La inspección del trabajo es un acto de autoridad que tiene como objetivos fundamentales la promoción y la vigilancia del cumplimiento patronal de la LFT en sus diversos ámbitos, englobándose en tres principales aspectos: las condiciones generales de trabajo; la capacitación, el adiestramiento y la productividad, y la seguridad e higiene.
Con lo anterior se garantiza el pleno respeto a la integridad humana de los colaboradores, verificando que se propicie el trabajo digno o decente en las relaciones laborales.
Debido a que la inobservancia de las disposiciones legales correspondientes implica sanciones económicas para las empresas, es indispensable que estas atiendan oportunamente a los procedimientos inspectivos desde su notificación y durante su desarrollo, así como a las certificaciones que realice el inspector laboral designado para tales efectos.
Por lo que el cabal cumplimiento de los deberes patronales y la exacta integración de los documentos en estudio, evitan la instauración de un proceso administrativo sancionador con el riesgo de las multas referidas.
De ahí que la licenciada Evelyn Palma García, Coordinadora del Área de Atención de Inspección del Trabajo de la firma Maillard, Cerbón, Canudas, Argumedo y Asociados defina qué son las actas señaladas; la forma en que se realizan y sus elementos básicos.
Concepto de acta circunstanciada
El instrumento objeto de este tema es, por su naturaleza jurídica, un acto administrativo considerado así por algunos especialistas en la doctrina jurídica. Rafael I. Martínez Morales señala que es: “la declaración unilateral de la administración pública que produce consecuencias subjetivas de derecho, teniendo como elementos integrales el ser un acto jurídico, de derecho público, emitido por la administración pública en ejercicio de la función administrativa, persiguiendo de manera directa o indirecta, mediata o inmediata, el interés público” 1, y de forma específica, la vigilancia del deber patronal de reconocer las facultades de los subordinados.
Atendiendo al principio de legalidad previsto en el artículo 16 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM), la autoridad de la materia, para la práctica de inspecciones, está constreñida a fundar y motivar los actos que emita.
Por ende el escrito que lo contenga tiene que precisar las circunstancias especiales, razones particulares o causas inmediatas que se hubiesen tomado en consideración para su expedición. Debe existir una adecuación entre los motivos aducidos y las normas aplicables, configurándose en cada caso las hipótesis normativas.
Dentro del acta el servidor público está constreñido detallar o pormenorizar las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos, al igual que los cumplimientos, las omisiones e irregularidades detectadas durante la práctica de la diligencia.
Es importante tener presente que el acta será válida hasta en tanto no se haga una declaración en contrario por parte de la autoridad competente, según lo prevé la Ley Federal de Procedimiento Administrativo (LFPA). Este ordenamiento establece sus componentes y requisitos básicos, mismos que deben ser observados íntegramente por el ente estatal, a fin de salvaguardar los derechos fundamentales del gobernado objeto de la revisión (art. 3o., LFPA).
Marco legal
Como secuela de la visita de inspección del trabajo y las situaciones asentadas en el acta, la autoridad interviene en la esfera de prerrogativas del particular; por tanto, el contenido de esta debe otorgarle plena certeza para que tenga la posibilidad de defenderse ante los efectos que sean contrarios a sus derechos e intereses.
Así la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) debe respetar las garantías constitucionales de legalidad, debido proceso y demás aplicables, con la finalidad de que no solo la corporación sino los subordinados, como parte del vínculo que los une, vean protegidos sus derechos.
Conforme al mandato legal de toda inspección se elaborará un acta circunstanciada y una copia debe dejarse a la persona con quien se hubiese entendido; cabe destacar que la negativa del sujeto que atienda la visita respecto a firmarla no afecta su validez, siempre y cuando se haga constar en la misma tal situación (art. 30, Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones –RGITAS–).
Es ineludible que el visitado otorgue facilidades para el deshogo de la diligencia (tales como: el acceso a Internet; la prestación de equipo de cómputo, papelería, etc.) para que el inspector prepare adecuadamente la citada acta.
A nivel federal la STPS utiliza las tecnologías de la información para el oportuno avance del acto, lo cual hace imprescindible que el patrón revise el resultado del documento, antes del cierre y firma del mismo, toda vez que los datos descritos por el funcionario se integran de forma automática a la plataforma electrónica monitoreada por la dependencia.
En diversas entidades federativas las direcciones del trabajo locales aún hacen el acta mediante formatos impresos, asentando de puño y letra lo que se desprende de la evaluación realizada.
Si las compañías se oponen a dar cumplimiento a la orden girada para la práctica de la inspección del trabajo, el servidor público debe dejar constancia de ese suceso, lo cual puede ocasionar que el órgano estatal imponga una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), esto es actualmente al equivalente de 18 mil 260 a 365 mil 200 pesos (art. 1004-A, LFT).
Adicionalmente se debe tener presente que es facultad del inspector, previo acuerdo con la unidad administrativa ordenadora, hacer del conocimiento del Ministerio Público competente esta negativa, considerando que los derechos de los trabajadores son instituciones jurídicas que no pueden ser alteradas por la voluntad de los individuos, pues son reconocidas y aceptadas por la sociedad (arts. 8o., fracc. X y 30, tercer párrafo, RGITAS).
