN SISTEMA COMPUTACIONAL PUEDEN ACREDITAR SU DURACIÓN SI SON RECONOCIDAS POR LOS ENCARGADOS DE PROGRAMARLO Y SE ENCUENTRAN ADMINICULADAS CON OTROS ELEMENTOS DE CONVICCIÓN, localizable en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta, Novena Época, Tomo XIX, p. 1431, Materia Laboral, Tesis I.13o.T.70 L, Tesis Aislada, Registro 181716, abril de 2004.
No obstante que este criterio se emitió con anterioridad a la reforma laboral de 2012, su contenido es aún aplicable, pues precisa que para que las listas de asistencia electrónica registradas por un reloj checador conectado a un sistema de cómputo puedan ser consideradas como pruebas idóneas en un juicio debe acreditarse que:
- el trabajador hubiese pactado con su patrón en su contrato de labores o en el reglamento interior de trabajo, que el control de asistencias se llevaría en un sistema electrónico, en donde la firma electrónica del colaborador haría las veces de la autógrafa, porque él se encargaría de realizar sus registros de entrada y salida de la empresa
- la efectividad de los registros fue reconocida por quienes se encargan de programar el sistema, y
- se ofrezcan con otros elementos de convicción, tales como los recibos de pago en los que se reflejen las asistencias del subordinado durante el periodo de pago debidamente firmados
Adicionalmente conviene que las listas de asistencia electrónica se apeguen a lo establecido en el numeral 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, el cual prevé que para la valoración de documentos digitales con firma electrónica en un juicio se debe estimar la fiabilidad del método con el que fueron generados, comunicados, recibidos o archivados; y en su caso, si es posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa, y ser accesibles para su ulterior consulta.
Ello porque el numeral 776, fracción VIII de la LFT admite como medios de prueba las fotografías, cintas cinematográficas, registros dactiloscópicos, grabaciones de audio y de video, o las distintas tecnologías de la información y la comunicación, como los sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña y, en general, los medios aportados por los descubrimientos de la ciencia; siempre y cuando el oferente de los mismos proporcione a la JCA competente, aun sin objeciones de su contraparte, los instrumentos, aparatos o elementos necesarios para que se aprecie el contenido de los registros y se reproduzcan los sonidos e imágenes que contienen, por el tiempo requerido para su total desahogo, y solo en caso de que se justifique el impedimento para hacerlo, la autoridad los proporcionará, o bien que cuando se ofrezca un documento digital se entregue a la citada autoridad una impresión o copia del mismo indicando los datos mínimos para su localización en el medio electrónico del que se trate (arts. 836-A y 836-C, LFT).
Este criterio es muy importante para los patrones pues abre la posibilidad de exhibir en un juicio esta clase de controles, más ahora que se encuentran inmersos en un proceso de modernización, el cual es exigido incluso por las propias autoridades en todos sus niveles, para cumplir con sus obligaciones vía electrónica.
