Para qué definir tareas en manuales internos

Para el control interno, es necesario definir las funciones para alcanzar sus objetivos
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Es indispensable que las organizaciones se desarrollen mecanismos de control interno con el propósito de formar un contexto de seguridad y certeza en sus procesos productivos que les permitan alcanzar sus objetivos. Con esta dinámica identifican errores y garantizan que cada una de sus actividades se cumplan con eficiencia.

Entre los componentes de un esquema de esta naturaleza están la existencia de una estructura, el plan corporativo, los reglamentos y los manuales. Por medio estos últimos se provee de disciplina a las empresas.

Por lo anterior es fácil advertir la trascendencia que tiene para estas la elaboración de manuales de procedimientos como parte de este sistema.

Para tal efecto es preciso identificar qué se debe entender como manual. De acuerdo con la Real Academia Española es un: “Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia”.

Un manual de procedimientos según Rubén Oscar Rusenas, en su obra Manual de Control Interno señala que: “Describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización requiere. Bajo este rótulo podemos incorporar al manual de sistemas administrativos las normas, las instrucciones, los memorandos, etc”.

Por lo señalado se puede afirmar que el objeto de estos documentos es estandarizar los procesos de las empresas, lo que implica el deber de apegarse a las fases planteadas en los mismos.

Siguiendo esos pasos se desarrollan las funciones patronales; se puntualiza al responsable de cada una de las tareas y se detalla la manera en que se articulan las acciones cotidianas; por ende deben ser consultados por todo el personal.

Para tales efectos tienen que compartirse y difundirse en el centro de labores, pues así los colaboradores pueden efectuar una actividad concreta y conocer cómo se relacionan con los otros individuos.

Por la funcionalidad y relevancia de los manuales de procedimientos el experto Víctor Aguilar, consultor organizacional en impacto social y productivo, respondió a IDC, Asesor Jurídico y Fiscal los siguientes cuestionamientos de donde se desprenden las bondades de la implementación de dichos documentos:

¿Es conveniente elaborar manuales en todas las negociaciones?

Sí, es pertinente su elaboración e implementación porque:

  • facilita las labores de auditoría, la evaluación de resultados y el control interno, y
  • permite reconocer, tanto a directivos como subordinados cuándo el trabajo se está realizando o no adecuadamente

Lo anterior porque estas normas contienen la descripción de las funciones que deben seguirse en la realización de las acciones de una unidad de trabajo, incluyendo los puestos o las áreas que intervienen, precisando su responsabilidad; también integran la información y los ejemplos de los formularios, las autorizaciones o los documentos necesarios, la descripción de las máquinas o el equipo de oficina a utilizar y cualquier otro instrumento que pueda ayudar al correcto desarrollo de las actividades dentro de las compañías.

En estos se registra y transmite, sin distorsión, la información básica referente a los servicios que prestan o bienes que producen las empresas.

¿Qué áreas deben involucrarse en la creación de los manuales?

Es de suma relevancia que todas las secciones participen en su integración, porque con ellos se construyen los referentes técnicos para desarrollar las tareas con efectividad.

De hecho es más fácil que los dueños de procesos aprendan las metodologías y herramientas para desarrollar los libros de procedimientos; que lograr que personas externas o nuevas, que tienen competencias para la construcción de manuales, aprendan los procesos y procedimientos de un negocio.

¿Todas las actividades desarrolladas en las empresas son susceptibles de sujetarse a aquellos?

Aunque algunas funciones y decisiones dentro de una compañía pueden realizarse en condiciones altamente cambiantes, o incluso otras sean clasificadas como confidenciales, y consecuentemente, no convenientes de ser documentadas, la gran mayoría de los pasos ligados a los procesos críticos de una empresa deben ser incluidos en este tipo de herramientas.

¿Son eficaces los manuales para elevar la productividad en los centros de trabajo?

Sí, hacerlos genera valor agregado que permite mejorar este aspecto.

Igualmente contribuyen a cumplir los requerimientos normativos y comunicar con efectividad los procesos, los procedimientos, los lineamientos y las instrucciones de trabajo, proporcionando una referencia para ajustar rápidamente las malas interpretaciones.

Un beneficio destacable de contar con manuales es que muestran a cada uno de los integrantes de la organización cómo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que las personas, pueden contribuir tanto al logro de los objetivos, como en el establecimiento de buenas relaciones con el resto de los integrantes.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información en una organización.

Así las cosas, la sujeción de los subordinados a los mismos es obligatoria, por lo que si no acatan o no siguen las fases definidas en ellos, estarían incurriendo en el incumplimiento de una de las obligaciones previstas en el numeral 134, fracción I de la LFT: observar las disposiciones de las normas de trabajo que le sean aplicables.

Por ende, esto haría a los infractores objeto de una medida disciplinaria (contemplada en un reglamento interior de trabajo), o bien, de la recisión patronal en razón de que con su conducta encuadraría en la causal de falta de probidad en la prestación de sus servicios personales subordinados (art. 47, fracc. II, LFT).