Elaboración del acta
La autoridad competente debe entregar al centro de labores la orden de inspección fundada y motivada, así como del listado anexo que especifica las condiciones laborales que serán verificadas, detallando las pruebas que se requieren para acreditar su cumplimiento (art. 29, RGITAS).
Una vez que el visitado, muestra lo requerido por el órgano estatal respectivo, o permite el recorrido en sus instalaciones, como sucede en las verificaciones de medidas de seguridad e higiene, el inspector está obligado a anotar de forma precisa y clara el contenido o las características de los hechos y las evidencias documentales que certifica; por tanto, debe abstenerse de emitir apreciaciones subjetivas o que no atiendan estrictamente a las disposiciones establecidas en la normatividad de la materia (art. 30, RGITAS).
Cabe recordar que dentro de las facultades del inspector está la de dar fe pública de los acontecimientos que comprueba.
Durante la realización del acta el funcionario puede llevar a cabo un interrogatorio a la plantilla laboral relacionada con la materia de la diligencia. Puede omitir la descripción de los datos personales de los entrevistados, para evitar represalias en su contra en razón de lo que manifiesten. Estos datos se mantienen en reserva hasta el momento en que se realice la valoración y calificación del acta.
Si bien el RGITAS dispone que los cuestionarios también pueden aplicarse al empleador o sus representantes; el apartado que ocupa a este trabajo atiende en la práctica a los efectuados directamente al personal (art. 33).
No obstante, si llegase a formularse al inspeccionado este debe ser cuidadoso al responder las preguntas, además tiene que poner especial atención al dicho del interrogado, toda vez que la información asentada requerirá ser acreditada en la etapa procesal respectiva, en caso de que exista controversia sobre el cumplimiento de sus obligaciones.
Si las actas no prevén los requisitos legales, la autoridad está en posibilidad de acordar el archivo de la misma, sin embargo, para garantizar la salvaguarda de las prerrogativas de los subordinados, la STPS es competente para determinar en cualquier tiempo la práctica de una nueva visita (art. 38, fracc. I, RGITAS).
Cuando un inspector actúe irregularmente, la STPS puede ordenar una inspección de supervisión, en cuyo caso se revisará únicamente aquella documentación o instalaciones en las que dicho servidor pudo haber incurrido en alguna falta (art. 25, segundo párrafo, RGITAS).
Respecto de este tipo de inspecciones, así como en las de asesoría y asistencia técnica y de constatación de datos o determinación de competencia, las actas formuladas deben contar con un diseño en sus formatos que permita distinguirlas claramente de las ordinarias y extraordinarias, que normalmente cuentan con el rubro denominado Asunto al inicio de cada página que integra el documento, así como en su fundamentación y motivación.
Contenido
De acuerdo con el dispositivo 67 de la LFPA sus aspectos integrantes son los siguientes:
- nombre, denominación o razón social del patrón; así como los datos de quien atendió la diligencia por parte de la corporación, incluyendo su cargo
- hora; día, mes y año de comienzo y fin del acto
- domicilio de la empresa (precisando la calle; el número; la población o la colonia; el teléfono u otra forma de comunicación disponible; el municipio o la delegación; el código postal, y el estado)
- número y fecha del oficio de la comisión respectiva
- nombre y domicilio de las personas que fungieron como testigos
- datos sobre la actuación
- declaración del visitado (en caso de que desee hacerla), y
- nombre y firma de los individuos involucrados. La falta de rúbrica por parte de la compañía o su representante legal no afecta la validez de instrumento en comento, para ello el verificador debe asentar este hecho
Constancias de cumplimiento de los deberes patronales
Una vez que el visitado recibe la orden de inspección, el listado de documentos a presentar y la guía de sus principales derechos y obligaciones, debe exhibir los elementos probatorios del cumplimiento de sus obligaciones.
Para ello es importante revisarlos cabalmente con el objeto de que su integración esté acorde con las disposiciones legales aplicables, de lo contrario la autoridad efectuará un dictamen de las pruebas ofrecidas, y de existir infracciones a la LFT, sus reglamentos y las normas oficiales mexicanas de la materia que no sean desvirtuadas, procederá a imponer las sanciones en el procedimiento sancionador que por tal motivo se inicie.
Existe la posibilidad de que en la diligencia de inspección, el servidor público requiera copia simple de lo presentado por el inspeccionado, sobre todo cuando se desprenden de tales probanzas supuestas violaciones a las prerrogativas de los trabajadores (art. 34, RGITAS).
No obstante, algunas instancias locales e inclusive federales, de resultar procedente y sin que medie transgresión alguna, solicitan el otorgamiento de copia simple de aquello con lo que se acreditó el debido cumplimiento del patrón, lo cual también está previsto de forma general en el RGITAS, y de acontecer este hecho, el funcionario debe describir la información que agrega en copia simple al expediente, aclarando que tuvo a la vista los originales.
En el acta se establecerá aquello que se desprendió de la revisión de los papeles dentro de un apartado que señalará los aspectos evaluados, el resultado de la visita, así como la información adicional que se desprendió del análisis de cada constancia que el empleador exhiba al inspector del trabajo.
