Cómo manejar las licencias o permisos

Identifica cuál es la normatividad aplicable e impleméntelos con exactitud para evitar afectaciones la productividad de la compañía
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Es muy común que las empresas reciban solicitudes de los colaboradores para que se les proporcione esta clase de beneficios, los cuales pueden ser con o sin goce de salario, con la finalidad de que aquellos se ausenten de los centros de trabajo para resolver asuntos personales.

Por ello es menester que las organizaciones realicen acciones para formalizar los requerimientos que les sean presentados, pues llevar un control estricto de estos procesos les ayuda a mantener el ritmo de trabajo, así como a atribuirle seguridad jurídica a ambas partes al generar documentales que eventualmente pueden servir como pruebas documentales.

De ahí que enseguida se describe en qué consiste la concesión de referencia; las diferentes especies en que existen; los requisitos que pueden imponerse para su utilización; sus consecuencias ante el IMSS, y por último se plantea un ejemplo de su tramitación.

Concepto de licencia o permiso y sus tipos

La LFT adolece de una definición por lo que con apoyo de la doctrina es posible determinarla, así el Diccionario Jurídico Mexicano del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), editado por Editorial Porrúa las precisa como: “autorizaciones otorgadas a los trabajadores para ausentarse en forma temporal de los puestos que desempeñen a efectos de cumplir con obligaciones oficiales, sindicales o de servicio; para realizar estudios o capacitarse en una profesión o técnica; para el desempeño de comisiones o la atención de asuntos particulares, cuando tal concesión haya sido admitida en los contratos de trabajo. En sentido lato el permiso es toda licencia para faltar al trabajo con o sin pago de salarios”. Es de tener en cuenta que ambos términos son sinónimos.

La aprobación de estas gracias por parte de los patrones es discrecional y su otorgamiento se condiciona a la no afectación de la productividad y los requerimientos de la propia industria.

Clases

Es viable que se proporcionen:

  • con goce de salario. Bajo estas circunstancias el vínculo laboral no se suspende, en virtud de que la empresa continúa cubriendo la retribución por servicios. Esto provoca un reconocimiento de tales lapsos como realmente trabajados para efectos de la generación y pago de las prestaciones vinculadas a la antigüedad del prestador de servicios, como son: el aguinaldo, las vacaciones, las primas vacacional y de antigüedad y las utilidades, y
  • sin goce de salario. Este es un supuesto atípico de suspensión del lazo de trabajo, porque no está regulado en el numeral 42 de la LFT; sin embargo sus efectos son los mismos, es decir, no existe obligación por parte del trabajador de presentarse a laborar, y en consecuencia, no existe sujeción del patrón de cubrirle sus salarios.

De acuerdo con la jurisprudencia con el título: ANTIGÜEDAD LABORAL. PARA SU CÓMPUTO NO DEBE INCLUIRSE EL LAPSO MATERIA DE PERMISOS O LICENCIAS SIN GOCE DE SUELDO OTORGADOS AL TRABAJADOR (INTERRUPCIÓN DE LA JURISPRUDENCIA DE RUBRO: “PRIMA DE ANTIGÜEDAD, LAS INASISTENCIAS AL TRABAJO, POR FALTAS INJUSTIFICADAS Y POR PERMISOS SIN GOCE DE SUELDO DEBEN COMPUTARSE PARA EL PAGO DE.”), publicada en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Novena Época. Tomo XX, octubre de 2004, pág. 2307. Tesis XVII.1o.C.T.26 L, los periodos de ausencias sin recepción de pago no deben considerarse para la generación de prestaciones relacionadas con el desarrollo de las tareas como las señaladas.

Elementos

Según el Diccionario Jurídico Mexicano del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM toda licencia o permiso tiene las siguientes particularidades:

  • personal. Se otorga a los colaboradores que los solicitan de conformidad con las directrices impuestas por la empresa
  • temporal. La ausencia que se produce es por un lapso concreto, de acuerdo con la naturaleza de la licencia
  • por escrito. Los requirentes deben utilizar este medio para presentar a su jefe inmediato la solicitud formal, superior o encargado de área o recursos humanos
  • con o sin goce de salario. Es facultad de las organizaciones otorgarlos con o sin goce de retribución, lo cual debe precisarse en las autorizaciones correspondientes
  • renunciables. Según lo pactado es viable que las consecuencias jurídicas de estos documentos cesen desde que la causa de origen deje de existir; por ende el interesado debe reincorporarse a sus actividades anticipadamente
  • respeto al puesto de trabajo. Su otorgamiento implica la facultad de los colaboradores que los soliciten de preservar intactas sus condiciones de labores, tales como el puesto, el salario o los reconocimientos escalafonarios, y
  • prorrogable. Es posible ampliarlo según con lo convenido entre las partes, pero de ningún modo reducirse, salvo en los casos de renuncia del permiso

