Es indispensable que las empresas identifiquen las conductas que en términos de la LFT y sus reglamentos deben ejecutar con la finalidad de salvaguardar su patrimonio; conservar un ambiente laboral equilibrado y respetuoso de las prerrogativas de sus subordinados, y fortalecer su posición frente a la autoridad de la materia.
Asimismo la normatividad señala diversos supuestos que de no observarse pueden configurar violaciones por parte de los patrones, por lo que es preciso conocerlas con el propósito de evitarlas y lograr los objetivos referidos.
Por otra parte las corporaciones están ceñidas a crear las condiciones adecuadas para proveer trabajo decente y con ello hacer a las organizaciones competitivas en el mercado laboral.
En este sentido es menester tomar en consideración que el monto de las multas que conlleva incurrir en las prohibiciones legales repercute en la economía de los patrones, toda vez que la cuantificación de las mismas es alta, pues se imponen por cada subordinado afectado.
Se debe tener presente que el valor de referencia para determinar el importe exacto de las sanciones pecuniarias es del 75.49 pesos, fijado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía en el documento “Unidad de medida y actualización” (UMA) publicado en el DOF el 10 de enero de 2017.
Así las cosas, a continuación se precisan las acciones a las que se deben ceñir las empresas; los hechos que están impedidas a materializar, así como las repercusiones económicas de no acatar estos límites.
Contrato de trabajo (arts. 21; 24; 25; 35, y 1002, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Es el instrumento que establece las condiciones de trabajo aplicables a los vínculos laborales entre los patrones y sus colaboradores. Debe proporcionarse una copia para cada sujeto con quienes forman tales lazos. A continuación se citan los puntos obligatorios a indicar en el documento:
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Multa de 50 a 5,000 UMA's, esto es de $3,774.50 a $377,450.00 | El contrato permite a las compañías acreditar los salarios y las prestaciones prevalecientes en sus relaciones de trabajo; por lo que deben utilizarlos por aquellos en caso de que sean objeto de juicios laborales iniciados por los subordinados ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje (JCA) correspondientes Recomendación: Es válido modificar los elementos del acuerdo si sobreviniese una motivación de carácter económico con que justificarlo. Para ello las empresas y los trabajadores deben celebrar un convenio por escrito, que la JCA competente debe autorizar para que sea legal (Arts. 26; 33, segundo párrafo, 34; 57; 784; 804, y 805, LFT) |
Salario (Arts. 82 A 116; 1002, Y 1004, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Es obligatorio cumplir con los siguientes aspectos: pagarlo de conformidad con los plazos señalados en el contrato (semanal, catorcenal o quincenalmente)
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Multa de 50 a 5,000 UMA's, la cual equivalente de $3,774.50 a $377,450.00. Si la compañía emite recibos de pago con un monto superior al salario realmente cubierto, la Inspección el Trabajo podría imponerle una multa de 800 a 3,200 UMA's, importe que asciende de $60,392.00 a $241,568.00. Dicha conducta puede configurar un delito sancionable con prisión de seis meses a cuatro años, además de la multa referida | Las empresas nunca deben pagar el salario a sus trabajadores en una cuantía inferior al mínimo general. Si bien los patrones han pagado a su personal las prestaciones como el aguinaldo con el salario cuota diaria, en recientes jurisprudencias los tribunales laborales han establecido que debe considerarse el salario integrado, el cual se integra atendiendo al artículo 84 de la LFT. En nuestra opinión este criterio es equivocado Recomendación: Las organizaciones no están ceñidas a realizar incrementos anuales de salarios a los colaboradores, excepto cuando perciban el salario mínimo general o profesional, o cuando por contrato individual o colectivo de trabajo se hubiesen obligado a hacerlo (Arts. 90 a 93 y 399-Bis, LFT) |
Jornada de trabajo (arts. 58 a 68, y 994, fracc. I, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Es el tiempo durante el cual el personal está a disposición de sus patrones, quienes deben:
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Multa por de 50 a 250 UMA's, por un monto de $3,774.50 a $18,872.50 | Las partes pueden pactar una distribución de la jornada de los sábados en los demás días de la semana o cualquier otra modalidad equivalente, sin que con ello las horas repartidas se consideren extraordinarias. Los pagos por jornada extraordinaria superior a los parámetros legalmente permitidos, no libera a las organizaciones de la aplicación de sanciones por parte de la autoridad laboral Recomendación: En la reducción de jornadas laborales derivada de la implementación de un paro técnico, recuerde determinar la temporalidad de esta medida dentro del convenio exhibido ante la JCA respectiva (Arts. 33, segundo párrafo y 34, LFT) |
Descanso semanal y obligatorio (arts. 69 a 75, y 994, fracc. I, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Estos días también llamados "festivos" deben otorgarse a los trabajadores considerando las siguientes reglas:
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Multa de 50 a 250 UMA's, que se traduce a una cantidad de $3,774.50 a $18,872.50 |
Los días de descanso referidos solo representan los mínimos legales. Por ello las compañías pueden conceder a sus colaboradores otros adicionales como consecuencia de una contratación individual o colectiva de trabajo, sus políticas de prestaciones y compensaciones, o de su reglamento interior de trabajo Recomendación: Es de suma importancia que las empresas realicen un control estricto de los tiempos en los que los subordinados lleven a cabo sus actividades, pues si solicita sus servicios en días de descanso, tendrán el deber de cubrirles un salario doble adicional al que perciben ordinariamente (Arts. 73 y 75, LFT) |
Vacaciones y prima vacacional (arts. 76; 77; 994; fracc. I, y 1002, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Las organizaciones deben ceñirse a las siguientes directrices:
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Multa de 50 a 250 UMA's, esto es de $3,774.50 a $18,872.50. En cuanto al incumplimiento de la normatividad en materia de la prima vacacional, produce la imposición de una multa de 50 a 5,000 UMA's, la cual equivale de $3,774.50 a $377,450.00 | No obstante que las empresas tienen la facultad para determinar las fechas en las que el personal debe disfrutar de sus vacaciones dentro de los seis meses siguientes al de su aniversario laboral, se aconseja negociar con los colaboradores los periodos en los que podrán gozarlas atendiendo a las necesidades de ambas partes, para evitar un clima de trabajo adverso Recomendación: Es indispensable manejar controles de los periodos vacacionales a disfrutar para no generar rezagos en el otorgamiento de estos y con ello impedir que los colaboradores pierdan el derecho a su disfrute por aplicación de la prescripción (Arts. 81 y 516, LFT) |
Aguinaldo (arts. 87 y 1002, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Los patrones deben observar los siguientes aspectos:
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Multa de 50 a 5,000 UMA's, es decir, de $3,774.50 a $377,450.00 | Legalmente las compañías pueden conceder a su personal un monto de aguinaldo superior al mínimo legal. De ser así deben considerar que en materia de trabajo la costumbre es fuente de obligaciones, por lo que una vez otorgado su observancia es forzosa Recomendación: En casos de insolvencia es válido acordar con los colaboradores, a través de la celebración de un convenio, el pago del aguinaldo en diversas exhibiciones. Para ello las partes deben acudir ante la JCA respectiva para demostrar la imposibilidad económica y convenir; dicho documento debe ser aprobado por la JCA (Arts. 33, segundo párrafo, 34 y 57, LFT) |
Participación de utilidades (arts. 117 a 131, y 994, fracc. II, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
En materia de la participación del personal en las utilidades (PTU) las empresas deben:
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Multa de 250 a 5,000 UMA's, la cual asciende a un monto de $18,872.50 a $377,450.00 | En la práctica algunas compañías adelantan la PTU; pero esto representa un gran riesgo porque en ese momento se desconoce si efectivamente habrá utilidad, de tal manera que si no se produce, los montos anticipados adoptan la naturaleza de ingresos extraordinarios y serán integrantes de los salarios base de cotización y aportación para el pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS y el 5 % de vivienda al Infonavit, respectivamente Recomendación: Se requiere no considerar a la PTU como una carga adicional para el patrón, sino desde una perspectiva de justicia social y económica, esto es, como un mecanismo idóneo para la distribución equitativa de la riqueza acumulada durante un año, tanto para el capital aportado por aquel, como por la fuerza de trabajo generada por el personal |
Capacitación, adiestramiento y productividad (arts. 153-a al 153-X; 391, fraccs. VII y VIII, y 994, fracc. IV, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Los patrones deben:
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Multa de 250 a 5,000 UMA's, esto es, de $18,872.50 a $377,450.00 | El concepto de trabajo decente se asocia con la obligación de brindar capacitación y adiestramiento continuo como motor para el incremento de la productividad con beneficios compartidos Recomendación: Se puede materializar este deber por medio de la formación a distancia por Internet, misma que ayuda a abatir costos en tiempos, recorridos, material didáctico y viáticos |
Seguridad e Higiene (arts. 509 y 994, fracc. V, LFT)
| Obligaciones y prohibiciones | Sanción por incumplimiento | Comentarios |
Las organizaciones están constreñidas a:
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Multa de 250 a 5,000 UMA's, esto es, de $18,872.50 a $377,450.00 | La observancia de esta obligación evita ausentismos por incapacidades, porque se protege la integridad física de los subordinados y eleva la productividad, asimismo impide repercusiones en cuanto al incremento la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo del IMSS Recomendación: Los centros de labores pueden reducir su siniestralidad con campañas de concientización al personal, respecto de la importancia de cumplir con este deber |
