A partir de la reforma a la LFT en 2012 este tema adquirió relevancia en la vida de las compañías, en virtud de que las autoridades competentes en la materia de los gobiernos federal y estatales han incrementado sus actos a fin de verificar que aquellas cumplan con las obligaciones derivadas de la relaciones con su personal en aras de atender la tutela de los derechos de este, promoviendo y eventualmente asesorando a ambas partes del vínculo laboral.
De la enmienda al ordenamiento legal en cita destaca el monto de las multas que se pueden imponer a las corporaciones, en caso de infringir las disposiciones legales en materia del trabajo, toda vez que el incremento de los mínimos y máximos aplicables en las sanciones representa 1700 % más de los parámetros previstos antes de la enmienda, aunado a los medios de ponderación que la LFT prevé en su precepto 992 para concretar las cantidades a imponer al infractor.
Lo anterior muestra que estos elementos coercitivos han dado pauta a que los centros de trabajo otorguen mayor atención y cuidado a los actos inspectivos y al procedimiento administrativo sancionador.
Por ende es importante que las organizaciones estén preparadas para recibir una visita de inspección, a efectos de que observen que la diligencia en particular tenga un adecuado desarrollo en beneficio no solo del patrón, sino de los subordinados.
Para ello la licenciada Evelyn Palma García, Coordinadora del Área de Atención de Inspección del Trabajo de la firma Maillard, Cerbón, Canudas, Argumedo y Asociados amablemente responde a los principales cuestionamientos que los patrones se plantean respecto a estas diligencias.
¿Cómo deben ser las notificaciones en esta clase de gestiones?
Su expedición atiende a la naturaleza ordinaria o extraordinaria de la misma inspección. Tratándose de la primera, la autoridad puede anunciarla al requerido, por lo menos con 24 horas de anticipación a la fecha de su desahogo mediante un citatorio previo.
Este hecho tiene que ser constatado por la empresa ya que el ente gubernamental debe cumplir con el principio de legalidad en la emisión de estos actos y en el supuesto de no observarse el lapso mínimo de notificación, debe hacerse del conocimiento del inspector con el objetivo de regularizar el procedimiento.
En cuanto al proceso extraordinario, derivado de este carácter, es practicado sin que medie citatorio, con el propósito de detectar de forma inmediata las condiciones existentes en el establecimiento en particular.
A su arribo el servidor público encargado de la verificación hace entrega de la orden respectiva, la cual debe estar debidamente fundada, motivada y acompañada del listado de los documentos que se deben exhibir.
En la práctica algunas inspecciones extraordinarias son notificadas mediante citatorio previo, siguiendo las reglas de las ordinarias, por ende es primordial que el empleador ponga especial cuidado en este suceso, pues este aviso anticipado coadyuva a preparar con exactitud la manera en que se atenderán aquellas.
Es recomendable que el patrón revise cuidadosamente la integración de la notificación ya que debe cumplir con los elementos legales, tales como: el nombre de la compañía; el domicilio del inmueble a visitar; el día y hora en que se practicará la diligencia; el tipo de inspección; el número y la fecha de la orden correspondiente, así como la información requerida.
Cuando una actuación de esta naturaleza no cumpla puntualmente estos requisitos, se puede acreditar fehacientemente al inspector esta situación para solicitar que sea subsanada en el corto o mediano plazo, lo mismo aplica para la orden de inspección que se hace del conocimiento de la corporación antes del desahogo de una extraordinaria.
Es importante que ante esta rectificación el funcionario involucrado rinda cuenta de este hecho. En la práctica, en el ámbito federal esto se materializa a través del denominado Informe de Comisión, cuya finalidad es describir los motivos que dieron lugar a la misma, por lo que es aconsejable requerir un ejemplar de este documento como constancia de la realización de la citada corrección, así como de las facilidades otorgadas al servidor público autorizado (arts. 8o. fracc. IV y 30, cuarto párrafo, Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones —RGITAS—).