Si detectasen contravenciones a la normatividad, se indicarán en el rubro de revisión que corresponda, estos puntos son materia de aclaración o confirmación durante las diversas etapas del proceso que derive de la visita.
Cuando se revele algún hecho que afecte los intereses de los subordinados, el RGITAS señala que el patrón regularice la situación descubierta durante el curso de la inspección, por lo que el funcionario al concluirla debe dejar constancia de este cumplimiento.
Por lo que se refiere a las actas de seguridad e higiene el inspector establece un apartado titulado Medidas Administrativas, relativa a las constancias con las que no se acreditaron los parámetros legales, estas medidas serán objeto de verificación en una diligencia de comprobación.
Durante estas inspecciones, se llevará a cabo un recorrido de verificación en las instalaciones del centro de trabajo, por lo que en caso de que se detecten posibles violaciones al Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo, o a las normas oficiales mexicanas aplicables, las describirá en el apartado denominado Medidas de Recorrido, las que serán materia de una revisión posterior, la cual se notifica al término de los plazos que la STPS otorgue para el cumplimiento de las irregularidades.
Etapa de cierre
Es recomendable que quien atienda la visita revise todos los puntos del acta, con el objeto de realizar las aclaraciones procedentes antes de que concluya y sea firmada.
Una vez signada por el inspector debe entregar una copia de la misma al patrón o a su representante, así como a los colaboradores, y en su caso, a la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, hecho que deberá asentarse en el instrumento en estudio.
Ante su finalización la autoridad señala el término para ejercer la garantía de audiencia de la compañía, el cual es de cinco días hábiles posteriores a la fecha de la visita; es aconsejable ejercer esta prerrogativa manifestando lo que a su derecho convenga (arts. 68, LFPA y 35, RGITAS).
Recomendaciones
De forma específica, las actas de inspección generalmente cumplen con los requisitos para su correcta elaboración de acuerdo con el precepto 67 de la LFPA; sin embargo, es necesario considerar los siguientes aspectos:
identifique el tipo y la materia de la inspección. En el caso de inspecciones ordinarias, extraordinarias o de asesoría y asistencia técnica pueden ser respecto a: las condiciones generales de trabajo, la seguridad e higiene, o la capacitación y el adiestramiento
constate la identificación del inspector. Detallar los datos precisos de la designación del servidor público facultado por el Estado para la realización de las visitas de inspección; es conveniente señalar que los patrones cuyas actividades pertenezcan al ámbito federal, pueden acceder al sistema informático de la STPS a fin de constatar que la designación mencionada es legítima
revise los datos de peritos y expertos. En el supuesto de que la autoridad los asigne en apoyo del inspector actuante, deberá anotar la razón correspondiente con el objetivo de no dejar en estado de indefensión al gobernado, sobre todo por la información que es exhibida durante el acto, y
examine íntegramente los datos asentados. Es indispensable que la corporación observe aquellos relativos a la información general del establecimiento laboral, para que no existan errores respecto de su actividad y operación. Cabe destacar que parte de esta recopilación es considerada por la autoridad dictaminadora cuando resuelve el procedimiento administrativo sancionador
Modelo de acta
A manera de ejemplo de un documento de esta naturaleza se expone el caso de la empresa Hules Flexibles, SA de CV, la cual fue objeto de una inspección extraordinaria a las condiciones generales de trabajo en virtud de una denuncia que realizaron un grupo de colaboradores. Derivado de esta se formuló el acta correspondiente misma que es visible en las páginas de la 6 a 8 de este trabajo (Anexo 1).
Conclusiones
La adecuada elaboración del acta materia de este trabajo puede traer consigo que la autoridad ordene el archivo definitivo al no desprenderse violaciones a la normatividad laboral, aunque es preciso contemplar que esto no es impedimento para que la autoridad ordene cualquier otra revisión posterior.
Es importante reiterar que si como consecuencia del acto se detectan infracciones a la LFT, sus reglamentos y demás disposciones relacionadas con estos ordenamientos, y durante el curso del proceso se desprende que el patrón no cuenta con elementos probatorios que desvirtúen el incumplimiento de sus obligaciones, la STPS a través del área de inspección solicitará el inicio del procedimiento administrativo sancionador al titular de la Delegación Federal del Trabajo, quien puede ser asistido en esta facultad por el Subdelegado Federal, el Director o el Subdirector Jurídico, de acuerdo con el artículo 31, fracción II y fracción XXXVI, párrafo tercero, inciso a), del Reglamento Interior de la STPS.
Situación que puede generar la imposición de multas por cada conducta incorrecta e incluso por cada trabajador afectado, de conformidad con las disposiciones establecidas en el Título XVI de la LFT denominado Responsabilidades y Sanciones.
Por todo lo anterior, el acta de inspección es el elemento base durante la práctica de la diligencia y en todas las etapas del procedimiento administrativo por lo que la debida o indebida atención de esta formalidad es crucial para la persona física o moral que recibe una visita, pues ello no solo le afecta en el campo jurídico-laboral, sino también en el patrimonial.