Conservación de documentos (arts. 804 y 1002, LFT)
| Documentos | Hechos que acredita | Tiempo de conservación |
| Contrato individual de trabajo | Condiciones generales de trabajo y antigüedad | Todo el vínculo entre los patrones y colaboradores y hasta un año después de terminado el mismo |
| Certificado de incapacidad temporal para laborar | Falta justificada por: accidentes; enfermedades generales y de trabajo, y por maternidad | |
| Recibos de salario y otros pagos1 | Monto y pago de:
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| Controles de asistencia | Faltas injustificadas
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El último año de servicios y un año posteriormente a que concluya el lazo que une a la empresa con los subordinados |
| Recibos de aguinaldo1 | Pago de este concepto | |
| Comprobantes o boletas de vacaciones y prima vacacional | Disfrute de vacaciones y pago de la prima correspondiente | |
| Recibos de participación de utilidades1 | Entrega de PTU | |
| Acta administrativa de los hechos que fundamentan la causal de rescisión patronal | Manifestación de aquello que causa la rescisión de la relación laboral | Durante el proceso de rescisión y un año posterior a su notificación al colaborador |
| Avisos de rescisión del vínculo jurídico | Cumplir con el procedimiento rescisorio previsto en el precepto 47 de la LFT | Un año posterior a la finalización de la relación de trabajo |
| Cartas renuncia | Contar con el documento que contenga la expresión de la voluntad del colaborador de dar por concluido el lazo que lo unía con la compañía | |
| Convenios individuales ante las autoridades laborales, entre las compañías y su personal |
El texto en el que se plasma el acuerdo de voluntades de las partes sin violar los derechos de los trabajadores |
En su caso durante el tiempo que dure el vínculo laboral y dos años siguientes a su terminación Dos años posteriores a su notificación al prestador de servicios |
| Dictámenes por incapacidad | Causal de la conclusión de la relación de trabajo o reubicación | |
| Reglamento interior de trabajo | Forma, tiempo y lugar en donde se deben cumplir las condiciones de trabajo pactadas por las partes | Indefinidamente. Se requiere su depósito ante la JCA respectiva |
| Actas de constitución y tareas realizadas por las comisiones mixtas | Dejar constancia de los nombramientos de los representantes de cada parte, y el cumplimiento de sus obligaciones y el ejercicio de su derechos | Indefinidamente |
| Sanción por incumplimiento | Comentario |
| Multa de 50 a 5,000 UMA's, esto es, de 3,774.50 a 377,450 pesos | Conservar estos documentos representa para los patrones una estrategia fundamental, porque se convierten en instrumentos probatorios en caso de una demanda laboral Recomendación: Además de elaborar y conservar los documentos citados, es indispensable una adecuada estructuración de los mismos, porque de no hacerlo con el debido cuidado pudiese comprometer la seguridad legal de las empresas |
Nota:
1 Derivado de la reforma a los artículos 29 y 29-A del CFF y 27, fracción V y 99, fracción III de la LISR, desde el 1o. de enero de 2014 es forzoso emitir los denominados “Comprobantes Fiscales Digitales por Internet” (CFDI) a los trabajadores cuando se le pague salario y prestaciones. Por ende mientras no se adecue la LFT a dicho cambio, se sugiere seguir recabando la firma de aquellos en recibos impresos, para que puedan exhibirlos en los juicios laborales como pruebas y así evitar las complejidades probatorias en el uso de dispositivos electrónicos previstas en la LFT, o establecer un sistema digital mediante el cual la plantilla recibir sus CFDI, declare su conformidad con su contenido digitando una clave o un número de identificación personal (NIP). Para esto último es necesario que los contratos individuales de trabajo cuenten con una cláusula de sumisión que precise las características de este procedimiento; el reconocimiento y aceptación del subordinado de que con la aplicación de su clave o NIP admite y acepta el contenido y los pagos efectuados por la empresa. Además los instrumentos deben incluir la leyenda de que con el acuse de recibo de los citados documentos, el trabajador está conforme con los conceptos y las cantidades que la empresa le está pagando y las deducciones efectuadas, otorgándole el más amplio finiquito liberatorio de obligaciones que en derecho proceda y no se reserva ninguna acción o facultad para ejercitar en su contra.
El Complemento de Nóminas del SAT vigente a partir del 1o. de enero, adiciona diversos elementos que deben aparecer en los CFDI, cabe señalar que estos se podrán expedir durante el primer trimestre del ejercio 2017 según la versión 1.1 del referido documento, debiendo reexpedirlos a más tardar el 1o. de abril del mismo año en términos de la similar versión 1.2. Para conocer sobre el particular se aconseja consultar el tema “CFDI de nómina” visible en el boletín 386, en la sección de Contabilidad Fiscal página 2.