Cabe destacar que prevalece el medio tradicional de notificación personal, con independencia de que el RGITAS dispone que puede realizarse, en ciertos supuestos, a través de un oficio entregado por mensajero, por correo certificado con acuse de recibo o de medios electrónicos, bajo la condición de que se pueda comprobar su recepción (art. 6o., RGITAS).
La notificación personal puede entenderse con el representante legal de la organización; el apoderado de esta o quien atienda la diligencia.
¿Qué conducta debe mostrar el inspector durante la revisión?
El funcionario designado para llevar a cabo la práctica de la visita debe ser seleccionado por un sistema aleatorio, de acuerdo con lo establecido en el RGITAS, salvo en que se requiera cierto grado de especialización, en donde la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) lo asignará libremente atendiendo a sus conocimientos y experiencia (art. 24, RGITAS).
Esto generalmente se observa en las inspecciones de seguridad e higiene o de exploración del cumplimiento de obligaciones patronales en materia de participación de utilidades de los trabajadores (PTU), en razón de que los rubros a revisar exigen una mayor especialización por las características de tales tópicos.
Derivado de la trascendencia de las facultades del inspector del trabajo el centro de trabajo debe permitir su acceso a las instalaciones, previa identificación del funcionario mediante la exhibición de credencial vigente con fotografía expedida por la STPS; cabe destacar que en el ámbito federal dicho elemento contiene un código QR, que permite constatar vía Internet la veracidad del nombramiento de este último.
El servidor público tiene que mantener en conocimiento del patrón, sus representantes y los colaboradores los alcances y efectos de la revisión, para lo cual el empleador, su apoderado o quien atienda la visita, está obligado a otorgarle todo tipo de facilidades, apoyos y auxilios para la práctica de la diligencia en comento, incluyendo las de carácter administrativo. Por ejemplo: acceso a un equipo de cómputo, Internet, papelería, impresora y un espacio físico para su desarrollo.
Por lo anterior, una adecuada inspección debe conducirse con apego a la LFT; el RGITAS y bajo los principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia.
El patrón no debe omitir que según los numerales 543 de la LFT y 17 del RGITAS, los hechos certificados por los inspectores en las actas que elaboren, se tendrán por ciertos mientras no se demuestre lo contrario, siempre que aquellas se hubiesen realizado de conformidad con dichos dispositivos, determinación que los convierte en fedatarios de lo que constatan durante las visitas.
La atención pronta, precisa y cordial del centro de trabajo visitado es primordial, en razón de que contribuye al logro óptimo del acto de la diligencia, y por ende de su resultado.
Entre las atribuciones de los funcionarios referidos están: decretar, previa consulta y autorización de la Dirección General de Inspección Federal del Trabajo (DGIFT) de la STPS, las medidas de restricción de acceso en áreas de riesgo o limitar la operación de actividades, cuando implique un peligro o riesgo inminente para los subordinados y la empresa, por ello es vital que esta última confirme la legalidad del ejercicio de las funciones del servidor público.
¿Es posible que las compañías inspeccionadas se opongan a que se efectúe la visita?
Por mandato de ley es obligación de las negociaciones consentir el proceso de la inspección y proporcionar la información a solicitada, debido a lo anterior la atención de la diligencia no es potestativa y la negativa de su atención puede hacerlas acreedoras a una multa que puede oscilar entre los 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), actualmente equivale a 18 mil 260 y los 365 mil 200 pesos (art. 1004-A, LFT).
Como la autoridad del trabajo sanciona la oposición a la realización del procedimiento aludido; presentar la documentación administrativa laboral objeto de inspección con posterioridad, no disminuye el riesgo de imposición de una multa.
Cabe destacar que el impedimento patronal a este tipo de actos no lo libera de la emisión de una nueva orden, toda vez que el objetivo del Estado es constatar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
En razón de lo anterior, el centro de trabajo requerido debe contemplar la logística necesaria ante una eventual visita de la STPS, tanto administrativa como operativamente, para que la respuesta a otorgar sea en el tiempo y la forma solicitada, evitando el riesgo de la imposición de una sanción bajo la figura de negativa patronal.
