En el mundo laboral moderno es fácil distinguir que, en la mayoría de los casos, las ocupaciones son consideradas como multifuncionales, y por ende conllevan la realización de diversas tareas de vinculación con áreas y personas tanto a nivel interno como externo.
Este fenómeno trae consigo la necesidad de emplazar a determinados miembros del equipo para la realización de reuniones de trabajo para tratar un sinnúmero de asuntos que no siempre son prioritarios, y que incluso son percibidos por muchos como generadores de pérdidas de tiempo, que bien pudiese invertirse en actividades más productivas.
Aunque en ocasiones esto pudiera parecer una actitud negativa o reticente hacia una tarea colaborativa, lo cierto, es que igualmente existen ingredientes que objetivamente llevarían a pensar en que dichas reuniones pueden ser un verdadero desperdicio de recursos.
Lo anterior es palpable cuando resulta notoria la falta de planeación y buena organización; de hecho se evidencia tal situación porque desde un principio carecen de claridad en sus objetivos, o incluso ni siquiera existen o hay un planteamiento de propósitos excesivamente ambiciosos.
Otro síntoma inequívoco, se advierte cuando se ignora su duración, convirtiéndose en una experiencia eterna. Con frecuencia también se observa el fracaso si no se asignan responsabilidades específicas ni mecanismos de seguimiento de las acciones que surgen en tales eventos.
Por lo anterior, es importante que los sujetos involucrados cuenten con un modelo de esquema de juntas de trabajo que pongan en marcha para hacerlas efectivas, de ahí que el licenciado en psicología y maestro en educación Víctor Aguilar Hernández nos comparta sus valiosas experiencias.
Concepto
Si bien se entiende que una junta de trabajo implica la confluencia de uno o más indiviudos para discutir un tópico de competencia común, para poder calificarla como efectiva, es indispensable definirla como un espacio y tiempo en el que un grupo de personas interactúa para lograr un objetivo general predeterminado, haciendo uso óptimo de sus capacidades y recursos.
Esto conlleva a considerar como elementos esenciales para su planeación el que a través de ellas se puedan estructurar acciones en conjunto; tomar decisiones y crear confianza entre los implicados.
Tipos
La convocatoria para llevar a cabo una actividad de esta índole puede tener diferentes motivos, es por eso que vale la pena considerar la siguiente clasificación que nos permita identificar la más conveniente de acuerdo con los objetivos del centro de labores. Existen juntas de:
- información: Se realizan con la finalidad de dar a conocer los hechos, los datos, las noticias y las determinaciones a todos los subordinados de la empresa considerando un esquema de trabajo limitado a efectos de generar discusiones o retroalimentación
- diagnóstico: Su propósito es obtener la información indispensable para identificar las causas, las consecuencias y los posibles cursos de acción ante un conflicto presentado en la negociación
- consulta: Busca explorar entre los asistentes la clave para resolver un tema específico o los diversos enfoques para comprenderlo mejor
- planeación: Define los resultados esperados; los medios y los recursos requeridos; las responsabilidades; los programas de acción, etcétera. Todo esto con la finalidad de atender oportunamente las exigencias y los retos de un centro de trabajo
- toma de decisiones: Se reúne a los sujetos con competencia, autoridad y recursos para decidir sobre la mejor opción para atender las eventualidades, ajustando las medidas previamente definidas
- negociación: Surgen a partir de la existencia o previsión de conflictos que demandan el ajuste de proyectos, para lo cual es importante que los cambios se lleven a cabo con la participación y consenso de los involucrados, y
- evaluación:Se ejecutan para monitorear el avance logrado en la planeación estratégica, táctica u operativa. Pretende verificar el cumplimiento de las metas, y en su caso, implementar oportunamente las medidas correctivas
Etapas
Cuando se piensa en una reunión de trabajo es conveniente visualizarla como un proceso. Así su implementación resulta más fácil si se reconocen cada una de sus tres fases más importantes para concederle el estatus de efectiva.
Antes
Este momento corresponde a la preparación del evento, por lo que es trascendental una buena preparación. Algunos tópicos que conviene tener presentes son:
- determinar si existe una necesidad real para justificar su ejecución. Vale la pena tener en cuenta que algunos asuntos se pueden tratar o resolver de una manera eficaz haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC’s); esto es, utilizando correos electrónicos, videoconferencias a distancia, páginas webpara compartir información, entre otros
- decidir la clase de reunión que mejor resuelve la necesidad detectada
- precisar a los sujetos a convocar, asegurándose que su nivel de competencia y autoridad sea el correcto para participar
- diseñar la agenda en la que se definan los objetivos, el lugar, la fecha y la hora de realización; además de incluir los temas a tratar, la lista de asistentes, la duración prevista y la información a examinar o preparar. Se sugiere que en la medida de lo posible el citado memorandum sea distribuido entre los participantes con la debida anticipación
- preparar los requerimientos logísticos acordes con el objeto de la convocatoria como son el apartado del recinto en donde tendrá lugar, el equipo de apoyo, el servicio de cafetería, etcétera, y
- evitar hacer convocatorias si no existe una preparación suficiente que ocasione improvisaciones y genere inconsistencias en el contenido
Durante
Es el lapso de realización del evento, que incluye a su vez tres subetapas: apertura, desarrollo y cierre, las cuales también poseen acciones críticas que vale la pena analizar:
Apertura
- Empezar las sesiones con puntualidad, con la intención de promover el principio de la responsabilidad entre los participantes. Esto es una señal de reconocimiento del esfuerzo de quienes tomaron previsiones para su participación
- dar un mensaje de bienvenida por parte de quien vaya a liderar la reunión, e
- informar a los convocados las reglas básicas de interacción y trabajo, tales como intervenir de manera activa para el logro del propósito planteado y mantener el enfoque en los tópicos contenidos en la agenda. Al tomar la palabra, se deberá hacer con el criterio de uno a la vez
Desarrollo
El primero es el consenso, el cual requiere una discusión amplia para llegar a resoluciones acordadas por todos. Su desventaja es que puede consumir mucho tiempo y en ocasiones hace muy complejo el proceso para asumir determinaciones. Su ventaja es que con el involucramiento de los asistentes en el análisis del problema y en las acciones establecidas se logra el mayor respaldo colectivo.
