Beneficios laborales y tributarios
El avance de la tecnología y la consecuente creación de herramientas al servicio de los negocios les ayudan a las empresas a mejorar sus procesos administrativos, lo que se traduce en beneficios tanto para ese campo como para la acreditación de las obligaciones en materia laboral y las hacendarias.
Por ende las innovaciones han rendido frutos en los procedimientos de operación y control de los ingresos; las deducciones y otros conceptos inherentes a la generación de la nómina; de ahí que el ingeniero con master en administración Fernando Garrido, Managing Director en TMF Group México, amablemente compartió: las implicaciones de las enmiendas en el campo fiscal para este esquema; las virtudes que conlleva la utilización de los productos vanguardistas de estas constancias, y describe la manera en que han sido aplicadas por los centros de trabajo.
Modificación legal implica cambios
A partir del 8 de septiembre de 2013, cuando el presidente de la república presentó la iniciativa de reforma hacendaria por medio de la cual modificó los numerales 29, 29-A y derogó de los artículos 29-B, 29-C y 29-D del CFF, se eliminaron las diversas formas de comprobación de obligaciones que existían en esa disciplina, conservando únicamente la facturación electrónica por Internet o comprobante fiscal digital por Internet (CFDI).
Si bien los mexicanos han liderado la adopción de plataformas virtuales en América Latina1, y desde el 2004 han empleado esos instrumentos, fue con la entrada en vigor de la enmienda de referencia que se dio un verdadero impulso a las soluciones informáticas en la comunicación entre los patrones, los trabajadores y las autoridades gubernamentales, expandiendo rápidamente esta tendencia hacia ámbitos como las nóminas y la contabilidad.
Por ejemplo, a partir de este año el SAT ha solicitado la actualización e implementación del servicio tecnológico conocido como “nómina versión 1.2” para todas las compañías, con la finalidad de agilizar las revisiones en caso de dudas o aclaraciones2. Considerando este panorama, es importante conocer las bondades que ofrece la automatización de la nómina y cómo ha avanzado su incorporación entre los patrones.
Cualidades de la nómina virtual
Las organizaciones están obligadas a controlar y procesar la información relacionada con los salarios; los días de asueto y los impuestos de sus colaboradores.
El hacerlo de manera manual (en hojas de cálculo, por ejemplo) es mucho más tardado y está expuesto al error humano en un mayor grado, en comparación con un sistema electrónico que gestiona estas operaciones.
Este tipo de esquemas tiene ventajas adicionales al ahorro de tiempo, pues puede integrarse junto con otros mecanismos que utilicen las negociaciones para consolidar los datos y reportes de su personal, como son: los de acceso que utilizan las tarjetas electrónicas o los controles biométricos; los dispositivos de incidencias de rendimiento, así como con otras bases de datos del área de capital humano.
Con la digitalización se pueden hacer búsquedas de remuneraciones o evaluaciones de rendimiento sin necesidad de utilizar recursos físicos, recuperando la información de forma más segura y de manera prácticamente instantánea.
La contratación de servicios multimedia también reduce los costos asociados con los métodos artesanales. Desde el punto de vista de las empresas es realmente simple, pues se elimina la necesidad de distribuir dinero y personal para verificar los datos, al tiempo que se evitan fraudes durante las revisiones.
En la medida que el mundo se vuelve más computarizado, y eficiente, más sistemas y procesos están integrándose a estas tendencias, por lo que la sistematización rápidamente se está convirtiendo en la regla, a tal grado que las organizaciones pueden aprovechar las herramientas electrónicas para centralizar informes a nivel global y dar seguimiento al cumplimiento de los requisitos locales de cada país.
Igualmente, se pueden eludir las complicaciones de trabajar con varios proveedores de nómina en múltiples idiomas y divisas, disfrutando las soluciones tecnológicas para programar y enviar recibos de pago a sus subordinados.
La implementación de los procedimientos digitales configura un medio útil para generar bitácoras. Considerando el avance de las auditorías electrónicas en México, los recursos de estas características pueden ayudar a recabar la información rápidamente y tenerla lista para su presentación ante las autoridades, pues contar con ellas ayuda a las compañías a comprobar en tiempo y forma sus deberes legales.
La seguridad es otra de las áreas que pueden mejorarse si se migra de los medios tradicionales a sistemas electrónicos, porque la mayoría de los softwares incluyen la opción de respaldar los datos y los arreglos digitales tienen la habilidad de mantener cuidados los registros de los colaboradores, con un respaldo que esté en una nube privada.
En razón de lo anterior los centros de trabajo cada día están más conscientes de lo relevante de mantener la información personal y financiera de su plantilla laboral bien resguardada, sin embargo, aún existen prácticas anticuadas que deben ser superadas.
Lenta implementación de la nómina digital
A pesar de las diversas ventajas que otorgan estos servicios, su aplicación ha sido paulatina, aún entre corporativos transnacionales.
En el informe Un vistazo al procesamiento de nómina multi-país patrocinado por TMF Group, llevado a cabo por la Global Payroll Association, se recabó la opinión de 165 profesionales de recursos humanos, desde vicepresidentes y directores, hasta los trabajadores operativos, en una variedad de industrias.
Aunque más de una tercera parte de los encuestados afirmaron que la eficiencia es un factor clave en la selección de un modelo de esta naturaleza, casi una cuarta parte de ellos admitió que las “prácticas comunes”, siguen determinando su elección, limitando la amplitud y el alcance de su ejecución.
Además, uno de cada cinco sigue administrando los controles de pago manualmente, a pesar de que existen productos que realmente pueden hacer más eficiente su manejo. Por lo visto, la inercia en la industria ha frenado la plena incorporación de los mecanismos informáticos, muchas veces a causa del desconocimiento de sus beneficios y de lo sencillo que es instalarlas.
Asimismo, la pausada ejecución de esta clase de sistemas electrónicos significa que muchas negociaciones siguen utilizando métodos poco protegidos para indicar a sus colaboradores todo lo relacionado con sus remuneraciones.
De acuerdo con la Encuesta Global sobre Gestión de Nómina 2016 (la cual consultó a 165 centros de trabajo multinacionales sobre la administración de las retribuciones de sus colaboradores, realizada por Bloomberg BNA y auspiciada por TMF Group), el 49 % de todos los encuestados afirma que todavía utilizan el e-mail, un medio riesgoso para las comunicaciones relacionadas con la nómina. Esta cifra aumenta a 61 % si se considera únicamente a las compañías que operan en seis o más naciones.
No obstante los avances en las operaciones de transferencia de datos, casi una cuarta parte de los cuestionados no ha modificado sus procesos para los avisos transfronterizos con miras a mejorar la seguridad.
Adicionalmente el 50 % de los participantes no encripta la información para blindarla durante la transferencia internacional de los registros de percepciones y deducciones. Vencer la lenta adopción significaría robustecer la protección de los expedientes sensibles de una negociación.
Conclusión
La evolución en los programas de nómina es parte de un proceso amplio de modernización en el país. Su utilización hace más eficiente la administración de una organización, al tiempo que eleva la salvaguarda en la administración de los datos confidenciales de sus subordinados.
Las reformas vigentes a partir de este año para los CFDI y el aumento en el número de las auditorías virtuales, son ejemplos de cómo las autoridades están impulsando la digitalización, obligando a los patrones a actualizarse e incorporar sistemas avanzados para evitar retrasos y complicaciones en momentos delicados.