Si por alguna circunstancia no se puede efectuar la revisión, la autoridad de trabajo deberá notificar un nuevo citatorio, dejando sin efectos al anterior, por ello es de suma importancia que el inspector esté presente en el establecimiento laboral y elabore el informe respectivo en donde describa las causas que impiden la gestión, o en su caso, ante su inasistencia, la compañía reporte vía telefónica a la STPS el mismo día de la ejecución de la visita, este hecho para evitar la declaración de una negativa de atención de la inspección.
¿Puede la empresa contactar al superior jerárquico del funcionario en caso de dudas sobre su actuación?
El RGITAS prevé la utilización de sistemas de información vía telefónica e Internet a efectos de que la compañía corrobore la autenticidad del inspector, los datos contenidos en la orden respectiva o presente una queja ante la propia autoridad, quien dará el trámite necesario ante las instancias competentes.
En la práctica, el citatorio, la orden de inspección o en su defecto, la guía de los principales derechos y obligaciones del visitado, señalan los números telefónicos de atención, los cuales operan generalmente en días hábiles, de lunes a viernes, en un horario de las 9:00 a las 18:00 horas.
Debido a la gran cantidad de corporaciones inspeccionadas diariamente, las líneas telefónicas se saturan por ende se debe insistir para estar en posibilidad de llevar a cabo el reporte respectivo.
No obstante la supervisión de las actividades del servidor público también puede realizarse con el apoyo de las tecnologías de la información, lo cual acontece eventualmente en las visitas de inspección en el ámbito federal, porque la DGIFT ha instaurado un centro de mando electrónico, el cual aporta herramientas que hacen posible este trámite interno de control en tiempo real por medio de Internet en la propia página de la STPS: http://www.stps.gob.mx/bp/secciones/tramites/conoce_inspector.html.
¿Existen sistemas informáticos para facilitar los procedimientos de inspección?
Desde el 2012, la elaboración del acta circunstanciada de inspección a nivel federal es en forma electrónica, con el ingreso directo por parte del funcionario a la plataforma que para tales efectos la DGIFT tiene a disposición de su personal en donde deben dejar asentados los datos recopilados y verificados por el servidor público, debiendo avisar al inspeccionado del uso de este mecanismo.
Actualmente se ha incrementado el número de inspectores federales que disponen de un equipo de cómputo portátil, pero aún es recurrente que el patrón colabore con aquellos proporcionándoles las herramientas tecnológicas indispensables para ingresar al citado servicio.
Es necesario mencionar que a nivel estatal o local, aun no se tienen implementados medios electrónicos con las que se elaboren las actas respectivas, asimismo, la mayoría de las personas facultadas para la práctica de las inspecciones no cuentan con los implementos de trabajo de esta índole, inclusive en algunas entidades los referidos instrumentos continúan desarrollándose mediante el uso de formatos impresos en los que se toman y anotan los datos de puño y letra.
¿De qué forma debe presentar la documentación la organización?
En toda inspección laboral se crea un acta circunstanciada con la intervención de la empresa, su representante o quien responde a la visita, los trabajadores y dos testigos; el inspector debe asentar en dicho documento si se cumplen o no las obligaciones patronales. Es viable que este requiera copia simple, sobre todo al detectar posibles violaciones a la legislación laboral.
Por lo anterior, además de entregar al servidor público las facilidades para la práctica de la visita, la compañía debe atender única y exclusivamente al requerimiento documental o de recorrido solicitado, conforme a lo expresamente indicado en la orden y el listado anexo de documentos correspondientes.
Adicionalmente, se sugiere que la corporación revise de forma anticipada y exhaustiva, los papeles a exhibir a la autoridad, información que debe estar apegada al marco legal en la materia; de lo contrario las inobservancias detectadas, serán descritas dentro del acta circunstanciada y constituirán el objeto de análisis en el procedimiento administrativo sancionador.
¿La organización puede solicitar prórrogas para la presentación de la información mediante la cual acrediten el cumplimiento de sus deberes laborales?
