Consideraciones en exclusiva para IDC, del licenciado Dionisio J. Kaye, socio del despacho Sánchez-DeVanny Eseverri,S.C., Asesores de Negocios, respecto a la conveniencia de otorgar poderes a los trabajadores en función de las características de los puestos encomendados, por constituir un instrumento de trabajo para la realización de sus actividades.
En la Sección Jurídico-Corporativo de este mismo número, se presenta un artículo relativo al objeto social de las empresas y los poderes que éstas otorgan a sus directivos o empleados. Aquel ensayo tiene una estrecha vinculación con éste, dado que proporciona una visión profunda e integral del buen funcionamiento del desarrollo organizacional de una empresa al mostrar como el objeto social, los poderes otorgados y los puestos que requieren de un poder, deben ser congruentes para el desarrollo de las operaciones de la negociación.
Poderes como instrumentos de trabajo
La Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 132 fracción III, obliga a los patrones a proporcionar a sus trabajadores, las herramientas y útiles necesarios para desarrollar sus funciones, y sobre este punto normalmente pensamos en aquellos empleados que requieren de maquinaria, equipo, herramientas, instrumentos de seguridad y en general de bienes tangibles para desarrollar su trabajo, sin embargo, casi siempre se nos olvida que ciertos colaboradores de confianza, en su mayoría, y otros representantes del patrón, requieren ser dotados de facultades legales para desempeñar su trabajo y estas facultades, deben contenerse en poderes notariales.
¿Como otorgar este instrumento de trabajo, para cumplir con la obligación laboral descrita, si consideramos que muchas veces desconocemos la labor específica de ese trabajador, pues realizando por parte del área de recursos humanos, la descripción analítica de cada puesto, dentro de la empresa. A continuación se dan a nuestros lectores, las explicaciones y tips para describir analíticamente los puestos existentes en la compañía y elaborar sus poderes de tal manera que cubran las necesidades del puesto.
El análisis de puestos
En opinión de numerosos profesionales que se desarrollan en el área de la administración de recursos humanos, el análisis de puestos es el método básico con el cual debe iniciarse cualquier intento de tecnificación en la empresa.
Ahora bien, dependiendo de las funciones a cubrir, se requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, en virtud de que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo, variarán en cada caso. Por ello, es importante examinar las características de cada puesto, a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito, para esto, nada mejor que efectuar un análisis del mismo.
Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar un procedimiento que conjunte a todos, con una base que permita establecer comparaciones y de ahí, diferenciaciones; es decir, se requiere un patrón de cuya aplicación resulten datos comparables entre sí. Debe definirse con claridad que dicha técnica se refiere exclusivamente al puesto, sin importar quien lo ocupe, pues para apreciar los méritos de la persona titular del mismo, existen otras técnicas que veremos más adelante. La conveniencia de utilizar el análisis de puestos radica en poder satisfacer diferentes tipos de requisitos, algunos de los cuales se señalan en las siguientes líneas.
Desde el punto de vista legal, la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 25 fracción III, establece que deberá señalarse en el contrato laboral: "el servicio o servicios que deben prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible". Asimismo, el artículo 47, fracción XI, nos dice que el patrón podrá rescindir la relación de trabajo sin incurrir en responsabilidad, al "desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado". Por último, el artículo 134, en su fracción IV, marca como obligación de los trabajadores "ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos".
Las tres disposiciones señaladas requieren estipular con toda claridad y precisión cuál es el trabajo a desarrollar en cada puesto y las modalidades del mismo, de otra forma, se carecería de base para regular la relación entre contratante y contratado.
A pesar de esto, es frecuente encontrar contratos de trabajo en los cuales se da escasa importancia a la definición de funciones, ocupándose mas bien de regular aspectos de la relación, olvidando la esencia de ésta al atender posibles causas de conflicto, en detrimento de la verdadera materia de trabajo.
Objeto del análisis
Desde el punto de vista social, el hombre pasa una parte considerable de su tiempo integrado al trabajo, si a esto le agregamos que las ocho horas diarias que destina a ello constituyen un 50% de la vida que pasa en estado de vigilia, se hará necesario reflexionar que durante este tiempo no puede renunciar a su personalidad, intereses, sentimientos, etcétera y, por tanto, requerirá que su trabajo constituya una forma de realización de sus potencialidades; si por el contrario, las labores desempeñadas le ocasionan ansiedad, monotonía o simplemente le disgustan, se tendrá a un hombre rebajado a la categoría de componen- te de la maquinaria productiva. Así, urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos
deseables de quien vaya a ser el titular del mismo, a fin de conjugar sus intereses con el trabajo a realizar.
