Prepárate ante el inminente éxodo vacacional

Las compañías deben realizar una planeación en esos periodos, a fin de evitar afectaciones
 -  (Foto: Redacción)

Ante la proximidad del cierre de ciclo escolar se avecinan los asuetos de verano de las instituciones educativas, tanto públicas como privadas, aspecto que debe tomarse en cuenta por las organizaciones, pues con toda seguridad un importante número de sus colaboradores iniciará el proceso de solicitud de sus lapsos de descanso a efectos de disfrutarlos en compañía de su familia.

Esto crea la necesidad de que las compañías realicen una planeación de estos periodos, para evitar la afectación de su productividad.

Como primer medida se sugiere la elaboración de un esquema de vacaciones escalonadas, es decir, permitir tales recesos a determinados grupos de colaboradores y solo a su regreso autorizar a otros el goce de esta prestación, con lo cual se impide vulnerar algún área o proceso de trabajo, principalmente las vinculadas directamente al servicio a clientes.

Idealmente esta planeación debe llevarse a cabo con el acuerdo de los trabajadores involucrados con el propósito de conservar un clima laboral sano. No obstante que en términos del numeral 81 de la LFT, le corresponde a los patrones definir los lapsos de disfrute dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento de cada año de servicios de su personal.

Para tal efecto, Randstad, firma líder en soluciones de capital humano recomienda tanto a las empresas como a los subordinados tomar las siguientes medidas antes del disfrute de las vacaciones:

  • proyectar. Elaborar un listado de tareas relacionadas con la obtención de determinados objetivos y las fechas en que deben cumplirse. Esto es de gran ayuda porque permite organizar el trabajo y cumplir con todas las metas antes de tomar el descanso laboral
  • organizar los recursos. Indudablemente existen casos en los que resulta imposible adelantar o postergar los trabajos; no obstante es posible revisar que no se presente algún imprevisto de última hora.

Es imprescindible conocer las tareas que ambas partes (patrón y trabajador) reconozcan como pendientes y anticiparse a las que puedan surgir de improviso para aplicar las medidas necesarias

  • delegar. En los días previos a las vacaciones o durante las mismas, es posible delegar ciertas tareas a personas específicas con la finalidad de gestionar los tiempos de forma adecuada, pero tales encomiendas deben ser precisas, claras y concretas para no complicar los procesos de trabajo y la productividad
  • agendar reuniones. Es indispensable sostener juntas en las que estén presentes los colaboradores que disfrutarán de sus descansos y los demás cuyas funciones se relacionan con las de aquellos. Esto es esencial para no interferir en el curso normal de las labores o de ciertos proyectos.

En tales reuniones los subordinados vacacionistas deben presentar un reporte del estatus de su trabajo y con base en esa información la compañía debe reasignar las tareas pendientes a otros colaboradores para que no existan malos entendidos

  • priorizar. Definir las asignaciones a realizarse antes y después del receso vacacional
  • informar. Es aconsejable avisar a todos los contactos del personal que disfrutará de los asuetos que estarán fuera de la oficina durante un tiempo. Esto puede realizarse a través de un automensaje programado en su correo electrónico o en su buzón de voz, indicando claramente desde que fecha y hasta cuando estarán fuera. También es prudente que dejen los datos de alguna persona a quien algún interesado (cliente, proveedor, compañero de trabajo, etc.) pueda acudir en su ausencia
  • efectuar sesiones claves. Deben planificarse con individuos que ocupen puestos estratégicos y estén desarrollando algún trabajo, tarea o proyecto, pues dependiendo de la importancia de éstas, muchos de estos profesionistas suelen diferirlas para no interferir con los mismos
  • ordenar el puesto de trabajo. Es importante tomar esta providencia porque ayuda a no olvidar algún pendiente, además de dejar al alcance del resto de los compañeros de labores cualquier información que se requiera en la ausencia vacacional
  • crear un plan de acción para el regreso. Se debe establecer por escrito los quehaceres que se dejaron pendientes para la reincorporación de las vacaciones y tener identificado el estatus que guardan.

Esto es benéfico para el trabajador porque puede conciliar mejor las vacaciones y no pensar en el trabajo, en tanto que para la productividad de las empresas es ideal porque permite una readaptación más rápida y efectiva del personal al término de su asueto, y

  • cumplir las pautas. Las acciones anteriores y el plan de trabajo para las vacaciones deben ser la meta principal de las compañías y sus colaboradores, por lo que concretarlos evita la generación de estrés pre o post vacacionales en los subordinados

Sin lugar a dudas la adopción de los lineamientos propuestos por Randstad son de gran ayuda para la organización del trabajo ante la inminente partida de algunos de sus colaboradores como consecuencia del goce de sus vacaciones.

Si desea obtener mayor información respecto al marco legal del otorgamiento de esta prestación, se recomienda la lectura de nuestro próximo del boletín identificado con el número 352, de fecha 15 de julio de 2015, de esta misma sección, en el cual se abordará con mayor profundidad este tema.