Legalmente el inspector en todas las visitas que lleva a cabo, puede otorgar plazos a los patrones de hasta 90 días hábiles para corregir las deficiencias e incumplimientos identificados, o para la presentación de evidencias para acreditar el cumplimiento de las responsabilidades, en cualquiera de las materias objeto de la verificación en concreto.
Se prevén lapsos de prórroga no menores a 30 días, siempre que no se trate de una restricción de acceso o limitación de operaciones por probable peligro o riesgo inminente.
Para el otorgamiento de estos periodos de gracia se debe considerar: la rama industrial a la cual pertenece el inspeccionado; el tipo y escala económica; el grado de exposición al riesgo; el número de colaboradores; las probables contingencias futuras y la dificultad para subsanarlas.
Sin embargo, en estas gestiones, el común denominador indica que durante la elaboración del acta circunstanciada, el funcionario no decide sobre la procedencia de los tiempos aludidos, sino que es la autoridad dictaminadora quien evalúa el otorgamiento de estos, lo cual informa al centro de trabajo de forma personal, con fecha posterior a la visita inicial.
Destacan las actas de inspección en materia de seguridad e higiene a nivel federal, porque en ellas se ejemplifica el otorgamiento de plazos al final de las mismas, en donde se relacionan las medidas administrativas o de recorrido que posteriormente serán materia de una visita de comprobación, con independencia de la determinación de los lapsos para probar su cumplimiento, la cual es posterior a la práctica de la inspección.
¿Qué elementos mínimos deben tener las actas de inspección?
En su parte inicial deben contener el fundamento legal y motivación para su desahogo; la referencia expresa de la orden de visita que le da origen y el señalamiento del servidor público facultado para girar dicha orden y la acreditación del inspector actuante.
También detalla el nombre de la persona que atiende la visita y cómo comprueba su personalidad (tratándose de representante o apoderado legal), o su participación.
De igual forma el servidor público requiere los datos de la persona que habla en nombre de los subordinados, con la posibilidad de que colabore también los integrantes de la comisión mixta respectiva. Finalmente se requiere de la presencia de dos testigos de asistencia.
En otro apartado del acta, se enuncia la información general del inspeccionado, incluyendo el número de trabajadores, en caso de contar con ellos, así como datos estadísticos del centro laboral.
Posteriormente, da comienzo el desahogo de la verificación sobre los puntos requeridos por el inspector, en donde, se relacionan todos y cada uno de los rubros indicados en el listado anexo a la notificación, e inicia la descripción de observaciones por parte del inspector sobre de los hechos que certifica, con la posibilidad de determinar el cumplimiento o no de los deberes patronales, tomando en consideración los instrumentos entregados por parte de la organización.
Tratándose de las actas de seguridad e higiene en materia federal se contempla una sección en la que se establecen las medidas administrativas o de recorrido que serán objeto de una diligencia posterior de comprobación, o en su defecto las de aplicación inmediata y de observación permanente. También se transcriben los interrogatorios realizados por el inspector a los colaboradores seleccionados, en torno a la observancia de sus derechos laborales por parte del patrón.
En la parte final del acta, se otorga la garantía de audiencia al revisado y a los demás participantes en el acto para que manifiesten lo que a su derecho convenga. Hecho esto se procede a la firma del acta circunstanciada por todos los participantes.
¿Cuáles son los errores más comunes que los patrones pueden cometer?
Entre las conductas más comunes están las siguientes:
- negarse a otorgar facilidades al servidor público que practicará la visita, por falta de interés o desconocimiento de los alcances jurídicos de este procedimiento
- carecer de medios probatorios suficientes para acreditar el cumplimiento de sus deberes; es importante destacar que la carga probatoria al igual que en los juicios laborales, le corresponde al centro de trabajo
- entregar información que no cumpla con los parámetros legales obligatorios
- presentar los datos que no son requeridos expresamente por la autoridad laboral
- brindar atención negligente hacia el funcionario que inspecciona o no colaborar en el desahogo de la visita, lo cual retarda la verificación y la obstaculiza en perjuicio del patrón
- tener insuficientes procedimientos preventivos y de atención ante este tipo de órdenes
- desconocer las obligaciones que toda compañía debe observar de acuerdo con la legislación de la materia, sobre todo en el ámbito de la seguridad e higiene, y
- omitir una revisión minuciosa del resultado del acta de inspección, lo que impide realizar las observaciones conducentes al inspector antes del cierre del acta
¿Existen medios de impugnación en contra de las resoluciones derivadas de las inspecciones?
