Las distancias, el tráfico, las inundaciones cada día más frecuentes en época de lluvías y más recientemente la contingencia sanitaria derivada del virus de la influenza humana, exige nuevas y mejores formas de optimizar los tiempos de trabajo en nuestro país, para que por un lado los procesos productivos de las organizaciones sean más eficientes y por otro se eleve la calidad de vida de los subordinados y sus familiares.
El teletrabajo o trabajo a distancia es una excelente herramienta para conseguirlo, siempre y cuando las empresas y los trabajadores estén concientes y capacitados del esfuerzo, la logística y responsabilidad que esto conlleva.
Sin lugar a dudas el teletrabajo en México ha sido, es y será una modalidad de trabajo controvertida, pero mientras más se conozcan sus características, beneficios y problemáticas, su implementación puede ser viable y hasta común en las compañías.
En esta entrevista exclusiva que amablemente concedió a IDC Seguridad Jurídico Fiscal el doctor Ignacio González Sánchez, Investigador de la División de Negocios del Tecnológico de Monterrey, campus Santa Fe, se precisa qué organizaciones pueden optar por él, así como el momento en que deben hacerlo.
Qué es y qué se requiere para implementarlo
Según el especialista el teletrabajo es un trabajo a distancia que realiza una persona subordinada (trabajador) fuera de las instalaciones de una empresa (patrón) a cambio de una remuneración. Como puede observarse esta modalidad de trabajo existe una subordinacion y responsabilidad correlativa entre las partes.
Las organizaciones pueden implementar el trabajo a distancia, sin llegar al extremo de trasladar la maquinaria a otro lugar, porque sino estaríamos hablando de maquila.
Lo primero que tiene que hacer una empresa interesada en implementar el trabajo a distancia es analizar y actualizar sus perfiles de puestos, pues lo que se requiere es tener teletrabajadores multihabilidades, personas capaces de manejar herramientas electrónicas y con capacidad para resolver problemas.
Lo anterior implica redefinir las cargas de trabajo, asignar responsabilidades; pues si las empresas no cuentan con un sistema de indicadores de desempeño personales por área, sector, tendrán problemas al implementar el teletrabajo.
El doctor afirma que es necesario también que se definan perfectamente sus procesos de trabajo a efecto de diseñar un sistema de informacion con base en indicadores, y que con estos indicadores se identifiquen a aquéllas personas que no necesariamente tienen que estar bajo un mismo techo; cada indicador tiene un costo y un valor agregado. Me atrevo a decir que un 40% de las actividades administrativas se pueden llevar a cabo fuera de la empresa.
Hay que precisar que este proceso no debe confundirse con aquella idea de los años 90 de la reingenieria, no se trata de quitar puestos, sino de utilizar aquellos que generen valor. Entonces se debe pensar en una estructura horizontal, donde se acorten las líneas de los organigramas con gente más eficiente y capaz. Se tiene que considerar la idea que la misma gente bien facultada puede desarrollar otras funciones en la empresa, esto es aprovechar el talento que se tiene.
Todo esto significa que tenemos que luchar con el mito ?santo que no es visto, no es adorado?. Debemos trabajar con la cultura laboral, eliminar el paradigma que los trabajadores deben estar fisicamente en las instalaciones de la compañía para trabajar.
A decir del doctor en funciones administrativas el trabajo a distancia es muy efectivo, pues un elemento, sin ningun problema, en un lugar diferente a la empresa puede elaborar la nómina o los planes de administración estratégica o registrar los cargos y abonos, las compras, ventas, etc. Sin embargo las personas que laboren bajo esta modalidad necesitan tecnologia, capacitacion y una normatividad aceptable, que no caiga en extremos.
Tratándose de calidad de vida la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), sostiene que se deben cumplir tres aspectos para acceder a ella: el ingreso, la esperanza de vida y escolaridad.
Si pensamos en serio en lo que es calidad de vida laboral, tendríamos que buscar beneficios en estas tres cosas para el teletrabajador.
La calidad de vida se logra atendiendo los indicadores de la empresa y si además de esto el trabajador encuentra otras opciones de desarrollo como facilidades para graduarse de la primaria secundaria, preparatoria o profesional con otorgamiento de premios en efectivo, puede funcionar perfectamente.
Los indicadores se manejan por cortes semanales, quincenales o cualquier otra modalidad y si no se cumplen también existen formas de realizar mediciones como las evaluaciones y desviaciones. Se sabe que este sistema es del gusto del trabajador, pues es una manera diferente de supervisión. En suma, a este modelo de organización se denomina la administración del capital intelectual.
El trabajo a distancia puede llevarse a cabo eficazmente si el empresario y trabajadores tienen la cultura, un marco legal adecuado y una relación sindical laboral óptima.
El teletrabajo en México
Para el doctor Ignacio González la cultura laboral existente en México todavía no está preparada para este tipo de trabajo. Esto quiere decir que, la mayoría de los trabajadores no saben trabajar por resultados, ni los directivos o administradores de las compañías están preparados para dirigir a distancia.
Tenemos modelos de organización que dependen de las jerarquias y la supervision estricta. Existen trabajadores que se sienten felices cuando son supervisados, y también directivos que sienten que no están haciendo bien su trabajo si no supervisan físicamente las labores de sus subalternos o no convocan a juntas.
Necesitamos que las empresas mexicanas tradicionales se conviertan en organizaciones aprendientes con unidades de conocimiento, como las que existen en Estados Unidos y Japón.
Los trabajadores para desempeñarse a distancia requieren contar con ciertas ?competencias?, de índole laboral o profesional. Me refiero a que deben estar sumamente capacitados en la función encomendada y estar orientados a la calidad del trabajo. Además de tener como cualidades la responsabilidad y honestidad.
A los dos últimos aspectos estamos enfocando nuestros esfuerzos las instituciones educativas, como el Tecnológico de Monterrey, pues estamos concientes que la persona que logre desarrollar estas competencias es capaz de realizar un trabajo a distancia.
Por otra parte el liderazgo de los directivos debe estar orientado a resultados; además de que aquellos tienen que conocer los procesos de trabajo y utilizar adecuadamente las tecnologías proporcionadas por la compañía, es decir deben saber comunicarse vía electrónica (por messenger o celular), así como manejar los sistemas de información necesarios para revisar y evaluar el trabajo de su equipo, detectar posibles desviaciones y tomar oportunamente decisiones.
Todo esto implica que el personal directivo debe tener la capacidad de: liderear conectado a resultados, aprender a diseñar y utilizar los sistemas de informacion electrónicos a distancia, y de esa manera coordinar adecuadamente el trabajo de la gente.
Como puede observarse ya no estamos hablando del sistema forbista tradicional, donde la supervision estricta garantiza que se lleva a cabo un trabajo, sino de un modelo en el cual la suspervisión va disminuyendo a medida de que los trabajadores están facultados a hacer su labor y los directivos son más eficientes en los sistemas de información (periotismo).
Actualmente el teletrabajo es empleado concretamente los despachos de consultoría.
Recomendaciones
Finalmente el doctor Ignacio señala que aquellas empresas que decidan optar por el teletrabajo deben:
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diseñar un sistema de organización de trabajo con base en indicadores de productividad,
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revisar y actualizar los perfiles de puestos
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asignar responsabilidades a cada puesto
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definir sistemas de información
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elegir las actividades que se pueden desarrollar a distancia,y
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seleccionar y capacitar a su personal para:
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desarrollar sus funciones a distancia
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manejar sin ningún problema las herramientas electrónicas
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