Hay que establecer exactamente cuáles son las aptitudes que debe tener cada trabajador para cada puesto de trabajo, y si no tenemos hombres que respondan completamente a esa exigencia, podemos estar seguros de que dicha labor no será racional, sino que, incluso, puede causar perjuicios económicos.
La forma de la descripción de puestos
La descripción de los puestos debe aparecer en el escrito en donde se consignan las funciones a realizar en un puesto, y puede presentarse en forma genérica y analítica. La descripción genérica es una breve explicación de la actitud mas característica del puesto que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un todo, y la descripción analítica es la reseña detallada de las funciones que se deben analizar en el puesto; su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, cronología, etcétera.
Concepto de puesto, categoría y cargo
El puesto es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que integran una unidad de trabajo,
específica e impersonal; la categoría es la jerarquía que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la estructura de la organización; y la denominación del puesto es el término con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta extensión, si es posible de una sola palabra que exprese la característica esencial del mismo.
Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario para ello puede tener diferentes aplicaciones, como pueden ser entre otras:
- encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal;
- como una valiosa ayuda para una selección objetiva del personal;
- fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo;
- como base para posteriores estudios de calificación de méritos;
- como parte integrante de manuales de organización;
- orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva;
- para fines contables y presupuestales;
- estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial;
- para posibles sistemas de incentivos;
- determinar montos de fianzas y seguros;
- para efectos de planeación de recursos humanos (incluyendo la elaboración de análisis proyectados hacia el futuro);
- para efectos organizacionales;
- para efectos de supervisión;
- como valioso instrumento de auditorías administrativas, y
- como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.
Pasos para llevar a cabo el análisis
A fin de llevar a cabo el análisis, a continuación se proponen algunos de los pasos que se podrían seguir para este efecto:
- fijación de los objetivos: amplitud, enfoque, cobertura, etcétera, ya que, dependiendo de los objetivos pretendidos, se podrá diseñar el análisis y, en general, toda la acción;
- establecimiento de un programa de acción: puede incluir la elaboración de una ruta crítica, y
- fijación del presupuesto respectivo: determinación del método a utilizar.
Reglas aplicables a la elaboración de descripciones de puestos
- Trate de dar a la descripción un sentido lógico, utilice para ello, según juzgue conveniente, criterios de importancia, de frecuencia o bien, los correspondientes a un proceso administrativo;
- busque lo esencial de cada función o tema, evitando caer en detalles innecesarios;
- siempre que pueda, emplee términos cuantitativos y evite vaguedades;
- en la medida de lo posible, cuantifique el tiempo empleado en cada actividad, y
- empiece cada frase con un verbo activo y funcional como:
"supervisa", "dicta", "anota", etcétera.
A efecto de poder implementar lo anterior, se recomienda no olvidar las disposiciones legales respecto a los diferentes tipos de trabajadores que pueden prestar sus servicios en la empresa. Efectivamente, la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 8, define al trabajador como la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo subordinado; se trata, pues, de una persona individualmente considerada, que por sí misma presta sus servicios a otra en forma subordinada, es decir: que quien recibe los servicios tiene sobre el que los presta, una facultad de mando en lo que al trabajo contratado se refiere y el que presta los servicios tiene un deber de obediencia ante la persona a quien le presta dicho servicio; de no reunirse ambas características, se estará en presencia de otras figuras reguladas por el derecho común, como puede ser el caso del mandato civil, el cual aún cuando es personal, no existe subordinación, pues el mandatario obra por cuenta del mandante, hecho que sucede también en la comisión mercantil o cuando una sociedad presta a otra un servicio, estándose en este último caso, en presencia de un contrato de obra civil y no laboral, por no ser ni personal ni subordinado.
Conclusión
Atento a lo anterior, debemos abrir nuestra mente al hecho de que la obligación establecida en la Ley Federal del Trabajo, de proporcionar los útiles y herramientas, así como el material de trabajo necesario para que los trabajadores puedan desempeñar su labor, no sólo se reduce a los obreros, sino que para el personal administrativo cuyo puesto lo requiera, existe la necesidad de otorgarle poderes en función de las características de los puestos encomendados, por constituir un instrumento de trabajo para la realización de sus actividades.