El RGITAS dispone en el precepto 65 la referencia de los medios de impugnación cuando señala expresamente que las resoluciones que pongan fin al proceso administrativo para la aplicación de sanciones, podrán ser recurridas en los términos que dispongan las leyes regulatorias del procedimiento administrativo aplicables; a fin de que la empresa no quede en estado de indefensión.
La Ley Federal de Procedimiento Administrativo (LFPA) prevé el recurso de revisión como medio de defensa, no obstante, es importante considerar que se debe interponer ante la propia autoridad que emitió el acto, debiendo resolverse por su superior jerárquico, lo cual en la práctica tiene un efecto confirmatorio del hecho considerado violatorio de los derechos de la empresa.
Es viable también promover un juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa (TFJFA). Si el monto del asunto no excede de cinco veces la UMA elevada al año (actualmente 133 mil 298 pesos), se debe tramitar por la vía sumaria, y si es superior por la vía ordinaria; en el primer caso el lapso para promover el juicio es dentro de los 15 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de la resolución impugnada, y en el segundo 45 días hábiles siguientes a aquel en que surta efectos la notificación de la resolución (arts. 13, fracc. I y 58-2, Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo).
Por otra parte se cuenta con la posibilidad de promover el juicio de amparo indirecto, con fundamento la fracción II del numeral 107 de la Ley de Amparo Reglamentaria, de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Sin embargo, la interposición del medio de defensa que se estime conveniente, no eximirá a la compañía de la práctica de visitas de inspección posteriores, sobre todo de tipo extraordinario, por lo cual se reitera la necesidad de regularizar o actualizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
¿Qué implica una visita de asesoría y asistencia técnica?
Este tipo de procedimientos pueden llevarse a cabo a solicitud de parte o en ejecución de los programas de inspección; la segunda opción es la más recurrente, porque la primera procede únicamente tratándose de una inspección de tipo ordinaria y siempre que las corporaciones empleen a 15 o menos trabajadores y no tengan más establecimientos o sucursales.
Su finalidad es fomentar entre los subordinados y patrones la observancia de la normatividad laboral, el trabajo digno o decente, la inclusión laboral, la previsión de una cultura de prevención de riesgos, entre otros objetivos, los cuales coadyuvan a que las compañías conozcan, en términos generales, las obligaciones que probablemente no tenía regularizadas.
Los pasos que actualmente se realizan para desarrollar este tipo de inspección es homólogo al de una inspección ordinaria o extraordinaria, la diferencia radica en que en estas se determinan acciones preventivas y correctivas, y la autoridad laboral está en posibilidad de programar visitas de seguimiento para revisar el cumplimiento de las acciones indicadas; este lineamiento se presenta con mayor frecuencia a nivel local, en inspecciones de condiciones generales de trabajo.
En caso de incumplimiento o negativa para la atención de estas visitas, se expide una orden de visita de inspección extraordinaria, con la probable instauración de un procedimiento administrativo sancionador.
Conclusión
Resulta necesario que los patrones estén preparados para solventar las inspecciones cuyas reglas ya tienen casi dos años de haber entrado en vigor, las cuales han dado lugar a diversas inquietudes al sector patronal sobre la legalidad de las notificaciones u órdenes de inspección; si pueden oponerse a esos actos; la manera de exhibir la documentación solicitada por la autoridad y si tienen la opción de solicitar más tiempo para su presentación, entre otros, haciendo indispensable que se adentren más en esta delicada materia.
No solo se trata de conocer aquello que permite una defensa acertada, sino identificar los eventos que deben esperarse de la actuación de la autoridad laboral para corresponder con cabalidad y evitar cometer infracciones a la normatividad de la materia, así como afectar la productividad del centro de trabajo.
Conoce las características del proceso inspectivo