Conservación de las autorizaciones

Es indispensable que los patrones resguarden las solicitudes y aprobaciones de permisos por su seguridad jurídica debido a que es preciso tener presente que en caso de un juicio laboral los subordinados son eximidos de la carga de la prueba cuando por otros medios la autoridad laboral esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos; de ahí que se le revierta al patrón para que, en su caso, exhiba los documentos que en términos de la LFT tiene el deber de conservar en su domicilio –por ejemplo: los contratos individuales o colectivos de trabajo; las listas de raya o nómina; los recibos de pago; los controles de asistencia, entre otros.– (arts. 784 y 804, LFT).

Lo anterior cobra relevancia si se toma en cuenta que las licencias influyen en la generación y el pago de las prestaciones vinculadas a la antigüedad tales como las vacaciones, la prima vacacional, el aguinaldo, la prima de antigüedad y el reparto de utilidades, por lo que si son demandadas ante la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) competente; revisadas en una inspección en materia laboral sustanciada por la autoridad correspondiente, o se imputó a las organizaciones un despido injustificado, cuenten con los elementos que acrediten el permiso del colaborador y la autoridad resuelva sobre la procedencia o no del reclamo del demandante.

Por otra parte es indispensable que el colaborador solicite el permiso con anticipación, pues de no hacerlo, la empresa válidamente puede negarse a otorgarlo por la premura de la situación, lo cual sería perjudicial por una parte para el trabajador, pues no podría atender sus asuntos particulares y por otra para la compañía existiría un alto riesgo de que la productividad y los procesos de trabajo se vieran afectados en detrimento de sus resultados.

De sobrevenir la terminación del lazo laboral por renuncia o despido, como ya se apuntó, los lapsos de permisos sin disfrute de ingresos no se contemplan para el pago del finiquito e indemnizaciones, esto es que el tiempo de duración de las mismas no produce el derecho a la generación de prestaciones supeditadas a la antigüedad en el finiquito o liquidación respectivos, toda vez que en esos momentos lo que se configuró fue una suspensión atípica de la relación de trabajo.

Por otro lado, si el permiso se otorgó con goce de salario, el periodo que abarcó debe considerarse como efectivamente laborado y por ende en el finiquito o liquidación correspondiente generan derecho al pago de prestaciones vinculadas a la antigüedad.

Efectos en seguridad social

Cuando existan ausencias de los colaboradores en donde no se cubran las percepciones salariales, pero subsista la relación laboral entre las partes (permiso sin goce de salario) las organizaciones deberán registrar en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) del IMSS hasta siete faltas en un mes, días en que se causan exclusivamente las cuotas del Seguro de Enfermedades y Maternidad (art. 31, fracc. I, LSS).

En caso de que las ausencias sean por lapsos de ocho días consecutivos o superiores, se liberará a la empresa de cubrir las cuotas obrero-patronales, siempre que presente el aviso de baja respectivo y posteriormente cuando se reincorpore el trabajador se comunique su reingreso al Seguro Social para que siga cotizando normalmente (arts. 31, segundo párrafo y 37, LSS).

En el supuesto de los permisos con goce de salario los patrones deben cubrir al IMSS las cuotas obrero-patronales como ordinariamente lo hacen, ya que el subordinado continúa percibiendo su base salarial (arts. 38 y 39, LSS).

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Caso práctico

En la compañía Productos del Campo y Forrajería, SA de CV la señorita Irene García Rebolledo tiene la necesidad de ausentarse de su puesto, en virtud de que saldrá del país para cursar un diplomado, cuyo objeto no está relacionado con su área profesional, durante el periodo comprendido entre el 7 y 24 de febrero de 2017.

En razón del hecho que motiva su necesidad de no asistir al centro de trabajo la prestadora de servicios subordinados requiere que esta licencia se otorgue sin goce de percepciones.

Para tal efecto debe realizar los pasos que a continuación se señalan en el siguiente esquema y sus anexos:

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Conclusión

La fijación de la formalidad para la gestión de los permisos es en sí mismo un mecanismo de protección tanto para la parte patronal como obrera, pues al materializarla la primera cuenta con elementos para su defensa en caso de ser objeto de un juicio laboral, o bien, para combatir los requerimientos, que en esta materia, haga la autoridad de seguridad social; y adicionalmente, implica que no se reduzca la productividad de la organización.

Asimismo para la parte trabajadora es positivo porque se genera un contexto de seguridad jurídica en torno a la estabilidad en el empleo y certeza de que se produce una suspensión y no una conclusión del vínculo de trabajo.