¿Qué deben considerar las empresas sobre la reforma de outsourcing 2021?

Por: Pilar López Carasa y Fernando Lorenzo*

¿Por qué ahora?

Ha pasado más de un mes desde que las empresas tuvieron que transformar sus estrategias administrativas y operativas para cumplir con los lineamientos de la Reforma en materia de subcontratación o outsourcing; desde hacía meses, cuando la discusión respecto a este cambio jurídico se hacía más sustancial, las empresas se preguntaron cuál sería el impacto que traería consigo y cómo habrían de aplicarlo.

Luego de materializarse, la documentación respecto a esta reforma ha dejado numerosas “áreas grises”. Y es que, si bien la Reforma de outsourcing impide, como su nombre lo dice, la subcontratación de personal -entendiéndose como la relación en la que una persona física o moral pone trabajadores a disposición de un contratante - y busca erradicar las malas prácticas vinculadas al outsourcing, considera la contratación de servicios especializados.

Pero, ¿qué considera la ley como servicios especializados? Según el Acuerdo por el que se dan a conocer las disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas, publicado en el Diario Oficial de la Federación el pasado 24 de mayo, se entiende como servicios especializados: “aquellos servicios u obras complementarias o compartidas prestadas entre empresas de un mismo grupo empresarial, siempre y cuando no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los reciba”.

Con base en esta definición, el tema toma un nuevo tono: ¿qué significa expresar en el acuerdo “por un mismo grupo empresarial”? Para los efectos de la reforma que estamos analizando, el concepto de “grupo empresarial” se define como el conjunto de personas morales independientes entre sí, cuya operación, sin embargo, se encuentra bajo el mismo control y dirección de una sola sociedad o matriz. Vale la pena destacar que esta información publicada en el acuerdo marca un punto de inflexión importante en la vida empresarial de México, ya que con ella se habilita a la aparición de la figura de sustitución laboral, a través de la cual se transfieren las nóminas de las empresas de subcontratación a las empresas contratantes.

Ante la obligación de realizar una sustitución patronal, y a fin de evitar que los contratos celebrados por las organizaciones antes del 24 de abril ahora sean considerados como de servicios especiales,  algunas organizaciones podrían tomar la decisión de realizar una fusión con el prestador de servicios de outsourcing. Sin embargo, antes de dar cualquier paso, recomendamos hacer una evaluación para identificar si la empresa está lista para el proceso de fusión, asegurarse de que no existan restricciones contractuales e, incluso, averiguar si se cuenta con el tiempo necesario para realizar los trámites pertinentes ante las autoridades fiscales correspondientes.

Asimismo, el cambio de concepto en la subcontratación de servicios especializados abre las puertas a una nueva relación entre contratantes y contratistas, lo que significaría desde revisiones y cambios en las disposiciones fiscales en materia de compensaciones y retenciones para efectos del impuesto sobre nóminas, hasta en la responsabilidad solidaria nacida de este tipo de contratos y en la obligación de las empresas dedicadas a este tipo de servicios a obtener un registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

En este punto nos gustaría hacer una acotación: si tienes una empresa que ofrecerá servicios especializados o planeas hacer los cambios necesarios para entrar en este rubro deberás registrarte a través de la plataforma electrónica de la STPS. Para poder realizar el registro, debes estar al corriente en tus obligaciones fiscales y de seguridad social. Además, es importante que al registrarte tengas a la mano la firma electrónica vigente (e.firma) y documentos que identifiquen legalmente a la empresa. Una vez hecha la solicitud de registro, la STPS cuenta con 20 días para responderte. En caso de que esto no suceda, podrás enviar un recordatorio dentro de los tres días siguientes. Si después de este periodo aún no recibes respuesta, se dará el efecto de la “afirmativa ficta”, es decir, se da por efectuado tu registro, aún sin respuesta de la STPS.

Sin periodos de gracia

Las complejidades de la Reforma en materia de subcontratación no quedan ahí. Hay otro reto que se suma al camino de su cumplimiento: el tiempo con el que cuentan las organizaciones para cumplir con las obligaciones que estos cambios legislativos demandan. Y es que algunas disposiciones entraron en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial; sin embargo, otras disposiciones fiscales serán efectivas a partir del 1 de septiembre de 2021, fecha en que se vence el plazo para que las empresas se regularicen en materia de outsourcing. En el caso de las dependencias gubernamentales y organismos descentralizados, tendrán hasta 2022 para implementar cambios.

Es evidente que todas las empresas trabajarán arduamente para cumplir en los periodos de tiempo establecidos; no obstante, es conveniente hacer notar que la reforma no hace referencia a algún periodo de gracia una vez pasadas las fechas de cumplimiento.

Entonces, ¿es imposible cumplir con la reforma de subcontratación? Nuestra respuesta es no; una transformación como la que demanda esta reforma requiere de un proyecto empresarial integral, que pueda responder conforme se llenen los vacíos en la reforma, y que determine claramente de las áreas que deberán involucrarse en el proceso.

Una reforma que impacta a toda la empresa

Ya que se trata de la movilización de capital humano, las organizaciones requerirán un esfuerzo no solo del departamento de recursos humanos, también de las áreas legal, fiscal, financiera, operativa y de sistemas. En este sentido, el involucramiento de distintos departamentos para cumplir con los requisitos de la reforma depende de la etapa del plan de transformación que se esté viviendo, y de la estructura de la organización, si bien las áreas de legal y fiscal deberán estar presentes a lo largo del proyecto:

Cabe mencionar que, en la búsqueda de estas alternativas para atender de mejor manera la Reforma de subcontratación, es importante reconocer que la situación de cada empresa es diferente; por lo tanto, sus soluciones deben diseñarse como un traje a la medida, incluso si se trata de empresas del mismo sector.

Frente al nuevo panorama que trajo la reforma de subcontratación será necesario que los directivos de las compañías tomen decisiones sobre qué tipo de iniciativas se podrá implementar para cumplir con la reforma y evitar multas y/o sanciones, aún en un contexto en el que todavía hay regulaciones por conocer. Sin embargo, es necesario tener en mente que las acciones que se lleven a cabo deberán diseñarse e instrumentarse en el menor tiempo posible, pues los periodos de implementación son cortos. Para ello los líderes, sin importar su sector o tamaño, deberán centrarse en cinco aspectos clave y hacerse las preguntas correctas:

En conclusión, ante los constantes cambios en el entorno, la mejor herramienta para todas las compañías será generar confianza y certidumbre al interior de las empresas. Al final del día, en el afán de cumplir con nuevos requisitos de la reforma, se pueden encontrar oportunidades para ser más eficientes, por ejemplo en la operación y las estructuras organizacionales, o a través de la digitalización.

Una correcta gestión de recursos humanos también brinda soluciones al arrojar luz sobre nuevos talentos y capacidades en los colaboradores. Estas mejoras podrían, incluso, tocar áreas inesperadas como la fiscal, al buscar liberar registros contables innecesarios, o la organizacional, al eficientar los canales de comunicación entre los colaboradores que ahora forman parte de la nómina regular de las empresas.

Cambiar de perspectiva y observar la reforma como una oportunidad en favor de las empresas puede convertirse en el faro que alumbrará su camino para llegar a buen puerto.

*Pilar López Carasa es Socia Líder de Servicios Legales y Fernando Lorenzo es Socio de Impuestos y Servicios Legales en PwC.