El segundo es la decisión del líder del proyecto, conlleva que dicho colaborador sea quien tenga la última palabra. El inconveniente es que al no tomar decisiones incluyentes, se puede producir el riesgo de tener un reducido apoyo en el momento de su establecimiento. No obstante como punto a favor, se distingue por ser rápida lo cual resulta útil en situaciones de apremio, además de fortalecer la autoridad.
Finalmente, el tercero es el voto democrático,el cualtiene como aspectos de objeción que al final de cuentas siempre habrá un sector que no apoye las conclusiones a las que se llega, en tanto que sus virtudes radican en la rapidez y el sentido de justicia obtenido.
Cierre
Los pasos vitales para una buena conclusión implican las siguientes acciones:
- hacer un resumen de acuerdos, destacando los rubros más relevantes que fueron tratados
- definir un plan que incluya las actividades, los responsables, los cronogramas de obligaciones y no olvidar destacar las primeras acciones a seguir. Cabe resaltar que toda estrategia pactada debe responder a los siguientes cuestionamientos ¿qué se hará?, ¿quién lo hará?, ¿cuándo lo hará? y ¿cuál es el resultado esperado?
- agradecer sus contribuciones y asistencia, y
- solicitar a los participantes que externen preguntas y comentarios
Después
Es preponderante establecer mecanismos de seguimiento por medio de los cuales se garantice la implementación de los compromisos logrados durante la reunión. Para ello, conviene:
- enviar a cada asistente la minuta de los acuerdos a los que se llegaron, y en caso de considerarlo necesario, solicitar su firma
- evaluar el proceso y los resultados es provechoso para su mejora, y
- monitorear la observancia de los convenios a los que se llegó, poniendo especial atención a la disponibilidad de los recursos que demanda el plan de acción
Roles a ejercer en las juntas efectivas de trabajo
Estos varían dependiendo de las circunstancias en las que estas se efectúen. Es importante que entre los participantes se asignen una serie de funciones, las cuales influirán en un desarrollo exitoso de aquellas.
En algunos casos una sola persona puede ejercer más de una responsabilidad, no obstante vale la pena recordar que entre más individuos se involucren se incrementa la probabilidad de obtener de ellos un mayor compromiso. Los principales roles son:
- líder del proyecto. Ejerce la autoridad máxima para dirigir al grupo hacia el logro de los objetivos que se pretenden alcanzar
- secretario. Realiza la relatoría de los puntos claves expresados durante la sesión y se encarga de integrar y distribuir la minuta de acuerdos
- facilitador. Tiene como misión conducir la sesión con apego a los asuntos a abordar, para hacer productiva la interacción, y
- colaborador. Participa activamente en la comprensión, el análisis y la solución de problemas, así como en la toma de decisiones, según sea el caso, en aras de lograr las finalidades del evento
Beneficios
Debido a que las empresas están cada vez más dirigidas hacia la búsqueda de rentabilidad y competitividad, sus procesos deben llevarse a cabo con mayor celeridad, por lo tanto en aquellos asuntos en los que se involucran diversas instancias, tanto su eficacia como su eficiencia se hacen indispensables.
Es precisamente en este ámbito en el que la realización de juntas de trabajo efectivas, hacen su contribución al proporcionar el soporte para este fin; pero para ello es necesario clarificar los objetivos que se pretenden lograr e integrar las líneas de acción que retomarán para su cumplimiento, así como efectuar una evaluación de resultados, a efectos de entregar cuentas claras y ponderar el logro de las metas establecidas.
Además de manera colateral juegan un papel de apalancamiento de transformación productiva de la cultura organizacional, porque generan efectos positivos, entre los cuales destacan los siguientes:
- son una opción para identificar necesidades, analizar y resolver conflictos y planear el desarrollo de un centro de labores
- permiten conocer y valorar las diferentes perspectivas que existen sobre un mismo tema
- constituyen un espacio propicio para definir e implementar los proyectos y los programas de trabajo trascendentales
- generan espacios de participación y aprendizaje colectivo que fomentan la labor en equipo, y
- favorecen el compromiso de las personas a través del involucramiento
Conclusión
Una realidad inobjetable es la necesidad de efectuar reuniones laborales para el funcionamiento de una compañía y la obtención de buenos resultados por parte de sus subordinados.
No obstante, estas pueden llegar a ser fructíferas o un desperdicio de recursos, porque muchas veces se llevan a cabo sin un propósito específico, por lo que sus resultados no son satisfactorios. Esto depende de la calidad de la planeación y la organización de la misma, además del nivel de motivación de los participantes, lo que ayuda a obtener mejores resultados en menos tiempo.
Los factores esenciales para el éxito de estas son: tener una intención determinada, preparar su desarrollo de forma adecuada, fijar objetivos y tomar provisiones necesarias para su seguimiento y evaluación posterior.
Si bien es cierto no todos los asistentes van a estar conformes con los puntos de acuerdo a los que se llegue para resolver los problemas, también lo es que las discrepancias amigables sobre las posibles soluciones pueden ser benéficas.
